“互聯網+”環境下學校檔案管理信息化建設研究

徐娟

摘 要：學校檔案涵蓋教學檔案、教師業務檔案等多種類別，是教師開展教學活動、參與教學研究、業務技能提升以及學校制訂遠景戰略規劃、進行教育教學管理的重要參考依據。“互聯網+”環境下，學校檔案管理實現了由資源單向傳遞向資源高效共享的轉變，開辟了學校檔案信息化管理的嶄新格局。本文將圍繞“互聯網+”環境下學校檔案管理信息化建設的有效策略展開全面論述。

關鍵詞：“互聯網+”;學校檔案;信息化;策略

“互聯網+”環境下，學校檔案管理模式解除了實體存儲空間的禁錮，建立了檔案信息管理系統、檔案數據庫，資源收集、歸檔、借閱等流程更加便捷高效，檔案的利用率得到大幅提升，檔案管理人員的服務效率也躍上一個全新的高度。

一、資源整合，效率提升

“互聯網+”環境下，學校檔案管理模式發生了質的轉變，過去，檔案管理人員在收集、整理、錄入、編目、借閱、儲存等方面，完全采取人工操作模式，制約了工作進程，甚至還會出現歸檔錯誤、檔案丟失的情況，給學校各項工作的正常開展帶來嚴重的負面影響。

1.檔案收集渠道擴充，信息錄入自動識別

目前，學校的檔案室已經建立了完善的檔案信息管理系統，工作人員在收集檔案資料時，只需要通過內部局域網絡，就可以傳遞檔案資料，節省了大量時間。比如，管理人員在錄入學生的學籍檔案時，在計算機操作界面的檢索框內輸入“學籍”這個關鍵詞，屏幕上就會出現小學一到六年級所有學年段的檔案信息，然后結合學籍的年級段，找到相對應的檔案信息，就可以快速完成學籍檔案的錄入過程，而且出現錯誤的幾率幾乎為零。這種便捷高效的檔案建立過程，不僅提供了便捷服務，也減少了管理人員的工作量。

2.資源高效整合，數據存儲驚人

在“互聯網+”環境下，過去的大部分紙質檔案轉變成了電子檔案，統一存儲在巨量數據庫當中。管理人員在制作電子檔案時，往往借助于先進的電子產品與高科技技術，比如數碼相機、掃描儀、資源壓縮器等，利用這些工具，能夠將紙質檔案轉變成圖片格式、影像視頻格式或者聲音格式，然后通過大數據技術建立一個檔案數據庫，該數據庫能夠存儲海量數據信息資源，大大節省了實際占用的空間面積。

3.安全性提高，功能性完善

如果遵循傳統的學校檔案管理模式，學校部分檔案在保管過程中，極易發生受潮、受熱、過水、火災、蟲蛀、被盜等事故，導致檔案損毀或者丟失，給學校造成無法彌補的損失。尤其是學校的教學科研成果檔案、學生學籍、基建等重要檔案信息，一旦丟失，將無法補救。在“互聯網+”的環境下，學校的重要檔案均以電子檔案的形式存儲在數據當中，同時，借助于防火墻以及終端登錄權限設置等方式，有效避免了網絡病毒入侵以及黑客攻擊，提升了檔案保管的安全性。

比如，終端查詢登錄系統，技術人員根據檔案的密級以及學校各級領導的查詢權限，設置了復雜的登錄密碼，或者利用指紋識別、身份證號碼驗證以及人臉識別等高科技技術，將安全風險隱患消滅在萌芽狀態。如果學校的任課教師想要查詢兩年前的教學成果檔案，必須經過主管領導審批，才能授予其登錄查詢權限。這種安全系數高的檔案管理方式，能夠有效防止檔案信息泄漏情況的發生。

4.溝通交流快捷，需求定位精準

“互聯網+”時代，檔案管理人員可以隨時與檔案需求人員建立網絡溝通空間，在確定對方的需求后，檔案人員能夠及時提供相關的檔案信息資料，同時，可以完成實時借閱，如果對方需要紙質檔案，在經管理人員反饋給上級主管領導，得到回復后，可在系統上面進行操作，將檔案借閱人員的基本信息以及歸還時間錄入系統，信息將自動存儲，既省時又省力。

二、體系構建，與時俱進

檔案信息化是網絡化、數字化、智能化有機結合的新型檔案管理平臺，在“互聯網+”時代，學校檔案管理的信息化建設是一種必然發展趨勢，它將檔案的實體保管模式轉變為現在的數字檔案管理模式，使學校檔案的信息傳遞、共享、存儲實現了一體化管理，推進了學校各方面工作的信息化建設進程。“互聯網+”環境下，如何提高檔案管理的實效性，如何建立高效、科學、規范的信息化管理體系已成為學校檔案管理人員各項工作的重中之重。

1.三網聯動，資源共享

學校檔案的信息化管理建設需要結合互聯網、局域網以及校園網的優勢，利用現有檔案資源，創建一個檔案信息管理平臺。通過三網聯動機制，將學校的所有部門統一結合到一起，進一步拓展了資源傳遞渠道。檔案管理人員收集相關資料與信息的渠道呈現出多元化態勢，完全可以利用互聯網上各個門戶網站、網絡客戶端、微博等資源信息站，搜索關于學校建設、學校文化、教學成果等方面的資源，作為檔案資料，將其下載或者復制，制作成電子檔案存儲在資源數據庫當中。這樣既豐富了學校檔案資源，也為學校的各項工作提供了真實、確鑿的信息參考。

2.建章建制，規范管理

在“互聯網+”的環境下，檔案管理工作的技術含量不斷增加，這就需要一個完善的制度體系來支撐和運作。因此，學校應結合自身發展的實際情況，根據檔案管理工作涉及到的專業技術制訂針對性的管理制度。比如，《檔案信息管理系統操作規范》《檔案信息管理系統維護制度》《檔案資源共享制度》《資料歸檔流程》《檔案管理人員執業規范》等。通過這些制度約束，進一步改善學校檔案管理的內環境，使管理人員樹立正確的個人價值觀以及主人翁責任意識，將學校檔案管理工作做扎實、做具體、做精細。

3.構建安全存儲系統，防止網絡病毒攻擊

由于學校檔案屬于內部機密材料，任何一項檔案資源的泄漏都有可能給學校造成惡劣影響，因此，檔案存儲環境的安全性一直是倍受關注的焦點問題。為了有效防止網絡病毒的入侵以及黑客的攻擊，學校應當建立病毒自動識別檢測系統自動防護的安全存儲平臺，將各種存儲設備集成于一個存儲網絡的存儲連接，這種存儲方式主要是通過IP進行傳輸SCSI數據與命令，進而對系統實施集中式的統一管理。如果遇到網絡病毒攻擊，存儲系統的自動備份功能能夠快速恢復檔案信息，而無需擔心檔案信息丟失的情況發生。該存儲系統同時還具備故障自檢測、預處理、快修復以及修復后數據完整性檢測功能，功能級別、安全系數較高，是目前諸多學校檔案室普遍采取的一種檔案信息化管理模式。

4.改變服務方式，創新管理模式

學校檔案室承擔著資源服務重任，是學校各項工作的重要資源支撐，因此，管理人員在工作中也應當積極轉變思想觀念，改變服務方式，以精準化、科技化、優先服務、對接服務為出發點，提升學校檔案的利用率。由于學校各年級段的任課教師沒有時間培訓和學習檔案信息管理系統的操作規程，導致部分教師在檔案查詢時，往往無法及時獲取所需資源，給教育教學工作帶來不利影響。面對這種情況，檔案管理人員應深入教學一線，利用現場演示或者理論傳授的方法，將優質高效服務送到教師手中，讓廣大教師以及其它業務部門的工作人員能夠快速掌握檔案信息管理系統的操作流程，能夠第一時間獲取所需資料。

此外，檔案管理的信息化建設屬于一項系統性工作，需要借助于各方力量的廣泛參與，才能確保檔案的完整性與使用率。如教師涉及到的教學檔案，教師應及時將教案或者教學經驗材料錄入到信息管理系統當中，如果僅僅依靠于檔案管理人員，不但影響工作進度，而且檔案人員對教案或者教學信息一無所知，很容易產生信息錄入錯誤的現象，將嚴重影響檔案的真實性，檔案的正向使用價值也就完全喪失。因此，學校檔案管理需要群策群力，需要全體教職員工共同推進檔案管理的信息化建設進程。

5.引進信息技術人才，充實專業人才隊伍

“互聯網+”環境下，學校檔案管理信息化建設需要大量優秀的專業型技術人才以及管理人才，除了掌握檔案學基礎知識外，還必須掌握計算機、互聯網、大數據技術等現代信息技術知識。因此，學校必須結合當前檔案管理崗位對人才的需求，制訂針對性的專業人才培訓體系，以內部培訓、外部培訓、網絡遠程培訓相結合的方式，提升檔案管理人員專業技術水平、管理水平以及個人職業素質。同時，通過網絡招聘渠道，以“互聯網+”的視角為著眼點，向社會廣招良才、賢才，構建一個系統維護技術精湛、網絡安全防御技術高超、檔案信息管理意識超前、創新能力卓越的復合型人才體系。

三、結束語

“互聯網+”的時代，學校檔案管理走信息化發展之路是必然趨勢。學校各級領導以及檔案管理人員應站在一個全新的視角、全新的高度共同促進檔案管理信息化建設工作的穩定、健康發展，實現學校管理信息化、教學信息化的美好愿景。

參考文獻：

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[2]遲海濤.關于學校檔案信息化建設與檔案管理的研究[J].電腦知識與技術，2019

[3]曹陳玉.中小學校檔案管理信息化建設研究[J].卷宗，2018

（作者單位：山東省膠州市實驗小學）