城市建設檔案安全問題探討

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，城市化建設步伐越來越快，城市建設檔案作為記錄城市建設發展軌跡的重要資料，可以為城市的擴建新建、維護搶修以及改造更新等提供重要的幫助。而在城市建設檔案管理中，保障城市建設檔案的安全是重點工作內容，始終貫穿于整個檔案管理工作。基于此，本文就簡單探討了城市建設檔案安全問題，以供相關人士參考。

關鍵詞：城建檔案;安全問題;改進策略

在城市建設檔案管理的工作中，管理人員要嚴格按照相關的規定與要求，做好建檔、入檔、保存、調檔，防火、防潮、防塵以及防盜等防護工作，保證城市建設檔案的安全和完整。對此，檔案管理部門及工作人員要先深入分析當前城市建設檔案管理中存在的安全問題，并結合實際情況采取有效的措施予以改進與完善，最大限度確保城市建設檔案的完整與安全，充分發揮檔案管理工作的價值。

1 城市建設檔案工作存在的安全問題

城市建設檔案工作存在的安全問題主要由兩個方面構成，一是來自建設施工單位，二是城市建設檔案管理單位，具體如下：

1.1 部分建設單位對檔案管理缺乏重視，影響檔案的真實和完整性

部分城市建設單位的領導從思想上缺乏對檔案工作的重視，主要體現在工程檔案管理工作的制度、人員、物力和財力支持力度不足。一是，一些建設單位在檔案管理隊伍建設方面存在問題，雖然有專職、兼職的檔案管理人員，但并不具備扎實的檔案管理知識與能力，也缺乏較強的責任心。二是，部分承建單位在工程建設的過程中，將更多精力放在了工程質量與工程進度上，忽視了檢查監督工程資料的收集與匯編。往往都是在建設完成后采用東拼西湊的方式來應付這項工作，這對工程檔案資料的真實性、完整性產生了比較大的影響[1]。

1.2 城市建設檔案管理單位工作中存在的安全問題

第一，在建檔時容易出現遺漏。在一些規模較大、工期長的大型城建工程項目中，主體工程和配套工程往往都是由不同的單位來承建的，這樣就會造成城建檔案比較分散，需要檔案管理人員花費較多時間和各單位對接，在接收和建檔的過程中容易出現遺漏，尤其是配套工程的檔案資料。第二，在入檔時缺乏檢查。個別管理人員對施工單位報送的資料未能進行嚴格的檢查和指導，一定程度上影響工程的竣工驗收。第三，檔案保存時管理不盡科學。總體來說，在檔案保存中，管理人員在整理、錄入、裝訂、上柜、借用等方面基本上沒有什么問題，但也存在部分管理人員自己拿了檔案不放回原處、借出去檔案不登記、出了倉庫不知道檔案去向、缺乏記錄跟蹤導致遺失檔案等問題，這一點在安全問題中最為突出。第四，檔案庫存在一定的安全隱患問題。部分城市建設檔案館在庫房建設上存在一些不足，尤其是防火、防潮、防盜以及防蟲等安全設施缺乏，存在明顯的安全漏洞。第五，在調檔時由于信息化管理水平不足存在安全問題。個別城市建設檔案館在調檔時信息化的管理水平不足，一方面，缺少專業的信息化管理人員，仍較多的采用傳統管理方式，容易造成調出的紙質檔案的丟失;另一方面，信息化系統的安全防護工作還不到位，尤其是硬件、軟件的安全檢測與升級更新方面，容易受到病毒、木馬等攻擊，導致部分資料在調動中中病毒或丟失。

2 加強城市建設檔案安全保障工作的建議

2.1 提高思想認識，加強領導

首先，無論是城市建設的承建單位還是有關的管理單位，都應該認識到城建檔案工作的重要性，并組建由主要領導掛帥的檔案工作領導小組，積極借鑒其他單位的優秀經驗，做好工程檔案的管理工作。其次，要明確保障城建檔案的安全與完整是整個檔案管理工作的重點內容，并能夠意識到這關系著本單位的管理水平與形象[2]。最后，在認識到城建檔案安全保障工作重要性的前提下，認真分析當前城建檔案管理中存在的問題，采取有效的措施來強化城建檔案的安全管理工作。

2.2 重視管理人員的培訓工作

城建檔案管理的過程中，管理人員的綜合素質水平高低，會在一定程度上影響到城建檔案安全保障的水平。為此，首先針對目前存在的城建檔案管理人員綜合素質水平參差不齊、人員配備不足等問題給予解決。其次，城建工程主管單位要對部分不重視城建檔案管理工作的單位加強監督，并指導他們可以采取有效的措施做好檔案的安全管理工作，安排專職與兼職人員負責工程建設檔案。不過，在他們上崗之前都需要接受相應的專題培訓，包括工程檔案資料的收集、整理以及保管等工作，確保他們具備良好的安全管理意識與責任意識，以此促進城建檔案管理工作的有序開展。

2.3 加強檔案安全基礎設施建設

城建檔案是城市擴建新建、維修搶修的重要參考依據，安全管理上一旦發生問題，就會給相關工作的開展帶來極大的難度，浪費不必要的資源。所以，在城市建設檔案管理工作中，一定要時刻保持一絲不茍的工作態度，不能有絲毫的松懈。其中保障檔案安全的重要前提是完善庫房及其安防設施的建設，首先檔案庫房應該按照相關的配置標準規范進行建設。其次，要針對不同地區的氣候條件，做好溫度的控制工作，同時應該放置必要的化學藥物，來提升防霉、防潮、防蟲等工作質量。在現代科學技術的快速發展下，還應該積極引進更多先進的設備，如閉路視頻監控、煙感探測器、紅外探測器等，最大限度確保城建檔案的安全與完整。

2.4 完善檔案管理制度

在城建檔案管理工作的開展過程中，還需要建立健全安全管理制度，確保檔案安全管理的有序進行。一是，要構建內部管理制度，明確檔案管理過程中相關的責任，并將檔案安全管理與各部門的績效考核相結合。二是，對承建單位工程檔案管理工作的有效開展也要建立相應的管理制度。工程招標的時候，就應該向承建單位明確，工程建設的過程中包括工程檔案，并確定工程檔案的時間進度、具體內容和質量要求等，要求承建單位可以安排具備檔案管理能力的人員來負責這項工作;同時，要對不履行工程檔案工作的后果進行明確。為了可以保證承建單位在工程建設中可以做好工程檔案管理工作，工程主管單位要不定期檢查承建單位工程檔案管理工作的落實情況，并給予一定的指導[3]。三是，要建立檔案安全管理中可能出現的突發事件，要有制定完善的應急預案，最大限度減少突發事件對檔案造成的損害。

2.5 提升城市建設檔案的信息化管理水平

在現代社會的發展過程中，信息技術在各領域中的應用已經非常普遍，并起著十分重要的作用。城市建設檔案的管理也應該不斷加強信息化管理的水平，一方面要切實做好數字化檔案的歸檔分類、目錄和檢索體系;另一方面則是要做好數字化檔案的安全備份和檔案信息化系統的安全防護，避免在檔案信息化管理過程中出現安全問題。

3 結束語

綜上所述，為了能夠最大限度保障城市建設檔案的安全與完整，相關部門與管理人員要從實際出發，提高對城建檔案管理工作的認識，在分析當前城市建設檔案管理中存在的安全問題基礎上，制定出提高檔案管理水平的有效措施，確保檔案管理的效果，從而可以為城市的長遠發展提供重要的檔案資料。

參考文獻

[1]周耿妹.城市建設檔案安全問題研究[J].中國檔案，2017（10）：62-63.

[2]寇京萍.城市建設檔案管理問題及對策探討[J].城建檔案，2018（3）：49-50.

[3]劉婷.城建檔案利用中存在的問題及對策研究[D].安徽大學，2013.

作者簡介

黃小玲（1981-），漢，高州市城市建設檔案館，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。