大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作分析

葉志宏

摘 要：現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代，很多工作都需要運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)。在以往的檔案管理中，都是通過紙質(zhì)的方式將相關(guān)的材料進(jìn)行存儲的，這樣的存儲方式可能會占據(jù)一定的空間，而且對于這樣一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，查詢相關(guān)信息時(shí)候也不是很方便，因此就可以使用信息化的方式對相關(guān)的檔案進(jìn)行存儲。利用信息化方式既可以使得空間大大的縮小，同時(shí)也便于人們及時(shí)找到關(guān)于自己的檔案信息，在一定程度上可以使得人們的工作水平大大提高。基于此，本文主要分析了大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息時(shí)代;檔案管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)據(jù)的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大。如何使得每個(gè)人的信息可以更加有效地保存，同時(shí)也可以方便的查看就成為一個(gè)主要的問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)也在不斷的發(fā)展和變化中，因此在進(jìn)行檔案管理工作中，就可以使用相關(guān)的技術(shù)使得工作更加有效，使得人們的生活更加的便捷。

1 解析大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)沒有一個(gè)準(zhǔn)確的概念，實(shí)際上，它是一種處理數(shù)據(jù)的方式。每個(gè)人都聽說過大數(shù)據(jù)，其所占據(jù)的比例也越來越大。在現(xiàn)在這一發(fā)展時(shí)代，做事應(yīng)該是高效率的，因此數(shù)據(jù)的處理新的模式就產(chǎn)生。在處理大量的信息時(shí)候，也提出了新的挑戰(zhàn)，信息的保存可以得到一定的解決，但是信息的安全還是有問題的，需要采取相關(guān)的方式解決信息的安全問題。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r

在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下，將檔案管理工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的方式進(jìn)行工作。這樣的方式可以使得相關(guān)的工作人員的工作效率大大提高，同時(shí)也可以提高其工作的積極性。檔案的數(shù)字化是一種新的信息管理方式，在這種情況下，很多的企業(yè)都使用這種方式對員工的信息進(jìn)行管理，以期提高工作的效率。

2.1 使得檔案管理保存的質(zhì)量得到了提高

大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得信息的存儲方式更加有效。在使用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)存儲相關(guān)的信息時(shí)候，可以減少相關(guān)的存儲空間，同時(shí)也可以使得相關(guān)的資料存儲時(shí)候更加的高效，也就是不會出現(xiàn)信息的丟失等現(xiàn)象。很多重要的信息是需要存儲下來的，但是在以往的方式中，使用紙質(zhì)版的材料進(jìn)行存儲，可能會隨著時(shí)間的流失，導(dǎo)致資料的流失或者產(chǎn)生破損，而且紙質(zhì)材料在空氣中也會出現(xiàn)老化等現(xiàn)象，這些都會導(dǎo)致檔案資料的質(zhì)量有所降低。

2.2 可以使得檔案管理的成本降低

檔案工作在進(jìn)行管理時(shí)候，首先需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行批注和整理，因此檔案中的信息可能是有限的。但是在大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景下，可以使得相關(guān)的信息更加豐富，同時(shí)也可以使得信息的處理更加高效，也就是說，在這項(xiàng)工作上，花費(fèi)的時(shí)間可以更低，成本更低。而且由于紙質(zhì)版材料在存儲時(shí)候可能會出現(xiàn)存儲成本越來越高的現(xiàn)象。利用信息化方式處理數(shù)據(jù)時(shí)候，一定可以給公司帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也可以節(jié)省一定的人力資源

2.3 可以使得員工的辦公效率提高，同時(shí)使得檔案的信息得到保護(hù)

在以往的檔案管理中，很多的信息是紙質(zhì)版存儲的。如果需要時(shí)候，查詢起來可能比較麻煩，但是利用信息化技術(shù)存儲檔案，既可以減輕工作量，同時(shí)也可以使得信息更好的存儲下來，使得員工的工作效率大大的提高，而且也可以避免信息在進(jìn)行歸檔時(shí)候出現(xiàn)一些問題。

此外，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案的資料以一種數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲，使得檔案的原件可以得到一定的保護(hù)，特別是那些時(shí)間長的檔案，而且檔案的信息也不會出現(xiàn)破損或者毀壞等問題。最后使用信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的管理，可以更加方便的統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步開展相關(guān)的工作。

3 大數(shù)據(jù)發(fā)展下檔案管理工作面臨的問題

3.1 對檔案管理中相關(guān)的理論帶來了挑戰(zhàn)

在數(shù)字化的發(fā)展背景下，新一代的技術(shù)也在不斷的發(fā)展，因此就給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。在以往的方式中，對于檔案管理可能會有一套理論知識進(jìn)行管理，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，那些理論可能就不再適用，也就是說需要改變相關(guān)的理論使得其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)促進(jìn)工作的開展。

3.2 在信息資源方面的問題

現(xiàn)在的檔案管理工作對相關(guān)的信息也產(chǎn)生了一些挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)背景下，信息的規(guī)模不斷的增大，如果還是適用以往的方式進(jìn)行信息的管理，那么可能就不會很有效，信息不能有效的保存下來，因此需要改變相關(guān)的理論知識。

4 大數(shù)據(jù)背景下如何有效進(jìn)行檔案管理工作

4.1重新認(rèn)識檔案管理工作

大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，新的技術(shù)也出現(xiàn)了，因此就需要重新認(rèn)識檔案管理工作，用最新的思路認(rèn)識這一工作的含義，而不能認(rèn)為這一項(xiàng)工作是很簡單的，而是一個(gè)復(fù)雜的工作內(nèi)容。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案信息包含的內(nèi)容更多，因此更加的復(fù)雜。例如在對學(xué)校相關(guān)的檔案信息進(jìn)行管理時(shí)候，可以對信息更加完整的保存，同時(shí)便于查找和掃描。然后需要查找相關(guān)信息時(shí)候，就可以從電腦中查找快速的找到相關(guān)的信息。

4.2 對相關(guān)的知識進(jìn)行更新

在工作中也需要不斷的更新相關(guān)的知識。人們只要通過不斷的學(xué)習(xí)，才可以使得工作更加有效。而且信息技術(shù)的發(fā)展是不斷的在更新，因此就需要對知識進(jìn)行更新，學(xué)習(xí)。相關(guān)的工作者在進(jìn)行工作時(shí)候，只有不斷的探索學(xué)習(xí)，才可以做出更加有效地決策，使得檔案管理工作更加的有效，工作的效率也可以更高。

4.3 建立一個(gè)完善的檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下，以往的檔案管理體系不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展，因此就需要建立一個(gè)新的檔案管理體系，使得管理工作更加完善，同時(shí)也能為以后的相關(guān)工作節(jié)省時(shí)間。此外，在時(shí)代不斷的發(fā)展下，檔案管理者也需要擴(kuò)展相關(guān)信息渠道，可以利用最新的方式對信息進(jìn)行存儲和管理。也就是說，不應(yīng)該是利用電腦進(jìn)行信息的存儲，應(yīng)該積極地探索其他的方式進(jìn)行檔案信息的存儲。

5 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)不斷的發(fā)展下，信息也是呈現(xiàn)爆炸式增長，因此檔案管理方式就不能使用以往的方式進(jìn)行管理。因此信息化管理方式就成為一種新的管理方式，利用信息化的管理方式，可以使得工作更加的高效，同時(shí)也能最大程度上減少人力和物力資源，節(jié)約管理的成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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