知識密集型企業境外機構項目文檔管理體系建設

郭婷

摘 要：新經濟時代，企業境外交流合作日益增多，在拓展境外市場過程中，圍繞境外項目的建設和運營形成了大量項目文檔資料，如何提升企業境外信息資源有序管理能力，本文從分析具備技術領先和創新優勢的知識密集型企業境外項目管理現狀入手，以業務鏈上的項目文檔質量控制為導向，提出知識密集型企業境外機構項目文檔管理體系建設模型框架和實施措施。

關鍵詞：境外機構;項目文檔;體系建設

以大量知識員工為主體，生產知識型高附加值產品的知識密集型企業，具有高知識度、高技術度、高創新度、高互動性等特征，其知識積累與技術創新對知識密集型企業的建設與運營尤為重要。運用數字化、智能化技術，將項目文檔資源進行收集、整理、分析、研究、儲存并轉化為企業的知識資產，促進企業的可持續發展。

一、管理現狀和難點

知識密集型企業在國內的文檔管理漸趨成熟，但因境外項目實施的外部環境與國內項目管理存在差異，不能簡單運用國內的管理經驗和制度標準。由國內母體公司通過參股、控股等資本運營方式管理和控制的境外機構，在開展境外項目文檔管理工作時，受資源配置和所駐國或地區法律限制，存在與國內總部的文檔管理邊界不清、項目過程質量控制不到位、信息失真或缺失等矛盾，造成境外項目的文檔資源無法得以完整保存和應用，其管控難點主要體現在以下三方面：

1. 管理規范方面。項目的管理模式是從國內派出隊伍，隨著境外合作增多，屬地化管理逐漸增強。有的國家因當地技術準入門檻低，技術壁壘較少，有利于推行我們的項目文檔管理標準;有的國家對項目產品的要求較為嚴格，項目文檔的管理模式不能完全照搬國內標準，境外項目實施須遵守所駐國或地區以及國內總部相關法規制度雙重標準，境外機構因管理模式的變化以及管理規范的不一致，項目文檔管理的規范性和適宜性難以得到保障。

2. 管理能力方面。境外機構因人力成本投入較高，文檔管理人員一般身兼數職，缺乏系統的文檔專業培訓，文檔管理的深度和廣度受個人能力和素質的影響較大。同時，境外檔案基礎設施薄弱，設備功能不能與需求相匹配，項目文檔資源的完整性和準確性難以保障。

3. 技術手段方面。受項目成本控制、所駐國或地區政策等因素影響，境外項目文檔的信息化水平較低，多數境外機構沒有信息管理系統，或者與國內總部的文檔系統缺乏接口，系統功能欠缺，服務器和存儲系統配置不滿足需求，同時也受當地政策限制。

二、基本思路和原則

面對境外項目文檔管控難點，采用項目文檔數據生命周期管理，建立境外機構項目文檔管理體系，解決制度、能力和技術幾方面問題。境外項目文檔管理既要遵循境外機構獨立性原則又要符合國內總部知情權要求，以及尊重所駐國或地區文化，執行相關法律制度要求。在與其他關聯公司合作時，管理同樣需要遵守雙方約定的制度要求。在體系建設過程中，需要遵從三個原則：

1.統籌協調、分級管理原則。由國內母體公司、歸口管理單位負責境外文檔工作監督指導，境外機構負責具體業務活動，形成三級責任、聯動管理機制。

2.安全原則。境外項目應建立信息化驅動型的文檔管理機制，保證信息安全，維護不同介質文檔的完整和安全是項目文檔管理的基本要求。保證數據的傳輸和接收安全，防止泄密，尤其是對保密文檔管理，確保數據在線、離線和備份安全。

3.規范性原則。按類型和級別制定文檔管理模式和質量規范，體現在業務流程、輸入數據與輸出成品的規范，便于業務接口對接，關聯相關文檔，信息和數據運行及時、準確、完整、可復用。

三、體系建設

1.框架設計

境外項目文檔管理在項目實施管理過程中，以業務流程為導向，對項目文檔進行收集和管理。

保證項目文檔有序受控的要素有三個。一是組織結構與制度;二是平臺建設;三是資源管理。組織結構與制度是文檔管理組織結構、文檔管理制度體系的建立;平臺建設是文檔管理系統平臺設計。資源管理主要內容是基礎設施、文檔人員配置和培訓。

2.業務流程

境外機構的項目文檔工作應涵蓋項目活動全過程，在項目管理的不同階段實行過程控制，并通過文檔管理系統，將項目文檔管理制度和規范要求固化在電子模版中并嵌入文檔管理信息系統，具備條件的境外機構可將其項目文檔業務流程嵌入系統，實現全流程的電子化管理。

3.業務流程導向的境外項目文檔過程控制

（1）境外項目文件控制

滿足所駐國或地區的相關行業或部門的規定，以及遵守我國法律法規和國內總部規定。保證歸檔文件完整齊全，應將歸檔要求落實在文件形成階段。界定項目文件的歸檔范圍和保管期限，在項目實施過程中細化，項目收尾時作為項目文件移交的依據，按規定要求完成項目文件移交歸檔。在文件階段，電子文件通過文檔管理系統進行邏輯歸檔。文件流轉完畢，可按歸檔計劃進行在線歸檔或卸載式歸檔。

（2）境外項目檔案控制

境外項目文件材料由項目立項單位與項目承攬單位負責歸檔，由文檔管理人員接收并整理。在文檔管理系統中形成的項目文件，自動按類別存儲在系統中。境外機構的檔案主管部門負有對檔案質量的監督檢查責任。檔案整理完畢應由專人審核檔案質量。在檔案收集和移交時辦理相關合法、合規手續。

（3）保管和利用過程控制

在“安全完整、利用便捷”原則下，采取相對集中分散保管相結合的保管方式，由文件的形成部門負責收集、整理和保管。保管的方式、環境應符合檔案管理規定。歸檔后的項目文件由檔管主管單位管理。在法律法規允許的情況下，重要實體檔案需要運回國內保管，電子文件和電子檔案應通過系統加密傳輸。要求在當地保管的，在法規許可前提下，可將目錄清單報送國內總部。文檔利用須履行相應借閱登記手續。

4.支撐要素

（1）組織結構與制度。第一，文檔管理組織結構。因海外人力成本較高，企業為減少運營成本，不設置專門的文檔部門，文件和檔案管理工作根據情況由不同部門負責，由各業務部門和其它職能部門履行各自的文件管理責任。第二，文檔管理制度體系建設。應執行所駐國或地區及我國的法律法規，遵循國內總部的文檔管理要求。形成法規標準清單作為依據性文件。根據各環節的工作，按業務層級制訂管理制度和業務規范，以保證項目文檔業務規范運作。

（2）平臺建設。第一，著重從文檔管理、安全控制和協同辦公三方面考慮。文檔管理是搭建文檔集中存儲的平臺，支撐多形式的文件管理，為用戶提供便捷的檢索功能。安全控制是要設置合理的管理權限，包含管理人員的管理權限和文檔本身的權限。文件采用加密存儲，保證數據的安全可靠。協同辦公是將文檔管理系統與國內總部其它管理平臺相集成，關聯相關數據，實現文檔一體化管理。第二，文檔管理信息系統。應遵循“及時、便捷、安全”原則，將信息資源收集整合形成項目數據庫，通過統一便捷的搜索界面實時檢索。系統可分統一門戶、智能檢索引擎、流程管理、分發管理、存儲管理、監控管理等功能模塊，集成任務中心、個人設置、常用鏈接等常規功能，提供檢索模式，數據存儲流程監控，從而實現系統對文檔全流程聯動管理。第三，基礎信息平臺建設。結合現場環境和用戶需求綜合考慮，確定設備是本地采購或國內采購。信息平臺建設包括網絡平臺建設、系統平臺建設、設備安裝聯調。然后，對相關人員進行服務器運維等培訓。第四，技術支持。是對文檔管理信息系統的管理，即系統數據發布與傳遞及數據轉移歸口管理。具體工作有系統需求管理、系統功能測試、日常維護、系統優化、數據轉移的審計和監管，保證文件形成、流轉、保管、利用等功能符合要求，滿足信息化建設需要。

（3）資源管理。第一，基礎設施。提供滿足文件收集、整理、保管和利用的設施設備，以完成文檔日常業務和服務。基礎設施包括文檔管理系統及平臺設備、文檔庫房、保護設備和技術設備等，能夠保證文檔工作系統、安全。第二，人員配備和培訓。相關崗位人員都應履行文件材料處置職責，保證合規合法，保證其能勝任文檔工作。企業應對境外機構員工進行文檔管理知識培訓，定期對從事文檔相關人員提供文檔業務培訓，確保文檔人員了解和熟悉文檔工作依據文件，熟練掌握文檔業務。文檔業務培訓包括保持業務熟練程度和提高業務水平的相關培訓。

參考文獻：

[1] European Guide to good Practice in Knowledge Management-PartⅠ： Knowledge Management Framework[S]. European Committee for Standardization， 2004： 6-8

（作者單位：中廣核工程有限公司）