內部控制視角下合同生命周期管控問題及對策探討

摘要：現代企業的經濟活動往往都是以合同的形式展開，合同管理是企業生產經營活動管理的核心組成部分，與此同時，伴隨著市場競爭壓力的不斷加劇，要想切實的提升企業競爭力，一定要加強企業的內部管理控制。因此，本文從內部控制視角出發，詳細闡述生命周期管控的相關理論，介紹了合同生命周期的概念、內涵以及重要性，合同生命周期的完成不僅有助于縮短事項周期，同時還有助于企業內部控制和風險管理，分析合同生命周期管控中存在的問題，并深入剖析產生這些問題的原因，從內部控制視角下提出防范合同生命周期風險的對策與建議。

關鍵詞：內部控制;合同生命周期;風險防范

中圖分類號：F275文獻識別碼：A文章編號：

2096-3157（2020）05-0061-02

一、合同生命周期管控的相關理論

1.合同生命周期的概念

合同生命周期是指借用生物體生命周期這一特點來形象劃分合同的各個階段，并按照每個階段特點與要素的不同，對合同相關事務、節點實施有效針對性的管理。合同生命周期將從五個階段來論述合同的管理，分別包括合同機會階段、合同商談階段、合同簽訂階段、合同履約階段以及合同結束階段。

2.合同生命周期的內涵

（1）合同機會階段。合同機會階段主要是指發現合作機會，為公司業務拓展尋找機會，做好合同正式開始前各項準備工作，合同機會階段是整個合同生命周期的基礎，如果沒有任何合同機會，就別談后面的一系列環節。從市場中尋找機遇，發現機會，展現競爭優勢，奠定企業長遠發展基礎。

（2）合同商談階段。合同商談階段就是指雙方進行業務商談，最終達成一致滿意，做出合作決策，最終簽訂合作合同。在這個階段主要是需要對合作方進行全方位的考量，包括企業自身的實力、企業的地位、企業的上下游等，從而在商談中爭取有利條件。

（3）合同簽訂階段。這一階段就是合作雙方就商談一致的內容簽訂書面的合同文件，確保后續合作穩定進行。在這個過程中需要對合同的條款、法律規定、合同內容的完善性等進行再三確認，避免因疏忽大意對后期長期合作帶來不利影響。

（4）合同履約階段。合同履約階段就是執行與實施合同，合同簽訂當事人根據合同的相關條款實施，從而得到最終相應的結果。這一階段也是合同管理的重要環節，所有合同預期想要達到的效果都應該在這一階段實施，因此要從整體的角度對合同進行管理，而不能夠單一片面的開展合同管理工作。

（5）合同結束階段。合同結束階段就是指各項合同事項均已實現，合同終止，需要對合同所涉及到的資料進行歸檔整理，并開展合同評價工作，從而實現合同生命周期過程的閉環管理。

3.內部控制視角下合同生命周期管控的重要性

內部控制就是指企業為了能夠提升企業效益，達成企業目標，而實施的一系列制約、管理、調控的措施。一般來說，內部控制包含五個基本要素，如內部環境、風險評估、風險控制活動、信息溝通、內部監督等。從內部控制的視角出發加強合同生命周期管理，能夠有效的完善內部管理環境以及風險控制要素，最終達到企業發展的目的。

（1）縮短事項周期。如今，伴隨著企業競爭壓力的不斷加劇，市場上對企業的反應速度與生產經營效率提出了更高的要求。如果能夠加強合同生命周期管控，就能夠縮短具體執行的間隔時間，從而提升企業的經營效率，使得企業有更多的時間尋找更多的合同機會，從而實現合同閉環發展。

（2）加強內部控制，降低合同風險。明確梳理合同生命周期各個階段，從而能夠發現合同個周期所遇到的種種風險，針對具體的風險因素與產生風險的原因進行針對性的強化管控，加強內部控制，從而進一步降低合同執行的風險，確保合同最終目的得以實現。

二、合同生命周期管控中存在的問題

1.缺乏對合同管理的重視

由于我國市場化進程相對較晚，在計劃經濟時代，對合同的重視程度并不高，由此導致了現在許多企業并不具備完善的合同管理流程，尤其是對合同履行、變更等，缺乏足夠的管控，甚至還有許多企業過于重視合同中價格的部分，忽視合同中可能存在的法律條款風險，導致合同糾紛案頻繁發生，卻又找不到任何保護的法律依據。從內部視角來看，由于缺乏對于合同管理的重視，導致企業內部控制往往會出現問題，對企業管理造成非常不利的影響。

2.缺乏完善的合同管理理念

一方面，企業在開展合同管理的時候，缺乏全過程合同管理的理念，大部分只有項目合同管理的時候才會涉及到全過程管理，會結合合同生命周期各個節點進行管理，包括合同的準備、正文的起草擬定、審查審批、簽字備案等。然而在面對普通合同的時候，并沒有充分重視合同管理全過程，往往比較重視合同訂立過程中出現的相關事務，會忽視合同履約各個環節的管理工作。另一方面，企業缺乏多層次合同管理理念，目前許多企業在設置組織架構的時候往往是根據職能分工而來的，相對應的，合同管理也要依據企業職能分工的不同實施分塊管理。由于企業缺乏多層次合同管理經驗，往往只有自身項目部負責合同的全過程管理，缺乏企業其他職能崗位的主動配合。

3.缺乏專業的合同管理人才

由于合同管理工作非常復雜，不僅僅涉及到某一板塊的業務，往往會與企業業務、法律、技術等都有一定的關系，因此在進行合同管理的時候必然需要專業性的人才，要求合同管理人員對項目運轉、法律條款等相關知識都要熟悉，能夠應對合同管理中出現的各個問題，當前我國許多企業往往缺乏專業的合同管理人才，都是依賴企業各個部門分開管理，影響了企業整體合同管理水平。

三、合同生命周期管控存在問題的原因分析

1.外部因素

從外部大環境來看，首先，由于我國有著悠久的計劃經濟背景，在過往的經濟體系中缺乏對于合同的重視，許多交易甚至不需要簽訂合同就能夠實現，從而導致合同管理意識欠缺，隨著市場經濟的發展，伴隨著“項目”管理應用的深入，合同管理意識才開始崛起，因此許多企業并沒有能夠及時轉變自身的觀念，也缺乏支持自身觀念轉變的技術條件，缺乏各種合同管理的程序軟件。其次，從我國有關合同管理的法律體系來看，法律體系結構不是很完整，存在嚴謹不足的情況，在出現各類型合同糾紛時候，執行度往往無法達到預期的效果。最后，由于我國整個外部環境缺乏對于合同管理的重視與認可，導致在培養合同管理專業化人才方向起步較晚，無法適應市場快速發展的需求，不能夠滿足企業用人單位的個性化需求。

2.內部因素

從內部角度出發，企業大部分都是趨利性，最終目標是為了能夠實現企業效益最大化，因此在面對企業合同管理的時候往往過于側重于合同商談里面價格的部分，更多的是考慮自身利益，在合同訂立后，履約階段就過早將精力投放至下一個合同機會，缺乏對合同履約以及后期管理的重視。這種領導層面的忽視導致大部分企業呈現出“利益為上”的經營模式，往往忽視了合同中存在的各項風險因素，最終對合同的執行造成不利影響。

四、內部控制視角下合同生命周期管控的改善對策

1.加強對合同管理的重視

第一，從企業內部出發，切實開展合同管理意義探究會，開展合同管理各項工作，注重企業合同管理的全過程，可以有適當的重心傾斜，注重合同機會的開拓，但是依舊要注重合同管理其他階段。第二，加強企業多層次合同管理建設，有相應的職能機構來分別進行合同管理，加強各部門之間的溝通與交流，對合同簽訂前期的審查審批工作而言，由技術本門負責審查審批合同中與技術有關的內容，由法律部門負責審查合同中與法律有關的內容，由財務部門負責審查合同中與收付條款有關的內容，通過構建多層次的分工審查機制，進而降低合同的風險。

2.完善合同管理理念

首先，推廣合同使用范本，規范合同的編制，針對企業內部各項業務，如采購、招標、軟件開發、廣告服務等制定多個標準合同范本，通過這一行為有助于企業在合同準備期間規范的起草合同，確保合同的質量，防范一些操作性風險，同時還可以免除合同律審等流程的規定，進而提升合同管理的效率。其次，加強合同履約計劃管理，實施關注合同的動態，對合同進行分類管理。以企業采購為例，一是編制并移交相應的合同履約計劃，在完成相應合同后根據貨款、維修保質期等各項重點履約項目進行預估，在此基礎上進行風險提示，并開展后續的管理監督評價工作;二是執行動態管控履約計劃，許多合同并不是一筆的交易，而是一個長期的來往過程，在管理這類合同的時候可以要求供需及采購三方實現信息的動態交互，可以很好地對各方服務進行監管。最后，加強合同的分類管理，對于一些正常履約的合同，一般不需要花費過多的時間與精力，對這類合同實施常規管理即可;對于一些出現“關注”亮黃燈預警的合同，合同經辦方需要盡快了解履約進度，并發現影響合同進度的問題，提醒各方注意，盡快落實;對于出現“滯后”亮紅燈警告的合同，合同經辦人在了解具體情況后，需要及時組織合同所涉及的各方溝通解決問題，必要時候采取合同變更手段，避免企業遭受不必要的損失。

3.加快合同管理人才建設

合同管理工作自身具有復雜性、專業性等特點，因此在實際業務中急切的需要與之有關的管理人才。在這一點就必然需要加強合同管理人才建設，從大環境出發來說，可以在高校開展相應的學科建設，提供合同管理專業性知識的學習;從企業內部來看，一定要加強企業內部培訓，從企業內部挑選人才，組建專門的合同審查管理部門，由其負責合同管理的全方位工作。

五、總結

當今社會是契約社會，是合同社會，企業的各項生產經營活動都需要通過合同體現出來，因此合同管理對于企業來說非常重要，一個企業的合同管理水平極大地影響了企業的經濟效益。本文從合同全生命周期角度出發，深入了論述了內控視角下合同全生命周期管理的優化策略，希望能夠切實的為企業合同管理獻言獻策，促進企業長遠發展。

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作者簡介：

王立花，供職于南京邦泰企業管理有限公司。