基于大數據思維的電子檔案管理策略研究

郭亞麗

摘 要：信息時代背景下，檔案管理已經逐步走上了電子化的道路，電子檔案的應用日益普及，在管理效率與便捷性上表現出了超越傳統紙質檔案的優勢。近年來，大數據技術成為信息技術領域創新研究的熱門方向，還帶來了一場技術上的變革，催生了具有時代性的大數據思維。這一新思維對電子檔案管理也提出了新的啟示，為進一步提高我國檔案管理的水平，本文將針對基于大數據思維的電子檔案管理策略展開研究。

關鍵詞：大數據思維;電子檔案;管理策略

檔案管理本身是對重要的檔案信息進行分類保存、管理和使用，無論是紙質檔案還是電子檔案的管理，保證檔案信息的真實性、安全性，發揮檔案信息的價值都是檔案管理的重要目標。在電子檔案管理模式下，由于計算機系統及數據庫技術所提供的支持，檔案數據信息的收集和使用都變得更加便捷高效。檔案工作者還需要樹立大數據思維，對電子檔案管理的策略進行優化，充分地發揮檔案信息的價值。

一、大數據思維的內涵解讀

2008年，在維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中，首次提出了大數據的概念，并對其進行了定義，這也開啟了大數據時代的大門。大數據時代的到來意味著思維的革新，大數據思維已經成為當代專家學者探究的重要主題。總的來看，大數據思維的內涵包括三方面核心內容，分別為全樣思維、容錯思維和相關思維。

第一，全樣思維是與抽樣思維相對的，大數據技術出現前，由于常規技術難以實現短時間內對海量數據的總體捕捉和處理，在數據處理上，主要采取抽樣的方式。抽樣方式下所獲取的只是數據總量中的一部分樣本，抽樣的隨機性和不穩定性，決定了所抽取樣本并不總能夠完全反映調查對象的總體特性，進而導致數據分析的結果不準確，其對于數據信息應用價值的發揮也將產生影響。全樣思維則是關注整體樣本，不再進行抽樣，而是對調查對象涉及的所有數據進行捕捉、處理及分析，更加關注整體而非部分，所處理的數據量大，但能夠達到全面覆蓋，可以避免抽樣過程中存在的不穩定性，最大限度地保證數據分析結果的準確性。可以說大數據思維是一種更精確、客觀、全面的思維方式。

第二，容錯思維是在全樣思維基礎上進一步延伸出來的。傳統數據抽樣處理方式下，對樣本數據的質量有著較高的要求，容錯率較低。這主要是由于樣本數據一旦出現錯誤、偏差、異常就可能導致分析結果與實際出現極大差別。全樣思維就不需要過度苛求個別數據的質量，只需要將全部數據最真實的捕捉過來，并進行處理分析即可，所得出的分析結果也是最具真實性的。這種情況下，個別數據的異常、錯誤并不會對分析結果產生決定性的影響。這也就反映了大數據思維是一種接受錯誤、異常數據，具有高容錯率的思維方式。

第三，相關思維強調廣泛地關注數據及信息之間的相關性，并不局限于傳統數據抽樣處理下的因果關系。在大數據時代，因果關系的成立條件變得非常苛刻，由于以全體數據作為樣本，任何一個異常數據的出現，都可能導致因果關系的失效。對比之下，相關思維則更適合于大數據分析。基于相關思維，在數據分析中更加注重挖掘數據之間、數據與結果之間的多種相關性，這種對相關性的挖掘常常也能夠成為解決現實問題的關鍵。

此外，大數據時代強調數據信息的價值，大數據技術的研發目的，絕不是簡單的對龐大數據量的處理，而是發揮大數據的實踐價值，因而大數據思維也更關注以大數據為現實問題的解決提供可靠服務。因此，還可以認為服務思維是大數據思維內涵的延展。

二、以大數據思維強化電子檔案管理水平的策略

1.重視檔案信息采集，保證電子檔案管理的全面性

大數據時代背景下，對檔案管理的全面性提出了較高要求。以全樣思維為指導，在檔案管理中需要將管理的關注點從重點信息擴大到全部信息，從而整體把握檔案信息所反映的客觀現實，這樣才能做出最準確的分析與判斷。檔案信息采集是電子檔案管理工作的基礎環節，要保證電子檔案管理的全面性，就必須先要對檔案信息的采集工作給予高度重視。檔案管理部門應當建立高效完善的檔案信息采集工作機制，借助數字化、智能化管理技術的應用優勢，將涉及檔案采集的各個節點接入到計算機管理系統中。開發檔案信息自動采集功能模塊，在相關數據信息生成時，將備份信息自動發送到檔案數據庫。需人工錄入的數據，則在工作人員完成人工錄入后，再上傳至數據庫，由數據庫自動進行分類存儲。在此基礎上，通過大數據處理技術，在大量采集數據信息的同時，對所采集的信息進行分析比對，確定是否存在遺漏，當發現信息遺漏后，自動向相關部門及檔案管理人員發出提示，進而由人工操作進行檔案信息的補發。這樣不僅能夠保證檔案信息采集的效率，也能夠借助智能化管理減少檔案數據的缺失、遺漏問題，保證電子檔案信息采集的全面性，為全樣本分析管理提供基礎支持。

2.改變異常信息處理思路，提高檔案管理宏觀科學性

傳統檔案處理思維下，對待異常數據，大多是按照無效數據進行處理，在進行統計分析時，將數量較少的異常數據篩除后，再進行整體數據處理，以保證檔案數據處理結果的規范性。但在大數據思維指導下，異常數據不再是無用的垃圾數據，反而可以從異常數據中反映出一系列微小的現實問題，這也是大數據容錯思維的體現。因此，還需要改變看待異常數據信息的眼光，將異常數據作為有價值的信息進行重點分析，不僅要容錯，還要關注個別數據的特殊性與差異性。如人事電子檔案管理中，就要通過異常數據分析個體人員所具備的優點或缺點，以此可對個體成員進行不同培養方案的制定。在財務電子檔案的管理中，則需要通過關注異常數據信息，從中分析單位經濟運行過程中的不穩定因素，以及可能存在的風險，從而采取針對性的防控措施。在對異常數據信息的處理分析過程中，還需要注意對導致異常的原因進行分析，如果是人為失誤操作所致，則需要加強對電子檔案管理操作過程的監控，以保證檔案信息的真實性，從而提高檔案管理在宏觀層面上的科學性。

3.強化管理者相關思維，關注檔案信息間的多元聯系

檔案管理工作中所涉及的信息量大，信息間的關系錯綜復雜，要實現有效管理，還需要以對這些關系的良好把握為基礎。傳統檔案管理模式下，更多關注直接因果關系，如不同階段同類數據的變化情況，以及過程數據與結果數據之間的規律，這就導致檔案信息的分析管理在一定程度上受到限制，所分析得出的結果，在解決實際問題時，也存在局限性。對此，在大數據時代，檔案管理者則應強化自身的相關思維，在電子檔案管理工作中，更加注重檔案信息間的多元聯系，把握間接相關關系，從整體角度發現檔案信息間的相互影響規律，從而將信息相關的工作內容及部門的運行情況聯結起來看待，在此基礎上做好部門間的協調工作。不僅如此，相關思維還要求檔案管理工作要有創新的眼光，即在檔案管理過程中可以大膽地對信息間的相關性進行預判、推測，從而發現潛在的風險或機遇，也為檔案管理工作的價值發揮奠定基礎。

4.強化服務意識與共享意識，突出檔案管理的服務價值

服務思維作為大數據思維的延展，對電子檔案管理工作的開展具有一定的指導作用。檔案管理工作不僅僅是對檔案信息的處理，更重要的是為相關單位、部分的其他工作提供服務。因此，在電子檔案管理中，管理者也需要強化自身服務意識和共享意識，一方面，明確檔案管理所具有的服務職能，充分運用大數據技術、電子化管理手段，在提升檔案使用便捷性的同時，提高檔案分析的效率，并將分析結果直觀、形象的展示出來，為使用者提供科學地決策指導。另一方面，要注重大數據思維下的信息共享，在保證信息安全的前提下，加強檔案管理部門之間，檔案管理部門與服務對象之間，檔案管理部門與大數據服務機構之間的充分合作，全面提高檔案信息的利用率。

三、結語

大數據思維改變了檔案管理的傳統思維方式，推動了檔案在電子化管理后的又一次革新。當代檔案工作者應當充分學習和利用大數據思維，積極發揮大數據思維及技術的優勢，重視檔案信息的全面采集、改變異常檔案信息的處理思路、關注檔案信息間的多元聯系、強化服務意識與共享意識，創新電子檔案管理的策略，為檔案管理工作的科學、高效開展提供支持，促進我國當代檔案事業的發展。

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（作者單位：山西路橋第一工程有限責任公司）