基于信息化環境分析醫院檔案管理對策探討

劉浩偉

摘 要：在信息化環境，醫院檔案管理存在重視程度不足、管理人員素質有待提升、管理手段模式落后等問題，為了提升醫院檔案管理工作效率及質量，深化檔案在醫院運營管理中的指導作用，醫院應重視檔案管理的信息化建設工作，建立健全檔案信息化管理制度，規范檔案數據采集管理流程，打造高素質檔案信息化管理隊伍，完善信息化技術設施配置。

關鍵詞：信息化環境;分析;醫院檔案管理;對策

近年來，在信息化環境下，醫院檔案管理信息化建設工作已是迫在眉睫。但是，在此過程中，面臨著不少問題，比如說，缺乏完善的適用于信息化環境下的檔案管理模式，信息資料格式不統一，影響檔案管理效率;缺乏信息化專業人才，大部分醫院檔案管理人員，專業素質達標，但是信息素養不足，只能夠勝任基本的檔案數據采集、整理、儲存、編輯等工作，不具備數據維護、程序設計能力;此外，檔案信息化管理，依賴于相關的現代化信息技術及設備，耗資較大，而且設備的使用存在較長的適應期[1]。上述問題均影響到醫院檔案管理信息化建設進程，急需解決。

1 信息化環境下醫院檔案管理存在的問題分析

1.1 重視程度不夠

檔案在醫院管理及發展過程中所發揮的作用是不可估量的，但是，相關部門領導層沒有正確認識到其價值，對于檔案管理的重視層度不夠，繼而導致工作人員缺乏歸檔意識。檔案是日積月累形成的，檔案越完整，信息量越大，其信息指導價值越高，但由于員工歸檔意識不足，檔案管理流于形式化，導致數據信息不齊全，內容真實度不高，失去借鑒意義。而且，當前醫院的檔案管理系統并沒有與其他系統，注入電子病歷系統、醫療研發系統實現交互，其信息指導價值無法得到有效發揮。

1.2 管理人員素質有待提升

時代在發展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應該創新檔案管理手段，引入數字化技術、數據庫技術等，實現高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會受到管理人員業務素質的限制，醫院檔案管理人員多為檔案專業人才，甚至是辦公室工作人員兼職，雖然在檔案管理上較為專業，但是缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術，無法適應信息化環境下的醫院檔案管理模式[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發揮應有的效益。在現代化社會，傳統的檔案管理手段已經無法奏效，實現檔案管理的信息化建設，已是勢在必行。但是，由于經費有限，管理技術手段落后，硬件、軟件設施配置不足，檔案信息化建設受到制約，而且，當前醫院檔案管理仍然沿用傳統模式，X片、彩超片、CT片、MRI片等影像學資料由影像科保管，病理切片、細胞室保存細胞學及骨髓圖片等由病理科保存，格局混亂，影響到土地檔案管理信息化、規范化目標的實現。

2 信息化環境下醫院檔案管理對策分析

2.1 建立健全檔案信息化管理制度

計算機在醫院管理運營中的普及，為檔案管理數據化建設、信息化管理目標實現提供了技術支持。為了保證檔案數據采集的完整度與真實度，醫院應該加大資金投入，構建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現代化檔案管理設施配置。同時，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規章制度為依據，結合醫院運營狀況，及檔案信息化管理目標，制定科學合理的管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促各部門工作人員提升檔案信息化管理意識[3]。

2.2 規范檔案數據采集管理流程

在大數據時代背景下，醫院檔案利用價值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用價值，應該規范檔案數據采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標準，提升工作人員的歸檔意識，各部門應該及時將工作中形成的資料，統一提交到檔案庫，確立檔案信息在真實性、完整性、及時性上達標，從而確保檔案信息的參考價值。為了確保檔案數據采集工作質量，可相關的評價考核機制，將檔案數據采集工作任務細分到各個部門，并建立科室聯動機制，相互監督，分工協作，確保醫院運營管理中所產生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔。

2.3 打造高素質檔案信息化管理隊伍

根據檔案信息化管理，培養專業的管理團隊，定期組織培訓，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，突破檔案信息化建設中遇到的人才瓶頸。在信息化環境下，公司應該充分意識到檔案的信息指導作用，以及檔案管理信息化建設的必要性，設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業素養、信息素養達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育，在公司新購進信息化管理技術及設施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，以防醫院機密或患者隱私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技術設施配置

應用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在數字化檔案庫中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，醫院必須意識到檔案信息化管理的意義與價值，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數據化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建公司檔案數據平臺，實現信息共享，同時，簡化檔案借用、查閱的手續，通過登記權限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數據平臺防御機制，增設防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的信息安全。

3 結語

所謂檔案，是指人們在展開社會活動的過程中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，其表現方式多種多樣，文字、圖表、音頻、影像等都屬于檔案資料[5]。檔案本質上具有歷史再現性的特征，同時具有信息性、知識性、價值性、教育性，目前已經深入到各行各業，記錄著時代的發展，行業的演變，成為各個領域發展的見證，和引領行業發展的指南針。醫院在管理運營過程中，會產生大量的檔案資料，如若采用傳統的管理模式，信息存放難度大，難以檢索、分析，檔案利用率低。21世紀是信息化時代，在這一時代背景，信息資產得到高度利用，要想提升檔案管理效率及質量，引進現代化信息技術，推動檔案管理信息化建設，是必經之路。

參考文獻

[1]黃世重.新時代醫院干部人事檔案管理存在問題分析及應對策略研究[J].經濟師，2019（12）：239-240.

[2]郭云.醫院檔案管理水平失衡的原因及對策——以鹽城市一院為例[J].基層醫學論壇，2019，23（34）：4999-5001.

[3]劉皓.計算機技術在醫院檔案室管理中的應用及對醫院檔案信息化建設的促進作用分析[J].蘭臺內外，2019（33）：31-32.

[4]寧莉燕，施建紅，陳建榮，陳秋竺.基于澳新風險管理標準的醫院檔案工作風險管理體系構建與應用[J].檔案與建設，2019（11）：57-59.

[5]金龍.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用效果探討[J].世界最新醫學信息文摘，2019，19（87）：242-243.