行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路

劉媛媛

摘 要：隨著我國社會的不斷發(fā)展，多元化現(xiàn)象也越來越明顯，行政事業(yè)單位就應(yīng)該對檔案進行一個合理的管理，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求。本文對行政檔案管理中存在的問題以及管理的新思路進行了闡述。

關(guān)鍵詞：行政檔案;問題;管理新思路

行政事業(yè)單位要想進行高效的工作，就一定要對檔案進行一個合理的管理。我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作是與單位的各項工作緊密相連的。隨著我國信息化進程不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理遭受到了一定的挑戰(zhàn)。在新的形勢下，相關(guān)部門應(yīng)該去尋找一套全新的檔案管理方案，這樣才能促進檔案管理工作的開展。

1 行政檔案管理工作中存在的問題

1.1 對內(nèi)容鑒定不嚴格

行政單位人事檔案的記載情況對其是否能夠發(fā)揮真正作用有重要影響。如果所記載的內(nèi)容有虛假成分，就可能會對后續(xù)工作帶來嚴重影響。就目前情況來看，我國一些行政單位在對工作人員的材料進行審查時，沒有對其真實性進行嚴格審查，甚至并沒有對相關(guān)材料進行驗證，這就使得相關(guān)檔案的真實性遭到質(zhì)疑，如果一個人的信息不真實，他在進行工作的時候，可能會對社會發(fā)展造成不利的影響。同時，也會使社會出現(xiàn)許多不公平的現(xiàn)象，對工作人員的發(fā)展也會造成一定的影響。

1.2 工作人員綜合素質(zhì)不強

從事檔案管理工作的人員中，相關(guān)工作人員應(yīng)該具有很強的綜合素質(zhì)，所以說檔案管理工作一定要有專業(yè)人員來進行，這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮真正的作用。但是，在實際工作的過程中，我國大部分檔案管理工作者的綜合素質(zhì)并不高，專業(yè)性也不高，甚至有一些工作人員并沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練。這些工作人員在直接進行工作的過程中，由于對相關(guān)專業(yè)知識了解不清，從而使得他們在工作過程中會遇到許多麻煩，久而久之他們的工作熱情就會削減，工作積極性也會降低，從而影響自身工作。

1.3 沒有一個完善的管理體系

雖然我國行政主管部門已經(jīng)建立了管理制度體系，但是目前所建立的體系并不是很完善的。目前所建立的這些體系與相應(yīng)的法律法規(guī)并沒有實現(xiàn)其真正的作用。因為在我國各階層有著不同的管理情況，所以其管理制度并不能適合所有的行政檔案管理體系，同時也不能達到我國行政管理工作的實際要求。除此之外，有一些行政管理部門沒有按照規(guī)定對檔案進行管理，這就使得行政管理部門在檔案的管理上出現(xiàn)混亂的局面，也會使得行政檔案出現(xiàn)虛假情況。

1.4 檔案管理安全體系不完善

一些大管理工作人員沒有較高的安全意識，在進行材料梳理的過程中，一些材料收集不全，從而對檔案整體的真實性有一定影響。第一，相關(guān)工作人員在進行的材料收集整理的過程中，沒有按照規(guī)定對其進行整理，這就會存在，只重視檔案的收集整理工作，卻忽視檔案照片以及業(yè)務(wù)的整理收集。還有一些檔案會留在相關(guān)工作人員的手里，如果這些工作人員一旦更換工作，這些檔案就很容易丟失。第二，檔案材料缺少，應(yīng)該對其進行嚴格保存的檔案材料丟失。我國有些行政單位的檔案大部分是紅頭文件，這些檔案材料都非常重要，但是，由于這類材料比較特殊，在保存的過程中，往往會容易丟失。第三，還有一些檔案不完整，沒有一個系統(tǒng)性。許多單位在進行的材料保存的過程中，會存在有復(fù)印件，但是沒有原件的現(xiàn)象，這樣就會對檔案的真實性有一定影響。

2 行政檔案管理新思路

2.1 將信息化融入到檔案管理中

隨著我國信息化進程的不斷加強，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，是其適應(yīng)社會高速發(fā)展的必要手段。第一，將現(xiàn)代化手段運用到檔案管理工作中來，同時，在檔案管理工作中引入高科技設(shè)備，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作的效率與檔案管理工作的質(zhì)量。從而實現(xiàn)對檔案的信息化管理。第二，相關(guān)行政單位可以根據(jù)實際情況來選擇合適的管理軟件，在實際工作中所遇到的所有問題都應(yīng)該要使用電子文件對其進行歸檔，然后再對進行系統(tǒng)化的管理，這樣才能促使檔案管理工作，朝著現(xiàn)代化的電子的方向轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作變得越來越現(xiàn)代化。

就目前情況來看，我國許多行政檔案管理工作中所存在的問題，并沒有得到一個有效的解決，這就需要相關(guān)工作人員來對其進一步的探究與完善。相關(guān)工作人員應(yīng)該對檔案管理工作的相關(guān)法律知識進行傳播，這樣才能夠不斷提高人們對檔案管理所涉及的法律的認識，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

2.2 完善檔案管理制度

行政檔案管理工作要想進行有序，開展，一定要有一套完整的管理制度，對其進行支撐，所以說行政單位就應(yīng)該不斷對檔案管理制度進行完善。第一，在對檔案管理制度進行完善的時候，一定要保證所制定的制度，具有合理性和科學(xué)性。在進行制度建設(shè)的時候，一定要根據(jù)實際情況進行決定。第二，要保證所制定的管理制度，在實際工作中能發(fā)揮其作用，檔案管理制度，一定要對實際的檔案管理工作有一定的指導(dǎo)性，這樣才能保證它能發(fā)揮更大的作用。第三，在制定制度的過程中，一定要保證所制定的制度有一定的學(xué)術(shù)性，不僅要對員工有約束性，還應(yīng)該對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有一定的約束性，這樣就能保證管理的公平性。

2.3 強化領(lǐng)導(dǎo)重視程度

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作的方式以及手段一定要進行創(chuàng)新。首先應(yīng)該提高檔案中的信息科技含量，運用現(xiàn)代化設(shè)備對其進行管理。這樣才能提高興趣檔案管理工作的效率。其次，行政單位要根據(jù)自身的實際情況來選擇一個合適的管理軟件，將檔案資料以電子文件的形式進行歸類，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理形式，這樣才能不斷提高檔案管理信息化水平。最后，應(yīng)該加強行政單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，對行政檔案管理投入更多的資金，不斷完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。這樣才能為檔案管理提供一個更好的工作環(huán)境，有效促進檔案管理工作的有效開展。除此之外，還應(yīng)該安裝一定的安全監(jiān)控設(shè)備，這樣更能保證檔案的安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，目前我國行政檔案管理過程中存在著許多問題，這就需要相關(guān)工作人員不斷對管理制度進行完善，不斷對管理手段進行優(yōu)化，這樣才能提高檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進行政單位檔案管理部門的發(fā)展。

參考文獻

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