現代人事檔案管理對策研究

張靜

摘 要：不管是對企業還是事業單位來說，人事檔案都是其進行人才選拔的主要依據和渠道。但是由于一直沿用傳統的人事檔案管理模式，隨著時代的進步其弊端不斷顯現，一些新的問題也逐步暴露，這就使得我們必須針對現代人事檔案管理中存在的主要問題進行深入分析與探討，提出進一步完善現代人事檔案管理的具體舉措。

關鍵詞：現代人事;檔案管理;問題;對策;流動人員

企事業單位人事檔案是組織、人事部門在人事管理活動中形成的，基于其個人經歷和德才表現，并以個體為單位集中收集、保存以備查考的人事資料。人事檔案在個人職務晉升、工資發放、教育培訓等工作中發揮著重要憑證、依據、參考作用，具有法律效用。因此，做好現代人事檔案管理工作具有積極的現實意義。

1 現代人事檔案管理實際中存在的問題

1.1 對現代人事檔案管理缺乏科學、正確的認識

與其他業務管理工作相比，人事檔案的管理很容易被用人單位忽視，甚至有些管理層認為人事檔案的管理工作只是一種純文書、沒有任何技術含量的工作，只要做好檔案的保存、保管，確保檔案不丟失、不泄露，能處理好人事檔案的查檔和外調等工作就可以。這種對人事檔案管理工作的認識是錯誤的、不科學的。人事檔案關系到個人和用人單位的長遠發展，其管理工作具有重要的作用和意義，必須引起足夠的重視，人事檔案管理工作必須由專業的人、遵循科學化、規范化的制度有序開展。

1.2 現代人事檔案管理尚不規范，尚未建立科學、完善的制度

當前我國對人事檔案的管理一直沿用傳統模式，過于呆板，且對于檔案管理人員的職責要求、崗位培訓等沒有明確的規定，對于人事檔案管理的具體流程沒有形成制度化。這就導致檔案管理人員不能明確自己的工作職責和具體工作內容，未能清楚的了解人事檔案管理的相關業務流程，缺乏收集與整理檔案信息的專業意識，在具體的管理過程中也未能遵循科學化、規范化的流程，嚴重制約了人事檔案管理的質量和水平。

1.3 現代人事檔案管理缺乏專業的人員隊伍

從我國當前的實際情況來看，很多用人單位并沒有按照國家的有關規定進行檔案管理人員的配置，有些用人單位只有一名檔案管理人員卻管理著幾千人的人事檔案，甚至有些單位采用臨時工進行人事檔案的管理，這些臨時工不僅不具備檔案管理的專業知識，在上崗之前也沒有對其進行專業的培訓，只具備檔案整理與保存的能力，嚴重缺乏對檔案信息進行去偽存真的專業知識和技能，從而導致其缺乏足夠的責任感，對自己的工作職責缺乏清晰的認識，對檔案管理工作敷衍了事。有些檔案管理人員甚至身兼數職，導致其投入檔案管理的精力十分有限，不僅未能及時歸檔檔案材料，更談不上檔案案卷歸檔的齊全、完整，檔案信息的真假鑒別、分類準確、編排有序、目錄完整和裝訂整齊等要求，在很大程度上影響了人事檔案管理的水平。

2 完善現代人事檔案管理的舉措

2.1 提高對現代人事檔案管理的科學認識

人事檔案承載著人才的主要信息，是用人單位選拔人才的重要參考依據，對個人和單位都具有重要的意義和作用，但大多數人搜缺乏對人事檔案管理的正確與科學認識。應當提高領導對現代人事檔案管理的認識和重視程度，進一步加大對現代人事檔案管理工作的人力和物力投入，不斷完善相應的軟件與硬件設施，加大現代人事檔案管理工作的宣傳，動員全體工作人員共同參與到人事檔案管理中來，配合管理人員做好人事檔案管理的工作，提高現代人事檔案管理的質量和效率。應當將檔案信息與個人的發展相聯系。造成非公單位不重視人事檔案管理的原因主要在于我國的市場經濟，加上許多企業并不對員工的人事檔案進行保管;國家機關、事業單位和國企也等都十分重視人檔案的管理是因為個人的檔案信息是其進行人才選聘的一個重要依據。要想讓用人單位、個人和檔案管理人員對人事檔案管理有足夠的重視，必須將個人的檔案信息與其發展相掛鉤，不管是聘用還是調任，都必須對個人的人事檔案進行審核，切實做好“先審后用，凡用必審”。唯有如此，人事檔案管理的三方才能因為涉及自身的切實利益而引起對人事檔案管理工作的足夠重視。

2.2 建設專業化的現代人事檔案管理隊伍

人事檔案管理人員素質和業務能力的水平直接決定了現代人事檔案管理的水平，建設高素質、高水平的專業人事檔案管理隊伍是做好現代人事檔案管理工作的重要保證。首先，把好入門關，在聘用人事檔案管理人員時必須嚴格按照國家的有關規定，設置人事檔案管理人員的崗位要求和數量等。其次，加強對人事檔案管理人員的專業培訓，包括崗前培訓和定期的業務能力培訓等，不斷提高管理人員的專業水平和業務能力，使其在做好人事檔案管理的同時還能不斷進行改革和創新，推動現代人事檔案管理順利、有效地開展。此外，人事檔案管理人員還應當與時俱進，不斷更新觀念，及時學習并掌握最新的科技知識和網絡知識，適應時代的發展，推動人事檔案管理工作向著科學化、信息化和實用化的方向發展，不斷提高現代人事檔案管理的效率。

2.3 建立完善的現代人事檔案管理制度，實現規范化管理

現代人事檔案管理要想不斷提高其管理水平，最大限度地節約人財物力就必須建立科學、完善的管理制度，實現制度化、規范化、科學化的人事檔案管理。現代人事檔案管理制度在結合現代用人制度、代理制度以及轉崗分流制度的基礎上加以整合和創新，形成自己的統一的、集中的管理制度，并根據實際工作的開展不斷加以完善，提高現代人事檔案管理的水平和效用，為社會查詢、調閱以及利用人事檔案提供便利，在節約人事檔案管理成本的同時，推動社會人事檔案信息的集中化，提高人事檔案信息的利用效率。加快現代人事檔案管理信息化的建設步伐人事檔案涉及企業全體員工的人才信息，具有量大、多變和復雜等特點，單純依靠人工處理不僅費時費力，而且難以提高人事檔案信息的利用效率。要想更好地實現對人事檔案的管理，應當建立并不斷完善人事檔案管理系統，利用先進的設備和科學技術，將個人檔案信息輸入系統，提高其連續性，借助掃描儀、相機等設備將有關信息以圖片或視頻的形式存儲，使得檔案信息的查閱更加直觀化和形象化，提高其利用率，逐步實現無紙化管理，進一步延長人事檔案的使用壽命。此外，為進一步創新現代人事檔案的管理，管理人員應當充分發揮現代網絡技術的作用，在遵循保密原則的基礎上實現非保密數據信息的資源共享，為社會各界提供更便捷和優質的人事檔案管理信息，在有限的資源基礎上進一步提高現代人事檔案管理工作的效率，并推動其進一步的創新和發展。

3 結語

人事檔案作為企業管理中的一項重要內容，要跟隨時代發展的腳步，與時俱進。我們要對人事檔案的價值有一個全新的理解和認識，強化檔案意識，根據企業發展的需要，建立完善的檔案管理制度，規范科學的對人事檔案進行管理，同時不斷創新人事檔案的管理模式，提高檔案管理人員的自身素質和業務水平，才能使人事檔案更有效率的被利用起來，才能推動企業的發展，為我國的經濟發展做出貢獻。本文提出了人事檔案管理中發現的問題，并給出了問題的解決方案，為企業人力資源管理中的檔案管理提供一些參考和依據。

參考文獻

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