淺議信息化在機關事業養老保險檔案管理中的作用

呂亞楠

摘 要：退休待遇與養老保險都與人民群眾的生活密切相關，然而，機關事業單位的工作人員存在特殊性，也正因于此，國務院相關部門很早就已經進行相關制度改革，指導和幫助機關事業單位更好地進行養老保險檔案管理工作。然而，目前檔案管理還不完善，需要利用信息化手段有效提升相關管理水準，更好地解決檔案管理中潛在問題。

關鍵詞：信息化手段;機關事業單位;養老保險;檔案管理

養老保險業務關系到我們社會中的每一個人，其重要性不言而喻，而在養老保險管理工作中的重中之重，就是如何更好地管理好檔案，因為檔案詳盡地記錄了相關參保人員的詳細信息，管理的好不好，會直接波及養老保險業務的開展好不好。因此，有必要堅持檔案的更新和完善，為業務發展打下良好的基礎，為養老保險的管理提供依據。因此，為提高檔案管理的有效性，有必要引入信息技術以充分發揮其作用。

1 正確認識信息化手段進行養老保險業務檔案管理的有效性

政府機關事業單位中的養老保險業務檔案非常重要，它既包括被保險單位、個人繳費、領取養老金的全過程，也包含相關業務辦理的全環節、全流程，是人民群眾個人能夠依法享有保險待遇的法定依據。因此，目前提高事業單位養老保險業務檔案的管理效率非常重要。這就需要使用信息化手段加強商業檔案管理，以更好地保證參保人員的利益，進而充分發揮檔案的作用，促進業務檔案工作的社會認同感提升，提高業務服務檔案管理的地位，使之更好地為社會主義現代化服務。

為了使用信息化手段進行養老業務檔案管理，有必要提高各機構對這一領域的認識，各級機構都需要積極引入管理程序，以進一步學習和宣傳。采取的形式包括但不限于開展知識競賽，設置獎勵，并開展學習和測試等各種活動。這可以激勵相關人員，增強他們對處理程序的理解，并深入了解檔案和信息管理。相關主管部門也要做好相應的檢查工作，尤其是在定期檢查之外，要深入開展不定期抽查、重點抽查，以處理規則為基礎，規范養老保險業務檔案的有關業務，逐項執行和貫徹落實。為了實現業務檔案管理的信息化，有必要對該領域進行持續投資，增加資金投入，加強對系統軟件的建設。也正因如此，相關機構有必要根據管理的實際情況，加強硬件建設，提高軟硬件水平，以便于為用信息化手段建設業務檔案和提高信息化管理水平打下良好的基礎。

2 信息化技術在檔案管理工作中的優勢

2.1 提升工作人員辦事效率

存檔管理是一項長期的系統任務。隨著經濟社會的不斷進步，單位也在與時俱進地發展，檔案的內容變得越來越豐富和多樣化。檔案的種類越來越多，檔案管理人員的壓力愈發增大，一人負責多項工作，導致工作人員的工作效率下降。因此，機關事業單位需要運用信息化手段對檔案進行管理。信息技術的使用不僅可以滿足檔案數據收集的需求，而且可以為檔案提供智能的搜索空間，完善了檔案管理的操作步驟，優化了檔案存儲的工作方式，提高了檔案管理的操作質量。改善檔案管理人員的工作效率，從而實現了科學、高效地進行時間管理。

2.2 穩定檔案存儲，安全便捷

紙質文檔并不適合保存。首先，它容易受到自然環境的侵蝕，自然環境破壞了文檔中的數據就不能實現長時間存儲。其次，文件由員工手工進行制作、綁定等程序，很容易導致工作失誤，數據損害丟失等情況出現。與之相比，通過信息化手段儲存起來的電子檔案根本不會受到自然環境和人為失誤導致的負面影響。同時，信息化技術可以備份電子檔案，日常工作中的辦公設備就可以做到這一點，就可以實現檔案的連續性、穩定性、便捷性，從而為機關事業單位的穩定、快速發展提供了有力的支撐和保證。

3 加強信息化管理建設

加強業務檔案信息管理，重視基礎設施建設，可以為開展管理任務打下良好基礎。基礎設施建設通常包括檔案業務信息網絡系統的建設，檔案數字設備的建設以及完整的商業檔案信息網絡的建設，其中包括各種軟件和硬件。只有通過先進的基礎架構，才能有效地交換，傳輸和共享資源，從而提高管理業務文件信息的效率并達到預期的管理目標。信息化管理建設解決了過去臃腫的紙質管理的巨大缺陷，解放了員工的時間和效率，高效、便捷、安全。

4 養老保險業務檔案信息資源的建設

在養老保險業務檔案的信息管理中，檔案信息資源基本上是接收電子文件，數字化業務檔案，使用信息技術以及一般性信息。資源的組成必須遵循“誰來處理誰收集”的原則，以便實際構建業務檔案目錄中心數據，特殊數據庫和各種數字檔案的全文。在開展業務過程中，需要同時將檔案轉換為數字檔案。在為養老保險業務收集，組織和歸檔存檔信息資源之后，有效構建信息資源。

5 注重信息化人才團隊建設

使用信息化手段加強機關事業單位養老保險業務檔案管理，必要的人才隊伍是必不可少的，只有高素質的技術人才能夠有效為業務檔案信息化管理提供充足的后援支持。因此，有必要加強業務檔案信息化人才隊伍的組成，進行相關方面的教育，及時提供新技術，設備和方法，提高技術和設備應用水平，普及信息技術知識。從而使他們能夠更高效地運用現代化技術。在實際工作中，相關管理人員必須對培訓內容進行補充和擴充，并增加與養老保險業務檔案信息化相關的各種知識方面，由國家主管部門領導，逐步提高團隊水平以及業務質量。

6 加大應用軟件和系統化開發

為了提高業務檔案信息管理的有效性，業務檔案信息資源和網絡應充分發揮作用，提高事業單位的辦事效率。根據養老保險管理的具體情況，相關機構應加強對員工信息化培訓，加強日常信息化技術的宣傳，提升創新思維和創新意識，提高信息化技術操作水準，采取激勵、獎勵等策略促使員工內在激發學習信息化技術的熱情，從而促進科學合理的管理軟件建設，開發出完備高效安全的軟件管理系統。

7 加強構建安全管理體制機制

事業單位需要加強對業務檔案信息系統的管理，通過規范相關制度，適當設置相應管理級別信息系統的權限來保護檔案數據庫，做到絕對的安全級別。

另外，有必要加強對電子文檔歸檔工作的監督和指導，以便于確保文檔的可靠性和全面性，并且在計算機存儲歸檔數據庫的情況下，有必要采取物理措施與外部網絡分離。為了確保文件信息的安全性，應當采用多種安全保護方法，例如防火墻，身份驗證和數據備份，以使得員工可以在網絡上安全地傳輸信息并避免泄漏。

8 結束語

如上所述，機關事業單位養老保險檔案管理不是件小事，也不是件易事，需要廣大人員不斷進行管理探索，傳統的紙質養老保險檔案數量過多，數量呈現遞增趨勢，這就會給相關工作人員的管理帶來極大不便，進而降低管理人員的工作效率。為了提高養老保險檔案管理的效率和有效性，事業單位有必要引進信息技術，通過信息化手段，不斷實現檔案管理的高效水平，充分發揮信息技術準確、高效的作用。

參考文獻

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