關(guān)于基建檔案和工程建設(shè)同步的若干思考

程陽

【摘要】目前，在很多基建工程管理過程中，對(duì)于基建檔案的管理往往存在一定的不足，導(dǎo)致了基建檔案和工程建設(shè)的不同步，這其中，既有主觀原因，也有客觀原因，而作為基建工程項(xiàng)目的管理者，應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識(shí)到基建檔案和工程建設(shè)同步的重要性基礎(chǔ)上，針對(duì)目前存在的問題，不斷尋找方式加以解決，以促進(jìn)基建檔案能夠在工程建設(shè)過程中持續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。本文主要據(jù)此展開論述。

【關(guān)鍵詞】基建檔案;工程建設(shè);同步;問題;對(duì)策

在基建工程中，基建工程檔案主要是指在基建工程項(xiàng)目進(jìn)行過程中，所形成的涉及基建工程項(xiàng)目有關(guān)方面的信息記錄，包括施工方案、上級(jí)來文、監(jiān)理資料、施工圖紙等。在基建工程檔案規(guī)范化管理過程中，如何確保基建檔案和工程建設(shè)同步又是其中的重要內(nèi)容，并且基建檔案能否和工程建設(shè)同步進(jìn)行，也是目前基建工程檔案能否有效發(fā)揮自身價(jià)值的重要所在。但是反觀當(dāng)下，在基建工程檔案管理方面，還是存在著很多問題，值得重視并思考對(duì)策。

一、基建工程檔案管理和建設(shè)不同步產(chǎn)生的問題

（一）內(nèi)容上出現(xiàn)滯后和偏差。目前很多基建工程施工單位在基建工程檔案的維護(hù)上往往在及時(shí)性方面做得很不到位，比如基建工程某一個(gè)環(huán)節(jié)已經(jīng)結(jié)束，而該環(huán)節(jié)相應(yīng)的檔案還處于初始記錄階段。再比如，基建工程在施工過程中已經(jīng)對(duì)相應(yīng)的方案、合同量進(jìn)行了更改，但是檔案記錄工作卻沒有及時(shí)跟上，還是按照原來的內(nèi)容進(jìn)行記錄，使得基建檔案和基建工程實(shí)際進(jìn)展情況出現(xiàn)了不同程度的偏差。

（二）內(nèi)容含糊，格式凌亂。目前很多基建工程施工企業(yè)在這方面做的不盡如人意，比如原格式不規(guī)范，隨心所欲，造成檔案在形式上缺乏統(tǒng)一性;再比如對(duì)檔案管理不善，造成其中某一段內(nèi)容缺頁，也直接影響了基建檔案的更新質(zhì)量。

（三）檔案管理工作無法順延、協(xié)調(diào)進(jìn)行。在很多單位，往往會(huì)出現(xiàn)一種情況，就是由于基建工程檔案本身目錄不全、或者存放不規(guī)范，同時(shí)一些周期較長(zhǎng)的基建工程項(xiàng)目中，檔案管理員往往會(huì)時(shí)常被更換，因此，一旦出現(xiàn)了新的檔案管理員，便會(huì)因?yàn)閷?duì)檔案存放情況的不了解，在尋找檔案管理過程中出現(xiàn)手足無措的情況，對(duì)于之前哪些檔案需要優(yōu)先維護(hù)更新、哪些檔案需要補(bǔ)充一無所知，于是對(duì)檔案的更新工作就出現(xiàn)了“斷片”。

二、基建檔案和工程建設(shè)同步的對(duì)策思考

（一）圍繞基建檔案和工程建設(shè)同步的目標(biāo)，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)管理。首先，基建工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該改變過去“重施工、輕內(nèi)業(yè)”的觀念，從思想上真正重視工程檔案的管理。其次，要在人員結(jié)構(gòu)上作一些優(yōu)化，在工程項(xiàng)目啟動(dòng)之時(shí)，就要設(shè)置專門的崗位，負(fù)責(zé)檔案的收集、管理、存檔、保管、更新等工作，并且明確要求在施工過程中，要做到檔案和施工進(jìn)度的同步進(jìn)行，及時(shí)將該補(bǔ)充的資料第一時(shí)間補(bǔ)充，確保檔案的時(shí)效性、客觀性、真實(shí)性，避免事后再去補(bǔ)資料;另外，要不斷做好促進(jìn)相關(guān)部門如技術(shù)部門、安全部門、財(cái)務(wù)部門、機(jī)料部門等和檔案管理人員之間的協(xié)作關(guān)系，使得相關(guān)部門能夠配合專職檔案管理人員的工作，并且將工程進(jìn)展及時(shí)知會(huì)檔案管理人員，促進(jìn)其更好地做好檔案的更新維護(hù)工作。

（二）建立健全相關(guān)制度。第一是基建工程項(xiàng)目在啟動(dòng)初期，就要根據(jù)基建工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，要能夠涵蓋檔案管理事前、事中、事后等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，使得檔案管理制度能夠?yàn)闄n案的及時(shí)更新維護(hù)提供良好的內(nèi)容依據(jù)。并且從人員到科室，都確定相應(yīng)的檔案填寫、送交、確認(rèn)等環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，并明確相關(guān)工作完成時(shí)間，做到限時(shí)辦結(jié)，限時(shí)更新，同時(shí)分工明確，不留死角。第二是建立起規(guī)范的檔案填寫模板或樣板，作為標(biāo)準(zhǔn)格式提供給各個(gè)部門和崗位人員，要求其按照模板格式進(jìn)行填寫或記錄，避免檔案在填寫登記過程中出現(xiàn)不規(guī)范性和多樣性。第三是不斷推動(dòng)檔案管理制度的剛性執(zhí)行水平，要將檔案和基建工程是否有效同步進(jìn)行作為一項(xiàng)重要維度，納入對(duì)檔案管理直接責(zé)任人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人乃至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的績(jī)效考核體系中。

（三）重視檔案形式的多樣化。目前檔案以紙質(zhì)形式存在的現(xiàn)象，客觀上給檔案的實(shí)時(shí)更新維護(hù)帶來了一些不便，因此，需要重視在現(xiàn)代化視角下做好檔案形式的多樣化發(fā)展。比如當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種記錄信息的形式層出不窮，如視頻、圖片、錄音、電子檔文件等，這些信息記錄方式本身比較直觀、客觀、真實(shí)，所反映的信息量往往比較豐富。并且占用地方較少，更新維護(hù)也比較方便，只需要在電子檔進(jìn)行操作就可以。所以，當(dāng)前基建工程單位要積極提倡多樣化的檔案形式，可以建立起依托信息科技技術(shù)的檔案管理平臺(tái)，來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索、存儲(chǔ)、更新、修改等，并且對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)化分類如技術(shù)類、財(cái)務(wù)類、合同類、綜合管理類等，不僅提高了檔案管理的先進(jìn)性和規(guī)范性，也提高了檔案及時(shí)更新維護(hù)的效率。

三、結(jié)論

綜上所述，基建工程施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握基建檔案和基建工程同步的意義，并不斷找出目前在這一問題上的主要原因，在此基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)方式，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化完善，促進(jìn)基建工程綜合管理能力不斷提升。

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