信息時代做好企業檔案安全管理工作的思考

韓鵬

摘 要：信息時代企業檔案管理工作面臨諸多方面的挑戰，特別實在安全管理方面，其不僅要承擔來自網絡方面的威脅，還對檔案管理工作提出更高的要求。下面文章主要對信息時代企業檔案管理問題進行分析，并探討具體的安全管理措施。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理;信息化;安全管理

現階段社會經濟體等各方面的發展和進步的速度飛快，大量的信息在存儲庫中的分析、存儲，以及個人信息逐漸在數據庫中整合，這就對相關的信息管理工作方面提出了更高、更嚴格的要求，在信息時代大的背景下，智能化技術的發展應用與云計算的技術應用在檔案信息管理工作中成功的大范圍的應用與推廣。

1 檔案信息化建設的重要意義

檔案信息能夠客觀、真實地記錄歷史，對社會實踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認知客觀世界，屬不可再生資源。只有在準確地把握社會實踐基礎上的真實記錄，做好資源數據整合，將一些重要的規律性內容進行歸檔留存，并通過現代化的技術手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設下的電子檔案是時代發展趨勢，實現了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過便捷的方法實現檔案信息資源整合。同時信息化建設對檔案管理也有了新的要求。做好電子和紙質兩種不同載體間的轉換、不斷完善計算機網絡硬軟件條件，電子檔案的優勢是顯而易見并可行的。

2 檔案信息化管理模式存在的問題

2.1 技術設備的配置完善度差

隨著技術的快速發展與不斷的進步，互聯網技術也取得了不斷的發展與提升，各個領域中都已經對計算機技術的應用范圍不斷擴大，為相應的人群的相關的生產生活的便利性起到了推進作用。在信息時代背景下，檔案信息的管理也逐漸滲入了計算機信息技術，并隨著技術的進步，逐漸建立起了不斷完善的信息資源管理的平臺，這一平臺的建立，對檔案信息的安全管理帶來了新的挑戰，這就是機遇與挑戰并存。綜合當前社會中的檔案信息管理的展現的狀況看來，普遍的都暴露出了相關安全方面的技術設備的配置上不完善的問題。由于在檔案信息資源安全管理的大平臺的建立以及維護上需要投入大量的資金和技術人員的投入，與企業的利益相關性小，因此部分企業以及私人單位對該平臺的沒有投入更多的關注及資金支出，對相關的檔案信息管理的平臺技術沒有進行更為深入的了解與研究，這就從根本上導致了檔案信息管理在一定程度上蘊含著一定的風險。為了最大限度的節省企業的運營中的成本投入，一些企業以及單位對檔案信息管理方面的設備以及維護中沒有進行資金的全力支持，這就導致了管理中的相關技術方面的配置較低，從硬件技術上制約了檔案信息中的相關的管理工作開展中也隱含了眾多的安全隱患。

2.2 信息資源系統安全性較低

在信息時代下的信息資源系統的相關的安全性相關的方面有三個。首先是互聯網技術自身的安全的缺陷，該方面的缺陷主要是基于互聯網自身的開放性與共享性的基本特征。且由于互聯網是一個虛擬的空間存在，由此在安全管理工作開展的方面存在著一定的局限性，檔案信息管理應用的計算機技術也就包含了同樣的缺陷存在。其次是在檔案管理工作的相關的開展的人員在操作過程中違規帶來的安全方面的隱患，該種隱患主要是指在檔案信息管理平臺上，信息內容量巨大，人為的操作，難免會出現一定的工作的失誤。最后是檔案信息管理平臺遭遇到外部黑客的惡意破壞的隱患，在日常的檔案信息管理工作中，由于相應的管理工作人員自身的安全意識弱，在檔案信息管理的專業技術方面也不夠熟練，因此在日常的管理工作過程中不能有效及時的對檔案信息的管理平臺系統進行有效的技術方面的維護，最終導致檔案信息管理平臺都有風險的存在。

3 信息時代電子檔案的安全管理策略

3.1 在實踐中不斷完善電子檔案監督機制

信息化背景下的檔案管理逐漸過渡到向社會、向單位部門及員工服務的職能，電子檔案安全問題至關重要。應進一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監督機制。首先就要實現對電子檔案的密級劃分，結合不同的等級情況操作，在確保數據信息安全的前提下，才能達到電子信息檔案管理規范化、秩序化的要求。電子檔案的管理人員要依據檔案內容設置不同的安全等級保護程序，積極有效地實現監控，保證操作上合法合規，注重結合檔案保密登記，實現系統規范化管理，這樣才能進一步提升電子檔案的有效利用率，提升電子檔案信息交流的便捷高效性。

3.2 加強檔案安全管理

在企業發展過程中，檔案的作用不可小覷，在信息化技術的強大推動下，為檔案管理工作的開展提供了極大的便利性，但是也極容易引發安全問題。因此，必須要做到以下幾點：首先，在檔案信息化管理過程中，必須要提高對檔案安全問題的高度重視，加強防護檔案管理系統，確保高度的安全性，并且也要對防病毒軟件、防黑客攻擊技術等進行靈活運用。其次，相關人員要及時更新和備份存檔文件，避免檔案文件丟失現象的出現。對于技術人員來說，要對網絡防火墻和身份驗證等方式進行應用，不斷提高檔案管理的安全水平，實現電子文件的順利傳輸，將保密性優勢充分體現出來，防止電子文件被非法竊取。最后，企業還要為檔案管理人員開展一系列的教育培訓，將檔案管理工作落實到位，避免不良行為的出現，一旦查處，要予以嚴懲，從而將檔案資源安全問題的出現概率降至最低。

3.3 強化業務學習和創新，推進隊伍建設專業化

一是要培養一支高素質的專職檔案管理隊伍，引進專業人才，強化業務技能培訓和網絡技術培訓，樹立先進的管理思想，學習科學化的檔案管理理論，積極改進服務方法，完善服務手段，拓寬服務領域，全面提高檔案工作人員的綜合素質，為檔案室管理從傳統模式向現代化管理轉變奠定堅實的基礎。二要在不斷探索創新基礎上，及時總結好的經驗做法，積極尋找檔案管理中的創新點和閃光點，并進行匯總、整理、優化，努力探索出一套適合本企業工作實際的現代化檔案管理機制。

4 結束語

綜上所述，企業要立足現代社會，就需要對檔案信息化管理的價值進行準確分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發揮多種安全技術的作用，為信息技術作用的發揮營造優質的環境，推動檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

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