試析信息化時代人事檔案的開發利用

劉璟尉

摘 要：在信息化時代背景下，信息化技術為人事檔案的開發利用提供更加可靠的技術支持。雖然信息技術能夠為人事檔案的開發利用提供更多機遇，但是也帶來了一些挑戰，如何充分發揮信息技術在人事檔案開發利用中的積極作用，為信息化時代人事檔案開發利用的發展提供有利支持，亟待加強這一方面的研究。

關鍵詞：信息化時代;人事檔案;開發利用

信息化時代背景下，人事檔案的開發利用出現了較大的變化，傳統的工作方法已經難以適應信息化時代的要求，這就需要抓準信息化時代帶來的機遇，正確處理信息化時代帶來的挑戰，以此提高人事檔案開發利用的整體水平，使其能夠充分滿足組織及個人發展的需求。

一、信息化時代人事檔案開發利用面臨的機遇分析

1.豐富檔案資源

通過信息化技術對檔案資源進行有效整合，為檔案工作人員及相關單位提供更加豐富的檔案信息，能夠提高檔案資源的共享率，及時將最新的信息資源傳遞給用戶。為保證人事檔案信息資源的時效性，需要做到整合檔案資源，便于提供更加全面的信息服務。

2.改變傳統模式

將信息化與人事檔案開發利用相結合，能夠對傳統的工作模式進行改變，使人事檔案開發利用不再受到時間和空間的限制，從而提高人事檔案開發利用的靈活性及有效性。同時，還要重視對傳統工作模式與現代化工作模式的有效整合及創新，是人事檔案管理部門所面臨的一道課題。

3.開發利用多元化

將信息化與人事檔案開發利用相結合，能夠對人事檔案的開發利用價值進行提升，及時將工作人員存在的問題反映出來，促使其能夠進行針對性的自我強化，為人事檔案開發利用的發展提供有利支持。人事檔案管理部門需要構建完善的檔案開發利用目標體系，使其能夠充分滿足時代的需求，為群眾提供更好的服務。

4.發揮檔案開發利用的主體功能

將信息化與人事檔案開發利用相結合，能夠將檔案開發利用的主體功能充分發揮出來，調動人員的工作積極性及主動性，使用戶能夠根據自身的需求對檔案使用模式進行調整，使人事檔案開發利用的合理性及有效性得以提升。這就需要將檔案用戶及工作人員的主觀能動性充分發揮出來，從而提高人事檔案開發利用的整體效果。

二、信息化時代人事檔案開發利用面臨的挑戰分析

1.內容的統一性受到影響

信息化時代，人們對人事檔案的使用朝著多元化和開放化的方向不斷發展，提高了人事檔案開發利用過程的靈活性及有效性。然而在多元化的人事檔案開發利用情況下，其統一性受到較大影響，是當前人事檔案管理部門所面臨的一道重要難題。

2.權威性受到影響

信息化技術的應用給人事檔案開發利用帶來了更多便利，使得人事檔案的利用效率得以提升。但多元化的檔案信息獲取渠道在帶來諸多便利的同時，也影響到了其權威性，為促進人事檔案管理工作的發展，需要采取具有針對性的措施進行處理，使人事檔案開發利用的權威性得到充分體現。

3.約束性受到影響

信息化時代，工作人員能夠靈活自由地使用人事檔案，不再受時空的限制，在提高工作效率的同時，也容易造成人事檔案不真實的情況，難以保證人事檔案開發利用的有效性。因此為促進人事檔案開發利用的科學發展，需要對人事檔案進行有效的安全保密工作，使人事檔案失真等不良問題得到有效處理。

4.模式及方式受到挑戰

目前，網絡使用模式已經成為當前人事檔案開發利用中比較常用的工作模式，能夠在網絡上進行檔案開發和利用，并提供可靠的遠程服務。人事檔案管理部門需要重視將傳統模式與現代化檔案使用模式的整合，實現對人事檔案開發利用的優化創新。

5.人事檔案內容及目標更新受到挑戰

人事檔案的使用目標已經朝著多元化的方向不斷發展，基于多元化的檔案使用目標，要求工作人員對人事檔案內容進行快速、準確的更新，完善現有的人事檔案開發利用目標體系，使其更具有針對性及有效性。因此，如何對人事檔案開發利用內容及其目標體系進行更新，已經成為人事檔案管理部門所面臨的一道重要難題。

三、信息化時代人事檔案開發利用的有效路徑分析

1.更新觀念

為促進人事檔案開發利用的進步和發展，使其能夠適應信息化時代的要求，需要及時對人員的工作觀念進行改變，將信息化、科學化、信息化的理念落實到底，從而提高其信息化水平，為人事檔案開發利用的長遠發展奠定良好基礎。通過對人事檔案開發利用的觀念進行更新，能夠實現傳統工作方法與現代工作方法的有效結合，進而將人事檔案的使用價值充分發揮出來，促進人事檔案開發利用的順利開展。

2.做好整體性的規劃，促進工作有序進行

由于人事檔案開發利用是一個比較復雜的過程，一旦在某個環節出現問題，將直接影響著整個工作的效率及質量，難以實現對人事檔案的有效開發和利用。因此，在進行人事檔案開發利用時，工作人員必須要做好事前的整體規劃，包括人事檔案信息的收集、整理和規劃，以及人事檔案的安全保密、數字化建設及遠程服務等，從人事檔案內容、政策、功能及信息技術等各方面的拓展來進行頂層設計，使各項工作得以有序進行，使人事檔案開發利用的有效性得到保障。

3.優化人事檔案開發利用的工作環境

在進行人事檔案的開發利用時，很容易受到各種因素的影響，導致其工作質量受到影響，不利于人事檔案開發利用的長遠發展。因此，需要順應信息化時代的發展，對人事檔案開發利用的工作進行有效優化，促進人事檔案開發利用的有效進行。具體來講，需要關注國家政策的變化，從國家層面對人事檔案的網絡化建設進行整合，及時處理可能影響人事檔案信息源的各種因素，克服網絡入侵、黑客攻擊等問題帶來的負面影響，使檔案工作人員能夠在良好的環境下進行工作，促進人事檔案開發利用的順利進行。

4.加強人事檔案工作人員的培訓工作

作為人事檔案開發利用的主要參與者，工作人員的能力及素質有著決定性的影響作用，影響著人事檔案開發利用的未來發展。因此，想要提高人事檔案開發利用的信息化水平，實現檔案開發利用的預定目標，就必須要加強對工作人員的檔案知識、計算機知識等培訓工作，使其能夠利用所學知識來解決問題，提高人事檔案開發利用的有效進行。確保人事檔案工作人員能夠熟練掌握現代化的信息技術，可以借助信息平臺來進行人事檔案的開發利用，充分滿足我國人民對人事檔案的使用需求，為組織及個人發展提供有利依據。

5.構建信息化的人事檔案開發利用平臺

在信息化時代背景下，將信息化技術應用到人事檔案開發利用中，已經成為人事檔案管理工作的必然發展趨勢，需要借助信息化技術來構建人事檔案開發利用平臺，使工作人員能夠更好地完成工作，提高人事檔案的利用價值。同時，為充分發揮信息化平臺在人事檔案開發利用中的作用，需要對人事檔案開發利用體系進行完善，實現對其資源的有效整合。此外，可以借助媒體平臺來進行人事檔案開發利用的宣傳工作，提高人們對人事檔案開發利用的認識，形成良好的檔案利用意識，借助現代信息技術建設出新時代的檔案文化，使人事檔案開發利用能夠處于更好的環境中。

6.做好人事檔案信息的監控和督導

在進行人事檔案開發利用的時候，常常會出現人事檔案信息被盜取或篡改的情況，難以保證人事檔案工作的整體質量，甚至給檔案使用者帶來諸多隱患，不利于組織及個人的持續發展。因此，為促進人事檔案開發利用的有效進行，需要做好信息方面的監控工作，對人事檔案開發利用進行全方位的監控和督導，防止出現人事檔案信息被竊取等不良問題。具體來講，可以利用現代信息技術對人事檔案信息進行加密工作，以此提高人事檔案信息的安全性。同時，需要充分發揮相關法律法規的約束作用，根據相關規定的要求進行人事檔案信息的開發和利用，使人事檔案開發利用能夠更好地服務于組織及個人的發展。

四、結語

隨著我國進入信息化時代，人事檔案開發利用面臨著諸多機遇和挑戰，為提高人事檔案的利用價值，使其能夠充分滿足用戶的實際需求，需要充分把握好信息化時代所帶來的機遇，采取針對性的措施對各種問題進行處理，實現人事檔案開發利用長效機制的構建。具體來講，需要及時對人事檔案開發利用的觀念進行更新，做好整體性的規劃、促進工作有序進行，優化人事檔案開發利用的工作環境，加強人事檔案工作人員的培訓工作，構建信息化的人事檔案開發利用平臺，做好人事檔案信息的監控及督導工作，從多方面提高工作水平，使人事檔案開發利用能夠更好地服務于社會的發展。

參考文獻：

[1]朱 玉.人事檔案信息利用與開發[J].蘭臺世界，2019

[2]劉 琴.人事檔案的特點和作用分析[J].辦公室業務，2017

[3]李冬梅.信息化時代人事檔案的開發利用研究[J].黑龍江科學，2016

（作者單位：錦州新聞媒體集團）