高校民生檔案資源體系構成

唐書怡 張榮霞

【摘要】本文主要介紹了高校民生檔案建設的過程，并對高校民生檔案的具體內涵、利用情況以及資源體系的具體構成進行闡釋。

【關鍵詞】高校;民生檔案;資源體系

隨著民生檔案研究的深入發展，涉及各行業各領域的民生檔案研究也在不斷深入發展之中。本文主要探討高校民生檔案建設，著重闡述高校民生檔案資源體系構成，理清高校民生檔案的具體內涵、具體內容。

一、民生檔案的提出、發展

民生檔案的大力提出開始于12年之前。2007年國家檔案局在全國首次提出大力加強民生檔案建設，印發《關于加強民生檔案工作的意見》，向全國人民做出加強民生檔案建設的莊嚴承諾。文件明確指出：“要求把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實科學發展觀的戰略舉措來抓。2012年黨的十八大勝利召開，在黨的十八大報告中就明確提出“緊緊圍繞更好保障和改善民生、促進社會公平正義，深化社會體制改革，改革收入分配制度，促進共同富裕”。從報告中我們可以看出以習近平同志為核心的黨中央再次將關注的眼光對準民生建設、民生工程，把民生事業放在黨和國家各項事業中最重要的位置。由此學界對民生檔案的研究、發掘引向了更加深入的境界，激發了大家更高的關注熱情。

從這些年檔案部門的實踐來看，民生檔案領域已經初步形成一套比較完整的理論體系與實踐體系。從理論上來講，民生檔案是指黨和政府在具體的工作實踐中形成的和老百姓切身利益密切相關的各種原始憑證材料，事關老百姓方方面面的利益，在很多具體實踐中發揮著無可替代的作用。例如我們通常熟知的社保檔案、房屋產權檔案、戶籍檔案、醫療檔案、學籍檔案、養老保險檔案、土地所有權檔案等等。無一不是老百姓的日常生活，無一不是老百姓經常接觸的民生事件。每一樣都和老百姓的實際生活密切相關，每一樣都關乎老百姓的切身利益。

從實踐上來看，各個地方都在不斷加強民生檔案建設工作。并且作為各級政府部門推動民生政策落地的配套措施來抓，建立起民生檔案建設機制、民生檔案實施機制以及民生檔案監督機制。從國家檔案局開始的各級各類政府檔案機構不斷研究、出臺有關民生檔案的專業目錄，這給各個地方的民生檔案指明了專業化的發展方向，也給了檔案從業人員更大的信心、更強的力量。

二、高校民生檔案現實發展情況

高校民生檔案作為民生檔案的一個分支，近年來逐漸走入大眾視線，有所發展。從知網查閱文獻來看，有關民生檔案的文獻有3300多條，平均每年300篇左右，但查找有關高校民生檔案的文獻，數量驟然下降，只找到44篇相關文獻，主要研究內容集中在對高校民生檔案工作的簡單探討，例如高校民生檔案的內容分析、資源建設、數字化管理等等。查看具體的研究內容，也只是一些粗略的認識、思考，研究的廣度和深度都不夠。可以說當前高校民生檔案研究既沒有形成理論，也少有系統深入。這與蓬勃發展的高校檔案事業是不相符的。隨著整個社會的不斷發展以及廣大師生檔案意識的增強，對民生檔案的查詢利用越來越多，民生檔案一定會成為維護廣大師生切身利益的有力武器，也將成為建設和諧校園的有力保證。因此加強高校民生檔案建設也將成為大勢所趨。

三、高校民生檔案利用情況

高校民生檔案工作是整個社會民生檔案工作中的重要環節，雖然取得了一定成績，但是還存在一些問題：

（一）對民生檔案的認識和重視程度還遠遠不夠。高校檔案一直按照高等學校檔案管理規范分為十一大類，平時的收集整理也基本上按照分類來進行，并沒有所謂的民生檔案這一大類。遇到查詢利用的情況，也是根據查詢內容分別從相應的種類中查詢利用。如果查詢利用的內容和種類比較多的時候，花費的時間也相對比較長。如果加上查詢內容時間跨度較長的話，要花費的時間就更多，這給檔案查詢者帶來不便，也給檔案管理部門帶來極大的工作量。所以現實的情況是對民生檔案查詢利用多，但檔案管理部門大多沒有建立民生檔案的意識，導致檔案內容分散，查詢利用困難。

（二）民生檔案服務高校建設和發展的功能尚未充分發揮。地方上對民生檔案的重要性提的越來越多。民生檔案的收集整理也越來越規范。從實踐上來看，各個地方都在不斷加強民生檔案建設工作。并且作為各級政府部門推動民生政策落地的配套措施來抓，建立起民生檔案建設機制、民生檔案實施機制以及民生檔案監督機制。但在高校檔案這一領域，還沒有官方的文件明確提出建設高校民生檔案。也還沒有檔案管理部門專門針對高校民生檔案提出具體的建設意見、建設辦法。因此從高校檔案管理內部運行來看，在高校檔案利用方面，大家還在沿用一貫的傳統思維，查詢利用者需要什么檔案我們就提供什么檔案，查詢利用者什么時候來，我們就什么時候提供。但其實有多年高校檔案部門工作經驗老師的老師都會知道，我們服務的對象主要是老師和同學。老師主要查詢科研情況、職稱評聘情況、年度考核情況。學生主要查詢與學籍相關的內容。大多數檔案館能積極地提供查詢服務，但在主動開發民生檔案服務高校建設和發展方面的功能沒有充分發揮出來。

（三）高校民生檔案的檢出率、檢準率還有很大的提升空間。如前所講，高校民生檔案并沒有一個專門的體系、門類來進行保存保管，高校檔案還是按照現行的高等學校檔案管理辦法實施管理，沒有一個快速、準確的檢索工具，當師生前來查詢他們需要的檔案時，往往不是單一的查詢一種材料，或者是單純查詢一個時間段的材料，現實需求是多變的、查詢要求也是多樣性、綜合性，跨越幾個門類、跨越幾個時間段。由于缺乏有效的檢索工具，查詢的效率和準確率都大打折扣。

四、高校民生檔案的內涵

本文探討的高校民生檔案隸屬于民生檔案這一范疇，但是有一個大前提——高校，也就是說高校民生檔案相比較于民生檔案來說，范圍要小得多，內容也少得多。但與民生檔案相比，高校民生檔案更具體，涉及的人群也更集中。那么究竟什么是高校民生檔案，結合民生檔案的定義以及高校檔案工作的實踐，筆者認為要牢牢抓住人才培養這個根本，服務學生成才，服務教師業務水平提升，因此給高校民生檔案下一個定義就是指在高校辦學過程中產生的與教師、與學生、與社會大眾切身利益密切相關的教師的檔案、學生的檔案。這類檔案與教師和學生的切身利益密切相關，是教師和學生最關心、最關注的切身利益。例如招生名冊、畢業生名冊、學位證書頒證名冊、學籍卡、辦理教師資格證名冊、入黨材料以及教師的年度考核職稱評聘、科研成果等等一系列與師生密切相關的檔案材料。是維護師生員工切身利益的原始憑證。

五、高校民生檔案資源體系構成

高校民生檔案資源體系可以劃分為教師檔案、學生檔案和其他與民生相關的綜合檔案。根據高等學校檔案管理辦法，檔案歸檔范圍主要包括十一大類。如果加上教師的人事檔案，就是十二大類。我們所探討的高校民生檔案幾乎全部出自這些檔案。

（一）教師檔案。這里所說的教師檔案絕不僅僅是指教師的人事檔案，當然人事檔案的很多內容是我們今天探討的民生檔案。高校民生檔案中有關教師的檔案主要包括教師的人事檔案，里面包含大量教師的個人信息、家庭信息，在當今社會人員流動比較頻繁的時候，戶籍信息不能全面反映家庭關系的時候，人事檔案里面的家庭信息會起到一個絕對的證明作用。還有教師所獲得的各種稱號、榮譽，當綜合檔案不能很好證明的時候，人事檔案可能會給你驚喜。還有人事檔案包含的工作信息、履歷、職稱、入黨入團、出生年月、參加社保情況、婚姻狀況、學歷學位等等重要信息會幫助教師在很多重要方面、重要時刻起到關鍵性的決定作用。除此之外，綜合檔案中有關職稱評聘的文件、獲獎的文件，開展科研活動的材料、教研教學的材料。這么多的記錄是對教職工的全面綜合，在教師職稱評聘、競選先進、工資調整以及升職晉級等關鍵時候發揮重要的參考作用，并作出可靠的評價。

（二）學生檔案。在高校檔案分類中有一類是學生檔案。主要包括高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄檔案、團組織檔案、畢業生登記表等，這些都是明確要求放入學生檔案的內容。除此之外，學生的學習成績、錄取名冊、畢業生名冊、各類獲獎的文件、入黨的各類材料、學位申請材料、實習實踐材料等等一系列在校期間，證明學生錄取、學習、畢業的材料，都會在學生工作、晉升過程中起到關鍵性的證明作用。

（三）其他民生檔案。除了上文所列舉的有關教師和學生的檔案外，隨著社會的不斷發展，在學校辦學過程中新產生的與師生員工密切相關的材料也應歸入民生檔案類，方便查詢與利用。例如隨著誠信社會的建立，有關教師與學生的誠信檔案，師生參與社會實踐積累的相關檔案。還有社會保障檔案、醫療檔案、救助檔案、資產評估與重組、個人收費憑證等。諸如此類。

【1.四川省教育廳2018年重點研究項目：高校民生檔案資源體系建設，項目編號：18SA0077;2.四川省高校檔案協會2017年研究項目：高校民生檔案建設研究，項目編號：170203】

【參考文獻】

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[2]程結晶.基于民生指數的民生檔案服務途徑創新[J].北京檔案，2011（08）.

[3]曹媛媛.高校民生檔案管理芻議[J].北京檔案， 2015（06）.