檔案信息化建設存在問題的研究及優化措施探究

賴素媛 金艷

摘 要：依托于先進信息技術與互聯網技術的進步，近年來我國各行各業均得到迅速發展。檔案是人類在各種社會活動中形成的具有保存價值的、形式多樣化的原始記錄，是寶貴的資料資源。新時代背景下，基于“互聯網+”的要求，檔案信息化建設不斷加快，但就現階段來說，由于受到多方面因素的影響，檔案信息化建設過程中還存在著一些問題，需給予高度重視，并要采取有效的措施予以解決。文章對檔案信息化建設存在的問題進行了分析，并提出了檔案信息化建設的優化措施，希望可以為促進檔案信息化建設進程的加快做出一定貢獻。

關鍵詞：檔案;信息化建設;問題;優化措施

黨的十九大報告中指出，要貫徹新發展理念，建設現代化經濟體系，推動實體經濟與大數據、互聯網、人工智能的深度融合。這就為我國檔案事業指明了發展方向，同時也是檔案工作的行動指南。這樣的背景下，應遵循“互聯網+”的要求，加快檔案信息化建設，應用現代信息技術，深層次地開發、利用檔案信息資源，樹立檔案信息共享理念，采取有效的措施、先進的技術，構建檔案信息資源共享平臺，實現檔案的信息化、網絡化、數字化。

一、檔案信息化建設的意義

新時代下，隨著信息技術的廣泛應用，各行各業均走向了信息化、網絡化、數字化發展之路。檔案是一種歷史價值、現實價值兼具的重要資源，是社會經濟發展過程中的一種戰略性生產要素。當今信息化社會背景下，我國檔案事業蓬勃發展，數字信息的產生與應用，對檔案工作帶來了深遠的影響，不僅改變了檔案信息資源的保存方法，使檔案信息資源能夠以數字化的形式存儲起來，也使社會活動的記錄與讀取方式發生了根本性的轉變。檔案信息化建設，是使檔案工作實現與大數據社會連通、與智慧城市對接、融入現代生活、參與社會發展與國民經濟發展的重要策略，有利于使檔案工作更好地適應外部環境變化，并可以充分發揮檔案工作的作用，促進各行各業的進一步發展。

二、檔案信息化建設存在問題

1.法律法規存在問題。檔案信息化建設的涉及范圍較廣、影響力較大，是一個系統的、復雜的、龐大的社會工程，營造一個健全的、完善的法制環境，可以為檔案信息化建設提供有效的保障，也是檔案資源實現有效整合、信息資源共享的前提。《檔案法》的制定與執行，為檔案工作提供了法律依據，其中明確指出，國家檔案館滿30年后，其保管的檔案要向社會開放，其中文化類檔案、技術類檔案、科學類檔案以及經濟類檔案，向社會開放的期限可少于30年，而涉及重大利益、國家安全及其他到期不宜開放的檔案，向社會開放的期限可多于30年。由于無具體實施細則，導致其可操作性不足，對檔案信息化建設帶來了一定的阻礙，尤其是對成果共享產生嚴重影響。

2.體制機制存在問題。對我國檔案工作的實際情況進行分析發現，檔案管理體制長期存在分割狀、條塊化的現象。針對同類型檔案館，缺乏有效的、統一的領導，各檔案館之間雖然也有一些協作，但缺乏系統間的橫向聯合，導致檔案信息建設中存在著標準多樣化、進度差異化、支撐力不足以及共享難度大的問題，給檔案信息建設帶來了一定的阻礙。

3.信息安全體系脆弱。當今時代背景下，網絡走進了千家萬戶，不管是政府部門，還是各種社會組織，或者是個人，均可以在網絡上發表自己的觀點、傳播信息，這在給人們提供極大便利的同時，也無疑帶來了信息安全風險。只有確保檔案信息的真實性、準確性，才能保證檔案的價值，基于此，進行檔案資源共享的過程中，在“度”與“面”方面，均要嚴格把控。但是，在隱私與知情、保密與開放未能明確界定的情況下，檔案資源共享的相關工作便難以展開。檔案開放共享存在滯后性，而當今人們對檔案資源利用的需求不斷提高，兩者之間的矛盾越來越突出。

三、檔案信息化建設優化措施

1.檔案主管部門加快角色轉變。檔案信息化建設中，一項重要任務便是實現檔案信息資源的共享，其前提在于實現檔案的數字化。現階段，檔案信息數字化標準不統一、實用性不高、通用性不強，是阻礙檔案信息資源共享的主要因素。其原因在于，檔案信息化建設過程中，檔案主管部門長期缺乏系統的培訓與指導，同時對檔案服務機構的監管力度不夠，檔案從業人員整體業務水平偏低。面對這樣的情況，新形勢下，檔案主管部門應加快角色轉變，由保姆型角色、標準的接受者轉變為指導型角色、標準的制定者，同時在角色轉變過程中實現檔案管理水平的不斷提升。檔案主管部門應為檔案服務機構提供業務指導、加大檢查力度，針對檔案工作制定科學、合理、可行的標準規范，供檔案服務機構參考，加大對檔案服務機構的監督與管理力度。

2.完善相關法律法規。檔案信息化建設中，法律法規的完善，可以為相關工作的開展提供有效的依據與法律方面的保障。面對這樣的情況，國家及有關部門，應加快對檔案信息化建設相關法律規范及技術標準進行完善與健全，并以法律的形式，引導各級檔案館、各類檔案館運用先進的信息技術，來采集數字檔案信息、存儲數字檔案信息、管理數字檔案信息，利用各種網絡平臺，為人們提供公共檔案信息服務。針對檔案信息化建設、檔案數字化發展，我國近年來頒發了諸多文件，如國家檔案局的《數字檔案館建設指南》、《電子文件管理暫行辦法》等，對數字化檔案制定了明文規定。同時，檔案信息化建設中，若想要實現檔案信息資源共享，不可避免地會涉及到知識產權，為了確保檔案信息的安全，應完善數字化檔案知識產權方面的法律法規，規范檔案管理，合理分類，對于不同種類的信息，如社會共有信息、個人著作信息等，應建立不同數據庫。

3.加強檔案隊伍建設。檔案信息化建設過程中，當務之急是建設一支業務能力強、具有法制觀念的檔案隊伍。在檔案工作開展過程中，檔案工作人員對檔案的保密工作、開放利用等負有直接責任，因此，必須具備良好的業務能力與法制意識，同時在檔案信息化建設逐漸深化的當下，這種能力尤為重要。面對這樣的情況，檔案工作人員應積極學習相關法律法規，尤其是關于檔案信息公開、保密的相關規定，實現依法行政能力增強，且要正確履職、善于分析問題。檔案部門應采取有效的措施，多方位、多層次地創造條件，來培養、吸引更多的業務能力強、具有法制觀念的檔案人才，推動檔案工作的專業化、法制化，并為推動檔案信息化建設提供良好的人力資源支持。

4.檔案工作貼近民生。從一定角度考慮，檔案工作也是一項民生工作。如今檔案工作不斷發展，人們對檔案的需求模式、需求量出現了明顯的改變，這樣的背景下，檔案管理部門，應將人們的實際需求當作出發點，對傳統檔案服務方式、檔案管理模式進行改變，打破舊常規、樹立新思維、開拓新局面，促進檔案工作的持續發展。檔案管理部門應轉變傳統理念，創新服務方式，即由以往的依賴性、封閉型、經驗型朝著自主性、開放型、探索型的方向轉變。要擺脫傳統理念的桎梏，扎實做好檔案服務工作，使檔案工作貼近民生，用優質的檔案服務來惠利于民、取信于民。

5.保障檔案信息安全。切實確保檔案信息的安全性，是檔案信息化建設過程中需要充分考慮的問題。首先，應提高檔案工作人員對檔案信息安全的重視，提高信息安全意識，在日常工作中具備良好的警覺性，自覺采取有效措施規避信息安全問題。其次，當今信息時代背景下，檔案信息的整合、共享，均是在互聯網環境之中進行，眾所周知，互聯網具有明顯的開放性特征，基于此，必須采取有效的技術措施，確保檔案信息安全。針對數字化檔案，目前國內多采取防火墻技術、認證加密技術等來實施保護，但卻無法抵御全部病毒的入侵，且這些技術還是依賴于芯片進口，成本相對較高。基于此，應加大技術研發，采購檔案系統的時候，堅決選擇正版系統。同時，加大自主研發力度，擺脫對第三方企業核心軟件或者是硬件的依賴，針對信息泄露、秘鑰加密、身份識別、安全評測等技術，構建有效的、規范的保障體系，定時對檔案系統進行備份，并選擇最安全的信息載體，科學地對其保密程度、保存年限進行分類。應加大信息安全方面的法律法規建設，對網絡中的信息行為進行規范與約束。只有確保檔案信息的安全，才能更好地推動檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。

四、結語

檔案信息化建設中，面臨著法律法規有待完善、體制機制存在問題、信息安全體系脆弱的局面。面對這樣的情況，檔案主管部門應加快角色轉變，并要不斷推動檔案相關法律法規的完善，加強檔案隊伍建設，使檔案工作貼近民生，保障檔案信息安全建設，通過采取上述措施，來規范檔案管理、加強法律保障與人才保障、展現檔案工作的作用爭取民眾支持擴大社會參與面、確保檔案信息的安全性促進檔案信息資源共享，進而推動檔案信息化建設的做大做強。

參考文獻：

[1]孫 蔚.“互聯網+”視角下加強檔案信息化安全建設的策略[J].辦公室業務，2019

[2]李 婷，張 楊.大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業務，2019

（作者單位：1.浙江環境監測工程有限公司;2.浙江省排污權交易中心）