干部人事檔案保密風險控制研究

周林仙

【摘要】干部人事檔案管理工作中要確保檔案的保密性，在管理中要做好保密工作，將干部人事檔案保密風險控制到最低。本文通過運用SWOT分析法對干部人事檔案保密風險控制影響因素進行分析，并提出相應的對策，旨在為今后的干部人事檔案保密工作提供幫助。

【關鍵詞】干部人事檔案;保密風險控制;影響因素;SWOT

一、干部人事檔案保密工作概述

（一）干部人事檔案保密工作概述。2018年11月20日起施行的《干部人事檔案工作條例》中，明確將干部人事檔案定義為：“各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、遵紀守法以及家庭情況、社會關系等情況的歷史記錄材料。”并且指明確指出干部人事檔案工作應當遵循安全保密的原則。

（二）信息時代干部人事檔案保密風險控制概述。隨著信息化時代的到來，各類信息化技術方興未艾，干部人事檔案工作的安全保密工作不能僅僅停留在與紙質檔案相同的安全保密內容，而應該在原基礎上找出如今可能存在的風險點，做到防患于未然。2017年7月頒布實施的《干部人事檔案數字化技術規范》，為進一步扎實推進干部人事檔案數字化工作做好鋪墊。而干部人事檔案數字化建設后，還需要繼續穩步推進干部人事檔案數字化運用，在此過程中，從單純紙質檔案的利用到實現紙質檔案與數字檔案雙軌運行，各類安全保密風險層出不窮，為確保干部人事檔案的絕對安全，做好干部人事檔案安全保密工作勢在必行。

1.傳統干部人事檔案安全保密工作風險概述。傳統干部人事檔案管理采用“看堆守堆”“你查我調”的管理方式。在這樣的管理模式下，做好安全保密工作，首先需要做好人員管理，任何一名干部人事檔案工作人員都應嚴格遵循《干部人事檔案工作條例》中明確指出的干部人事檔案工作原則。此外，傳統管理模式下很容易出現由于管理人員不足、工作強度大，導致干部人事檔案入庫以后很難再開展各類調查工作，加上傳統庫房對勞動力的依賴，使得干部人事檔案實體的保管、保密存在一定的安全隱患。

2.信息時代干部人事檔案安全保密工作風險概述。現如今，干部人事檔案數字化工作主要有外包與自加工兩種方式。干部人事檔案數字化工作的完成需要經過一系列過程，如果采用自加工的方式對于檔案管理人員無疑是加大工作量，并且由于采用新技術，管理人員可能需要參加相應的培訓才能完成這項工作。此外，后期安全管理也需要專業的信息管理人員完成，這無疑對數字化檔案管理形成新的安全保密漏洞，因此很多單位選擇外包方式。

采用外包的方式完成數字化工作，首先存在的安全保密風險點即外包公司選擇的工作人員，因此需要與第三方公司及時簽訂安全保密協議，對相應的工作人員做好提前政審，最大程度降低風險。檔案管理人員需要在外包過程的每個環節中注意審查，確保干部人事檔案的安全保密。此外，在完成數字化后，轉換后的數字圖像與數字文本等基于網絡的各項信息的安全保密工作，將逐步發展為干部人事檔案安全保密工作的一項重要內容。

二、信息時代干部人事檔案保密風險控制SWOT分析

SWOT分析法由美國舊金山大學安德魯教授于20世紀80年代初提出，分別代表了優勢、劣勢、機遇、威脅。SWOT分析法能夠有利于進行更為全面、復雜、深入的分析，是成為戰略管理的重要工具。利用這種分析方法不僅可以對信息時代干部人事檔案保密工作有較全面的內外部分析，而且還可以找到保密工作過程中可能出現的風險點并可形成干部人事檔案保密風險控制優勢的突破口。

（一）優勢。通過進一步完成干部人事檔案數字化建設，可以為干部人事檔案安全保密管理帶來以下優勢：第一，通過實現干部人事檔案數字化，大大降低了檔案造假風險。第二，通過打破傳統的干部人事檔案管理模式，借助網絡信息手段能夠較好地增強數據收集以及檔案管理能力，由此能夠更好地解放人力，使得檔案管理人員能夠有更多的時間關注干部人事檔案的保密風險控制。第三，在未來，通過借助網絡技術實現共享網絡查閱而非借閱模式，防止紙質檔案流通在外，能夠進一步保障安全。這就要求在干部人事檔案信息化管理建設過程中，相應的制度需要順應時代變化而做出改變。對于保密風險控制而言，不能僅僅是紙上談兵更應該落到實處，由此看來建立相應的評估體系具有深遠的意義。

（二）劣勢。目前，我國的干部人事檔案管理機構（部門）主要由對應的組織人事部門領導、指導，現如今干部人事檔案管理機構（部門）主要面臨以下問題：一是檔案管理人員可能會由不同崗位不同專業的人員擔任甚至兼任，換言之，檔案管理人員專業性有待進一步提升。二是機構小，人員少，加上干部人事檔案管理的特殊性致使檔案管理較為封閉，未能及時將社會上最前沿的管理方式引入干部人事檔案管理中。三是對于干部人事檔案信息化建設落實情況，各個地區、各個單位參差不齊。因此，在信息時代干部人事檔案的保密風險控制會受到人員專業水平參差不齊、管理模式陳舊以及信息化建設不完全等的制約。

（三）機遇。隨著最新《干部人事檔案工作條例》的頒布，進一步體現出黨中央對干部人事檔案管理的重視。伴隨著各類網絡信息技術的發展，在現如今傳統檔案數據積累的基礎上通過借助網絡信息技術來進一步挖掘干部人事檔案的數據價值以支持政府的各類工作具有較高的社會價值。

（四）威脅。未來干部人事檔案的管理將逐步開始涉及并上升到網絡安全保密層面。在此背景下，一方面，給傳統模式下的干部人事檔案管理人員構成了威脅，迫使他們未來的工作技能將不能夠僅僅停留在檔案管理的技術層面，更需要上升到網絡安全技術層面;另一方面，對相應的檔案管理單位（部門）構成了威脅，干部人事檔案是具體到某個人的詳細數據信息。稍有不慎將造成嚴重后果，小到傷害干部個人利益，大到威脅到黨與國家的信息安全，因此不允許絲毫錯誤，這就給依舊停留在傳統檔案管理模式的檔案管理單位（部門）造成威脅，使其不得不做出新一輪的轉型以適應時代需求。

綜上所述，信息時代干部人事檔案管理保密風險控制主要受傳統檔案管理模式的制約，具體包括信息技術手段、軟硬件條件等因素的影響;干部人事檔案管理人員專業素質的制約;相應制度的待完善;缺乏科學的評估方式。

三、信息時代干部人事檔案保密風險控制對策

（一）實現真正意義上的干部人事檔案智能化管理。傳統干部人事檔案管理由于完全依賴人力，而人員配備又普遍不足，因此容易形成各類風險點。與傳統管理手段相比，干部人事檔案智能化管理優勢明顯：一是通過實現紙質檔案的數字化，能夠減少人為接觸檔案，這樣就大大降低了篡改檔案的可能。二是通過建立相應的人事檔案信息庫，實現更加專業化的現代干部人事檔案管理，借助網絡實現共享查閱、利用，能夠更大程度上為檔案管理單位（部門）、閱檔人員提供便捷服務。三是通過引入RFID實現傳統檔案庫房的智能管理不僅能夠更大程度減少檔案工作人員的勞動力，更重要的是能夠通過運用現代技術提升日常工作效率，真正意義上通過利用信息技術來降低安全保密風險。

（二）提升干部人事檔案管理人員業務工作能力。信息時代對檔案管理人員提出了新的挑戰，不能依舊拘泥于“看堆守堆”“你查我調”的管理方式，信息時代干部人事檔案安全保密工作涉及方方面面，因此提升干部人事檔案管理人員業務工作能力迫在眉睫。一是對相應法律法規的學習，真正意識到干部人事檔案安全保密工作的重要性。二是對新技術的學習，紙質檔案與數字檔案雙軌運行是未來發展的必然趨勢，對于檔案管理人員而言，如何做好信息的安全保密工作有待于進一步的學習。三是定期或不定期開展檔案管理技術交流活動，例如邀請檔案學有關專家學者對檔案管理人員進行培訓、管理人員之間相互交流學習等。

（三）完善信息時代干部人事檔案安全保密管理制度。隨著《干部人事檔案工作條例》的頒布出臺，為全國干部人事檔案管理工作提供了更為嚴謹科學的制度遵循。目前，大多數干部人事檔案管理機構現有的安全保密管理制度仍停留在傳統檔案管理模式下，包括最新的《干部人事檔案工作條例》對于安全保密管理也只是簡略提到，這就要求干部人事檔案管理單位（部門）要順應當今世界信息化發展趨勢，結合自身工作實際以及相應的法律法規來完善安全保密管理制度，以真正適應信息時代。

（四）建立干部人事檔案安全保密風險控制績效評估體系。干部人事檔案安全保密管理工作重要性不言而喻，然而相應的機構是否真正做好安全保密工作卻不得而知了，因此通過建立干部人事檔案安全保密風險控制績效評估體系不僅能夠有效了解干部人事檔案管理機構的安全保密工作質量，更能夠為其在今后的安全保密工作提出有效建議。

四、結語

孔子云：“亂之所生也，則言語以為階。君不密，則失臣。臣不密，則失身。幾事不密，則害成。是以君子慎密而不出也。”干部人事檔案保密工作亦是如此。做好干部人事檔案的保密工作，勢在必行。

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