新聞媒體在重大活動檔案管理工作中的問題及對策分析

李燕

摘 要：新聞媒體因行業的特殊性，經常參與到重大活動檔案的管理中，以便公眾了解某個時期、某個地區的發展軌跡。本文基于重大活動檔案的概述，分析了新聞媒體在重大活動檔案管理中的問題，提出了相關的解決對策，希望能為重大活動檔案管理提供幫助。

關鍵詞：新聞媒體;重大活動檔案;問題;對策

隨著經濟社會文化的發展，重大活動在各范圍、各時段時有發生，小到城市的紀念慶典、鄉村的賽馬會，大到國家的外交活動、政治運動，無一不影響著人們生活和社會發展。在這些活動中形成的檔案，是國家檔案資源的重要組成，加強對其的管理，能夠展示工作的開展情況，提高檔案工作質量。但是在新聞媒體參與管理的過程中，尚存在諸多問題，影響檔案的真實性、完整性，因此深入分析和探討相應的管理對策，顯得尤為重要。

1 重大活動檔案概述

所謂重大活動檔案，是指在重大活動中形成的，有保存價值的聲像、文字、電子文件、圖表等不同形式的記錄，主要包括：1）活動方案、會議記錄、計劃總結、賀詞、協議文本等材料或電子文件;2）光盤、錄音帶等聲像資料;3）文字說明及照片;4）有紀念意義的標志性、憑證性實物，如獎章、證件、證書等。

2 新聞媒體在重大活動檔案管理工作中的問題

同樣是記錄社會的發展進程，檔案部門、新聞媒體有著很大的互補性。新聞媒體因自身的行業性質，時常參與到重大活動的宣揚、報道中，具有硬件設施良好、資料真實等優勢[1]。盡管如此，新聞媒體在重大活動檔案管理中也存在不足之處，具體表現如下。

1）不重視重大活動檔案管理。其一，新聞媒體領導人員不重視。發生原因為：新聞媒體的任務是組織重大活動的宣傳，做好生產、經營工作。對于檔案管理，尤其是重大活動形成的檔案資料，尚未給予足夠的重視。而且，單位領導也不了解新聞媒體在重大活動檔案管理中的作用。其二，檔案管理部門不重視。究其原因：新聞媒體單位的檔案管理部門，僅重視單位檔案的收集、整理，關注各部門聲像、文書、電子檔案的整理。對于單位舉辦或參與的重大活動形成的檔案，缺乏一定的重視和管理，不利于檔案管理工作的開展。

2）工作人員業務素質不強。在宣傳方面，新聞媒體能夠完整、真實的反映和記錄重大活動進程。為了擴大宣傳范圍，保證相關資料的真實性，新聞媒體單位通常會派遣紀律嚴明、能力強的采編人員。但是，由于他們缺乏檔案管理知識，未接受過檔案培訓，缺乏檔案意識，使得重大活動檔案在整理、收集等過程中，出現和實際不符的情況，甚至出現拖延移交、檔案丟失等問題，降低工作質量[2]。

3）管理制度落實不到位?，F如今，盡管全國大多數省市已頒布了和重大活動檔案相關的管理方法，但是新聞媒體單位并未貫徹落實管理制度，個別單位也沒有結合自身情況制定相應制度，導致重大活動檔案管理缺乏保障;有的單位制定了管理制度，但并沒有落實，使管理制度形同虛設，檔案管理權責無章可循。

4）缺乏事前介入和監管。重大活動之所以重大，是因為舉辦一次活動需要多個單位共同協作，如承辦單位、主辦單位等，有時還需要成立臨時的組委會，抽調各單位員工參與組織。然而，無論新聞媒體在重大活動中承擔怎樣的角色，檔案部門都沒有參與到活動的承辦中，使得重大活動缺乏事前指導、全程監管。重大活動作為重要工作，形成檔案類型多、數量大，如果檔案部門不參與，就無法實時跟蹤和監督檔案，只能根據活動參與者自行收集的資料，來分析和評判活動的發展進程，給檔案的管理和鑒別帶來不利影響。

3 新聞媒體做好重大活動檔案管理的對策

1）加大宣傳力度，提高重視程度。作為檔案管理的主要內容，無論是新聞媒體單位的領導，還是采編人員、檔案管理人員，都要提高對重大活動檔案的重視程度，將其納入單位的年度工作計劃、議事日程。同時，還要將重大活動檔案管理納入采編人員的學習范圍，并將其作為業績考核、執法年檢等工作指標。這樣一來，才能加深所有參與重大活動單位、人員對檔案的認知，提升檔案管理質量。

2）加強隊伍建設，提高業務素質。檔案人員作為重大活動檔案管理工作的直接參與者，工作能力、業務素質直接影響著檔案的真實性，及檔案管理效果[3]。因此，新聞媒體單位應結合自身情況，組建一支業務能力強、作風良好的管理團隊。同時，加大對單位檔案人員的業務培訓，將媒體工作者納入培訓范疇，加強檔案管理的宣傳、法制教育培訓，提高新聞媒體單位員工的檔案意識。舉例，在日常培訓中，可以根據傳統媒體、新媒體下的檔案管理要求、特點，結合媒體工作者的工作任務，明確與之相對應的培訓內容。又或者，組織檔案人員學習計算機、網絡技術知識，便于滿足不同時期的檔案管理

要求。

3）建章立制，細化方案。重大活動涉及范圍廣，部門多，檔案的收集、整理單靠檔案部門和人員，是無法完成的。要想做好重大活動檔案管理工作，新聞媒體單位應根據當地的檔案管理方法，結合自身情況，制定檔案管理制度，明確檔案管理的實施方案。對于形成材料多，載體形式豐富的活動，建議將重大活動檔案作為一個大類，按實物、電子、文書等業務規范整理，集中存放，保證檔案的全面性;對于數量少，載體形式單一的重大活動，可將形成檔案納入聲像、文書等類別，不能分散存放。檔案人員要掌握檔案管理方法，按標準整理檔案，做到編號準確、科學分類、排列整齊，便于日后查看和

使用。

4）明確職責，主動參與工作。新聞媒體單位是重大活動的參與者，除要加強對檔案的管理外，還要和主辦單位、參與單位進行配合。首先，明確承辦單位、主辦單位等部門在檔案管理中的職責，其中主辦單位對檔案管理部門負責，承辦單位負責協調，檔案管理部門負責指導和監督[4]。其次，明確重大活動檔案在各環節的職責，安排專人管理檔案。最后，明確各類檔案的管理職責，新聞媒體單位要為聲像檔案的管理負責。對重大活動檔案的收集、整理等工作提出要求，將其納入各部門、員工的工作目標，加強考核和獎罰，保證重大活動檔案管理工作有序進行。

為了進一步提高重大活動檔案管理效率，還要加強對整個管理過程的監管。其一，提前介入檔案管理。在組織重大活動前，新聞媒體單位的檔案部門要制定活動方案，給予檔案部門一定的監督和指導，明確檔案的歸檔方式、時間和范圍，為檔案管理工作的開展提供保障。其二，加強事中監督。重大活動開展期間，要及時跟進，加強對形成文件的監督，一旦發現問題，及時提出整改意見[5]。其三，強化事后收集。重大活動結束后，督促各部門和員工全面收集檔案，主動上交領導驗收，確?；顒有纬傻臋n案真實、完整。

4 小結

綜上所述，新聞媒體作為國家政策的傳播者，應在重大活動檔案管理工作中發揮優勢，進一步強化檔案管理的建設工作。本文通過上述分析，發現當前的重大活動檔案管理存在系列問題，建議從提高重視度、提高檔案人員的業務素質、加強全過程監管等方面開展重大活動檔案管理工作，保證檔案資料完整，推動經濟社會發展。

參考文獻

[1]沈茜.新聞媒體在重大活動檔案管理工作中的問題與對策[J].辦公室業務，2018，36（22）：117，130.

[2]凌瑞英.加強高校重大活動檔案管理的思考[J].城建檔案，2019，18（4）：60-61.

[3]慈波，沈煒.重大活動檔案管理的實踐與思考 ——以世界互聯網大會檔案工作為例[J].浙江檔案，2018，12（6）：64-65.

[4]徐瑩.新媒體時代新聞檔案管理與開發[J].新聞前哨，2017，26（12）：40-41.

[5]夏文君.更新檔案管理理念實現檔案管理科學化[J].卷宗，2019，9（33）：52.