大數據時代電子文件檔案化過程中需要注意的幾個問題

孫康燕 唐合文 李薇

摘? 要：大數據時代的電子文件數量越來越巨大，其對社會經濟各方面影響越來越大。為了更好地管理與利用電子文件，將其檔案化為電子檔案很要必要。該文從分析電子文件與電子檔案特點出發，論述了電子文件檔案化的必要性以及此過程中需要注意的問題。

關鍵詞：電子文件? 電子檔案? 檔案化

中圖分類號：G272 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）02（a）-0016-03

Abstract： In the age of big data， the number of electronic documents is icreasingly huge， and it has more and more influence on all aspects of society. In order to manage and utilize electronic archives efficiently， it is necessary to archiving electronic documents into electronic archives.Based on the analysis of the characteristics of electronic documents and electronic archives， this paper discusses the necessity of archiving electronic documents and the problems that should be paid attention to in this process.

Key Words： Electronic document; Electronic Archive; Archiving

全球知名咨詢公司麥肯錫曾經說過：“數據，已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素。人們對于海量數據的挖掘和運用，預示著新一波生產率增長和消費者盈余浪潮的到來?！?/p>

現在的社會是一個高速發展的社會，科技發達，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數據就是這個高科技時代的產物。哈佛大學社會學教授加里·金說：“這是一場革命，龐大的數據資源使得各個領域開始了量化進程，無論學術界、商界還是政府，所有領域都將開始這種進程?！?/p>

在此大數據的背景下，檔案界也必須會受到影響，甚至是沖擊。關于大數據與檔案的研究也越來越多。以中國知網（CNKI）作為數據資源庫，用“大數據&檔案”作為關鍵詞對國內大數據與檔案管理相關的研究資料進行篇名檢索，檢索結果為1566條，最早的文獻發表于2012年，近2006—2008年間共發表1156篇，占總文獻的75%。

進入大數據時代，電子文件數量激增?！度珖鴻n案事業發展“十五”計劃》就強調“電子文件發展的趨勢不可逆轉”。在此背景下，該文主要討論電子文件向電子檔案的轉化問題。

1? 幾個相關概念

1.1 檔案

我國的檔案行業標準“檔案工作基本術語（DA T-2000）”將檔案定義為“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”[1]。

1.2 電子文件

國家標準《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）將電子文件定義為“機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄”[3]。

我國的檔案行業標準“電子檔案管理基本術語”將電子文件定義為“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構和背景組成”[3]。

此這兩種定義的主體內容基本相同，但前者的范圍更大，故該文采用此前者定義。

1.3 電子檔案

我國的國家標準“電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894-2016）”將電子檔案定義為“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”[4]。

1.4 電子文件檔案化

根據前面2與3的定義可看出，電子文件與電子檔案兩個概念不是完全等同的。電子文件必須經過完善的歸檔過程處理后，符合相關檔案標準才能稱之為電子檔案。

國家標準“電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894-2016）”將電子文件的歸檔定義為“指將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據管理權限向檔案部門移交的過程”[5]。

筆者把電子文件進行歸檔處理為檔案的過程定義為電子文件檔案化，也就是電子文件檔案化管理。

2? 電子文件檔案化的必要性

雖然電子文件是經過了一定規范化的形成、發展、結果等流程和管理規定，具有真實性、完整性和有效性特點。此類電子文件的流轉具有一定的法律特殊性和保密性。該節從電子文件與電子檔案的主要特點入手來論述電子文件檔案化的必要性。

2.1 電子文件的主要特點

2.1.1 文件格式多樣

電子文件主要來源于辦公自動化（OA）系統與電子政務“E-government”，當前各種系統產生的文件格式不統一，電子文件的制作和儲存方式有許多種。我們常見的有Excel表格樣式、Word文檔樣式、PDF文檔樣式、JPEG圖片樣式等，其存儲和記憶方式也不盡相同，常見的有CD盤刻錄、硬盤（移動硬盤）儲存、網絡云盤等，這就使得電子文件的形式多樣化[6]。

2.1.2 文件易變動

相對于紙質文件來說，電子文件改動非常容易且幾乎不留痕跡。電子文件的改動可分為兩類：一是正常改動，如工作學習經歷發生變化必然導致個人簡歷的變化;二是非正常改動，如為了提前退休把年齡改大。

2.1.3 文件易被破壞

電子文件一般都要依賴于計算機進行讀寫，而計算機非常容易受到病毒感染或攻擊。僅2018年9月，國家計算機病毒應急處理中心共發現病毒7474881個，比8月上升2.5%，新增病毒57926個， 比8月上升2.3%，感染計算機11 559萬臺[7]。

計算機受到病毒攻擊，很容易導致電子文件丟失或失效（變成亂碼文件導致不可讀），也即電子文件被破壞。

2.2 電子檔案的主要特點

2.2.1 原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質特性。檔案管理活動中必須遵循其對以往歷史事實的原始記錄價值為軸心這一基本定律。電子檔案也必須保持原始記錄性。

2.2.2 相對穩定性

盡管電子檔案相對于紙質檔案來說，也容易被修改，但一般情況沒有誰愿意冒著承擔違法成本的風險來修改檔案，因為“檔案法”明確規定，涂改、偽造檔案的要依法追究刑事責任。電子文件的修改就要隨意得多，隨意修改電子文件也不用承擔法律后果，最多只是承擔相關行業或企事業單位內部處罰。所以，相對于電子文件來說，電子檔案具有相對穩定性。

2.2.3 法律證據性

張勁松等認為檔案的本質是信息，檔案的法律證據作用的本質是檔案內容信息的原始性[8]。

而電子檔案的原始憑證性與紙質檔案一樣，故電子檔案也應具有法律證據價值，即具有法律證據性。

關于電子檔案證明力認定相關的法規有40多部，對電子檔案證明力認定有直接規定也有間接規定[9]。

根據以上特點分析可知，電子文件很有必要經過歸檔過程處理為檔案，亦即電子文件檔案化。

3? 電子文件檔案化過程中需要注意的幾個問題

3.1 建立元數據

根據定義可知，電子文件主要是在工作中形成的不同形式的信息記錄，它們都是在處理某一事務中形成的。如“總局文件20190410.pdf”這樣的電子文件名如果直接歸檔，顯然是不符合要求的。要將此文件有關的背景信息和元數據與其一起歸檔保存，這樣才能很清楚地標明證明這份文件的下發時間、審批領導、辦理單位及辦理結果等?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894-2016）》把“元數據”明確定義為“描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據”。在建立元數據時要注意按照一定標準規范，這對電子檔案的憑證作用也要重要價值。

3.2 保護電子檔案的真實性

相對于紙質文件來說，電子文件很容易被修改，故其檔案化過程中要特別注意在保證其真實性上下功夫，否則其很容易喪失保存價值。保護電子檔案的真實性， 也是電子文件檔案化中必須面對與解決的一大難題。

從技術上來說，可通過電子認證來保護電子檔案的真實性，時間戳、數字簽名、區塊鏈等都是保證電子檔案真實性的認證技術。我國于2005就頒布了“電子簽名法”并于2015年修正。此法律確定規定了電子簽名具有與手寫簽字或蓋章同等的法律效力，電子文件與書面文書一樣具有同等法律效力。數字簽名在國外已有較好的應用先例。德國明確要求電子文件在進行歸檔時， 必須進行電子簽名的更新， 加上新的有效的簽名，才可以長期保存[10]。最高人民法院于2018年9月6日發布《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》，第一次以司法解釋形式對可信時間戳及區塊鏈等固證存證手段進行法律確認，這意味著電子固證存證技術在司法層面的應用迎來重要突破[11]。

3.3 確保電子檔案的管理安全

在電子文件檔案化為電子檔案后，需要與管理紙質檔案一樣，嚴格執行相關歸檔標準和管理制度。此外，還需要根據電子檔案的特點來建立完善的管理系統，這可使得以后對電子檔案進行內容補充、載體更換、檔案拷貝和數據監測等操作時留下詳細的記錄，做到對電子檔案全程進行監控針對電子檔案管理人員，還需要加強職業素質及道德素質教育，增加守法意識，特別要加強對保密法與檔案法的學習、遵守。在電子檔案的使用過程中要對相關人員嚴格審核，利用過程中按相應的程序進行。

另外，還需要從技術上保證電子檔案的安全，相應的技術有加密、數據封裝、數字水印、訪問控制、防火墻、文件備份和災害恢復等技術。

電子檔案的極小過失就可能造成非常嚴重的后果。例如，2007年英國皇家稅務及海關總署在郵寄過程中丟失了兩張重要的數據光盤，其中包括約2500萬人的個人資料和銀行信息，致使近一半的英國人面臨受欺詐的危險，英國稅務署長也因此辭職[12]。

4? 結語

在大數據背景下，電子文件數量越來越巨大，對電子文件的管理也越來越重要。其中電子文件檔案化為電子檔案，對于規范管理與有效利用很有必要。在電子文件檔案化過程中，要特別注意根據相關規范標準建立元數據，通過相關技術與法規、管理制度等來確保電子檔案的真實性以及電子檔案的安全。

參考文獻

[1] DA T-2000，檔案工作基本術語[S].

[2] GB/T29194-2012，電子文件管理系統通用功能要求[S].

[3] DA/T 58-2014，電子檔案管理基本術語[S].

[4] GB/T 18894-2016，電子文件歸檔與電子檔案管理規范[S].

[5] GB/T 18894-2016，電子文件歸檔與電子檔案管理規范[S].

[6] 焦丹瓊.淺談電子文件對檔案管理工作的利與弊[J].教育教學論壇，2018（48）：17-18.

[7] 李冬，張宇晴.2018年9月計算機病毒疫情分析[J].信息網絡安全，2018（11）：89.

[8] 石家莊市鋼鐵有限公司電子檔案課題組.電子文件歸檔及法律證據作用探索[J].檔案學研究，2000（3）：35-38.

[9] 陳柳青.電子檔案證明力研究[D].福建師范大學，2015.

[10] 穆林.德國電子文件管理和歸檔標準——DOMEA[J].檔案學研究，2007（3）：57-60.

[11] 最高人民法院.最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定[EB/OL].（2018-09-13）[2019-04-08].https：//www.splcgk.court.gov.cn/gzfwww/sfjs/details？id=ff808081635e1e190165d117a4bb24ae.

[12] 黃念.英國：小光盤遺失大部長丟官[J].中國社會保障， 2008（1）：34-37.