李俠
【摘要】檔案管理信息化是數(shù)字時代化工企業(yè)檔案管理工作的主流趨勢?;诖?,本文分析了數(shù)字化時代化工企業(yè)檔案管理工作的特點,并結(jié)合筆者在青海鹽湖工業(yè)股份有限公司的工作實踐,提出了紙質(zhì)檔案數(shù)字化、加大軟硬件設(shè)備投入、完善管理制度、信息安全管理這些數(shù)字化時代化工企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化策略。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化時代? 化工企業(yè)? 檔案管理
引言:現(xiàn)階段,信息技術(shù)迅速發(fā)展,且在多個行業(yè)得到了較好應(yīng)用,對化工企業(yè)的檔案管理工作產(chǎn)生了一定沖擊。特別是在無紙化辦公深入推行的當(dāng)前,依托數(shù)字化、信息化技術(shù)進(jìn)行化工企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新改革是必然趨勢。利用數(shù)字化檔案管理,能夠提升化工企業(yè)檔案管理工作的效率效果,為形成科學(xué)決策、更好發(fā)展提供支持。
一、數(shù)字化時代化工企業(yè)檔案管理工作的特點分析
第一,呈現(xiàn)信息化發(fā)展趨勢。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,普遍使用了人工管理的方式完成。而在數(shù)字化時代背景下,使用信息技術(shù)完成檔案管理成為主流趨勢。依托信息化手段,能夠提升化工企業(yè)檔案信息整理、編排與管理工作的效率效果,避免人為操作失誤的發(fā)生,促使檔案管理工作水平得到整體性增高,推動化工企業(yè)更好發(fā)展。
第二,管理流程更加規(guī)范。誠然,人工管理也能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性,但是卻無法確保檔案管理流程的規(guī)范。而依托信息化手段就能夠解決這一問題,推動化工企業(yè)檔案管理流程向著規(guī)范化的方向發(fā)展。此時,電子檔案成為檔案管理的主流,使用相應(yīng)管理系統(tǒng),就可以在提前設(shè)定的流程支持下完成管理。
二、數(shù)字化時代化工企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化策略探究
(一)加強紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化
在數(shù)字化時代背景下,使用電子檔案進(jìn)行保存與應(yīng)用是化工企業(yè)檔案管理工作的必然選擇,為了實現(xiàn)這一目標(biāo),需要推動企業(yè)中的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化、電子化的方向轉(zhuǎn)化。此時,除了要對新產(chǎn)生的檔案、文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化之外(也就是使用加大電子檔案的使用力度,推行無紙化辦公),還要對企業(yè)中原有的檔案文件展開數(shù)字化。
對于化工企業(yè)來說,由于長時間運營,產(chǎn)生的歷史檔案文件相對較多,且復(fù)雜程度較高,因此落實數(shù)字化轉(zhuǎn)化具有一定難度。筆者認(rèn)為,可以將原有紙質(zhì)檔案依托重要程度、使用頻率等因素劃分為不同的等級,優(yōu)先落實高等級的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化,然后逐級完成其他紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化,最終保證化工企業(yè)中具有的紙質(zhì)檔案文件全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。在此過程中,必須要重點保證電子檔案與原始紙質(zhì)檔案信息一致,其中的信息內(nèi)容全面、真實、完整??梢允褂脪呙璧姆绞酵瓿杉堎|(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,避免人工錄入錯誤的出現(xiàn)。
(二)加大電子檔案管理軟硬件設(shè)備投入
為了實現(xiàn)電子檔案的有效管理,促使化工企業(yè)檔案管理工作由“雙套制”(即“電子檔案+紙質(zhì)檔案”)逐漸轉(zhuǎn)向“單套制”(即僅使用電子檔案),滿足數(shù)字化時代背景對化工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實要求,需要進(jìn)一步加大對電子檔案管理軟硬件設(shè)備的投入。此時,要重點配置計算機、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備,為電子檔案形成與紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化提供硬件設(shè)備支持。
在此基礎(chǔ)上,要重點展開電子檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。筆者認(rèn)為,檔案管理系統(tǒng)(E6)在化工企業(yè)電子檔案管理中發(fā)揮出較高的優(yōu)勢。在該檔案管理系統(tǒng)中,包含著在線錄入和離線客戶端錄入兩種錄入模式。對于在線錄入來說,其需要連接化工企業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng),并在完成身份認(rèn)證后實現(xiàn)錄入,不需要反復(fù)導(dǎo)入數(shù)據(jù);對于離線客戶端錄入來說,可以使用安裝Excel和ERMS離線客戶端的計算機設(shè)備進(jìn)行錄入,不需要展開身份驗證,但是要落實數(shù)據(jù)信息的多次導(dǎo)入導(dǎo)出。依托這兩種電子檔案信息導(dǎo)入模式,極大的提升電子信息導(dǎo)入的便捷性,為化工企業(yè)電子檔案管理工作提供了更為全面、充足的檔案信息,支持相關(guān)管理工作的有效落實。
(三)完善管理制度
化工企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點與實際情況,設(shè)置合理的檔案管理制度(特別是有關(guān)電子檔案管理的制度要求)。在制度中,需明確規(guī)劃檔案管理以及技術(shù)管理人員的職責(zé)范圍;確定檔案管理的主管部門、業(yè)務(wù)流程與要求;設(shè)定檔案文件資料采集、移交、歸檔、借閱等多個環(huán)節(jié)的具體要求。同時,可以引入責(zé)任制度,確保檔案管理制度得到嚴(yán)格落實,保證檔案管理各個環(huán)節(jié)展開的及時性,維護(hù)檔案資料的完整性、真實性。
另外,筆者認(rèn)為,還應(yīng)當(dāng)在化工企業(yè)中建立檔案管理人員的績效考核制度。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化、電子檔案管理效果、參與培訓(xùn)積極性等指標(biāo)納入考核機制中,并將其與責(zé)任制度、獎懲制度相掛鉤,提升檔案管理人員的工作積極性,最大程度的保證管理制度切實執(zhí)行。
(四)引入信息安全管理技術(shù)
數(shù)字化時代背景下,電子檔案是化工企業(yè)檔案管理的主流趨勢,但是,其各個環(huán)節(jié)中均具有信息遭到篡改、丟失的隱患,需要重點處理?;诖?,必須要引入信息安全管理技術(shù),強化化工企業(yè)電子檔案的安全管理。例如,可以引入權(quán)限管理技術(shù),避免未授權(quán)的人員非法登錄檔案管理系統(tǒng)中,并對檔案信息進(jìn)行編輯與提取;可以引入內(nèi)外防火墻技術(shù),使化工企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)有效隔絕的同時,維護(hù)系統(tǒng)環(huán)境的穩(wěn)定性,防止系統(tǒng)受到攻擊或非法入侵;可以引入數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù),在系統(tǒng)硬件損壞的情況下,依舊能夠順利恢復(fù)、提取有關(guān)檔案信息;可以引入病毒查殺技術(shù),保證電子檔案不被病毒感染。
三、總結(jié)
綜上所述,在數(shù)字化時代背景下,電子檔案是化工企業(yè)檔案管理中的主要內(nèi)容,實施檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢。通過加強紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、加大電子檔案管理軟硬件設(shè)備投入、完善管理制度、引入信息安全管理技術(shù),提升了化工企業(yè)檔案管理工作的效率效果,實現(xiàn)了檔案管理的工作升級。
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