事業單位檔案管理信息化探析

摘 要：在信息化時代背景下，通過加快檔案管理信息化建設，可以最大限度節省人力、物力的消耗。當前事業單位在檔案管理中還有很多問題，不利于檔案管理質量與效率的提升。本文將簡述事業單位檔案管理信息化建設中的問題，提出事業單位檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

在新時代環境下，計算機技術與互聯網技術高速發展，信息化技術在檔案管理與檔案信息的構建方面發揮著重要的作用。檔案管理作為事業單位工作中的一項重要內容，信息化技術在檔案信息的收集、整理、歸納、統計方面更加高效，促使檔案管理更加完整與規范。

1 事業單位檔案管理信息化問題分析

1.1 檔案信息化建設不夠重視

當前我國信息技術得到了快速發展，在事業單位檔案管理工作中，檔案信息化水平不高。部分事業單位管理理念陳舊，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性。部分事業單位對信息化建設工作的開展缺乏足夠的重視與關注，檔案管理仍然處于紙質檔案的整理、裝訂、歸檔、保存等傳統層面。部分檔案管理工作開展機制沒有結合信息化管理的需求進行相應的調整，信息化系統的應用還處于比較低的水平，僅滿足簡單的數據錄入、查詢和傳輸等功能，談不上提升檔案信息化應用與服務層次。在實際信息化管理工作開展的過程當中，檔案管理信息化建設缺乏規劃，相關的規范化管理需求的落實也存在一定的不足，導致了信息化管理的落實效果受到一定的影響。

1.2 檔案管理系統投入不足

傳統的檔案信息多為紙質文件和音像資料，隨著時間的推移，大量的文稿、檔案原件堆積，這種以紙質化管理為主的方式明顯是落伍的。傳統的檔案管理手段已經無法滿足日益增長的檔案需求，需要信息技術的加持來對管理工作進行改善，才能提升管理工作的水平與效果。事業單位檔案管理工作需要信息存儲量大、安全系數高的存儲設備，以構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統。由于經費有限，大量硬件、軟件設備的購買受限，只能將傳統的工作方式體現到信息化系統中來。部分檔案信息化系統只是公司免費贈送的傳統單機版檔案信息化管理系統，功能模塊設計沒有考慮信息化、網絡化技術的應用與發展。管理技術手段落后，檔案信息化建設受到制約，這不利于檔案資源的利用。

1.3 檔案管理信息化人才缺失

在信息化高速發展的今天，信息技術廣泛地在檔案管理中應用，傳統的檔案管理方式需要進行改變。部分在崗數十年的老員工不具備現代化的信息素質，接受新知識的能力較差，無法熟練使用計算機進行辦公。部分檔案管理工作人員沒有信息技術進行系統學習，對計算機的操作不熟練，只是知道最基礎的信息錄入，不能保證信息的精準性。有的檔案管理人員對檔案工作業務知識、工作流程不熟悉，在檔案分類的時候不能很好進行細化，檔案管理工作效率低下。事業單位對檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓，工作起來任務完成效果低、質量不達標，嚴重影響事業單位檔案管理工作。

2 事業單位檔案管理信息化建設的策略

2.1 轉變檔案管理理念，重視事業單位檔案信息化管理

目前事業單位檔案管理工作還存在著很多需改進和提升的空間，我們應該轉變傳統的檔案管理理念，重視對新型信息化技術的應用，培養技術型人才，提升檔案管理中信息化技術應用的靈活性與有效性。面對新形勢下事業單位檔案管理方面的需求，我們應該積極構建科學的工作機制，分析檔案信息化管理發展方向，對事業單位檔案管理工作進行優化改進。在檔案信息化工作實際推進上，圍繞信息化建設的具體需求，重視和完善檔案信息化建設，做好針對性的調整，更加全面地給予檔案管理工作有效的保障和支持。

2.2 加大資金投入力度，加強事業單位檔案信息化建設

如今我國信息技術得到了快速發展，計算機技術、網絡技術、數據庫技術等逐步滲入到事業單位管理工作中。事業單位要想提升市場競爭力，應該緊跟時代潮流，引進先進的管理理念，完善各項管理工作;引進現代化信息技術，完善技術設施配置。針對目前事業單位內開展的信息化建設總體水平低下的情況，應該從財力、人力等方面給予支持，設立檔案管理信息化建設專項資金，引進現代化信息技術，完善相關軟件、硬件設施配置，構建完善的檔案信息化管理平臺，實現事業單位在檔案管理工作中的優化升級。

2.3 提升管理人員素質，培養事業單位檔案信息化管理人才

事業單位在檔案管理中存在很多問題，檔案管理人員對信息技術操作不熟悉，不利于提升檔案管理的質量與效率，需要提升檔案管理人員的自身綜合素質。首先要培養檔案管理人員的思想政治覺悟，擁有良好的事業單位人員應該有的政治文化素養，提升日常檔案管理工作中的服務意識，順應當代信息化發展的要求讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強工作人員的職業素養與技能的培訓，保證業務知識符合檔案管理工作要求，鼓勵他們積極學習各種有關于網絡安全、信息技術的新知識。最后對現在的檔案管理人員定期舉行講座和培訓，讓檔案管理人員進行信息化學習，學會熟練運用計算機，提高員工學習的積極性，運用科學的知識提升自身的業務水平。

作者簡介

徐齊川（1976-），男，工作于市渠縣人力資源與社會保障局勞動監察大隊。