談醫院工程建設項目檔案管理

張曉璐

摘 要：本篇文章講述了工程建設項目檔案在醫院管理中的作用，肯定了檔案資料科學管理工作的重要性以及意義，明確開展工程項目建設檔案管理所需其他工作，分析為了完善檔案工作體制，需要對檔案管理進行規范的相關內容。通過對相關項目文件的過程加大控制力度，嚴格規范項目檔案的收集、整理、保管工作，希望可以進一步的完善醫院工程建設項目檔案的管理。

關鍵詞：醫院;檔案管理;工程建設項目

檔案屬于信息資源，是醫院無形的財富，可以為領導在做決策的時候提供科學依據，規范、科學地管理檔案資料能夠更好地服務于醫院的管理及各項工作，有效保障單位的利益，除此之外，也有利于為社會提供更加全方位的優質服務。為了提高醫院整體的管理水平，需要提高醫院檔案的工作水平，隨著醫院檔案管理體制改革的不斷深入，醫院越來越重視工程建設項目的檔案管理工作。

1 工程建設項目檔案在醫院管理中的作用

醫院工程建設項目檔案是醫院建設活動中的第一手資料，檔案管理工作的目的就是為了可以對醫院工程項目建設整個過程進行記錄，以便于了解整個工程建設的技術和現狀。檔案中會通過表格、圖片、文字等等形式對醫院的工程項目建設情況進行記錄。檔案管理工作的核心目的就是可以及時的對工程建設的具體情況進行了解，可以獲得相關合同、報批文件、洽商變更等等一系列內容。工程建設項目檔案管理工作具有一定的可追溯性，其中會包括一些基礎建設隱蔽的工程標志，檔案管理工作在開展的過程當中，一定要確保這些工程標志可以做到圖物相符。

工程建設項目檔案管理包括工程的具體規劃、圖紙設計、施工情況等，任何一個施工環節，如果沒有得到有效的記錄，就會使得相關的工作環節缺乏技術參數的支撐，使得建設的使用情況和改造現狀缺乏科學依據。檔案可以從靜態上反映醫院建筑物的變化和發展，為后來的工作者了解醫院整體的規劃、建設以及具體的管理工作細節提供歷史數據依據，系統性的檔案管理工作也有利于醫院的未來發展。醫院工程建設項目檔案管理工作可以為交叉工程設計提供相應的條件，作為歷史查找、經濟分歧、產權糾紛以及相應的科學研究數據支持，醫院檔案管理工作不僅僅是服務于現下醫院的發展，也有利于醫院未來更加長遠的發展。醫院工程建設項目檔案管理工作是一件百年大計，因此對于醫院整體的發展來說非常重要。

2 開展醫院工程項目建設的檔案管理，需做好以下幾方面的工作

2.1 工程項目建設立項前期的可行性論證

工程項目建設的前期準備主要是為了醫院工程后期建設的質量做好保障，確保可以保存完整的檔案資料。醫院工程項目建設開展前期準備工作的過程當中，醫院檔案管理人員應該參加全過程的活動，以確保可以收集到齊全的檔案資料，為后期的歸檔工作做好準備。

開展工程立項申請之后，在計劃任務書沒有下達之前，醫院相關決策人員、各個職能科室、項目的規劃設計部門的人員需要對項目的建設進行可行性的論證。在論證的過程當中需要根據醫院的特點，有效劃分功能區，實現對整體布局的分流，設定規模的標準，確定資金的投入力度，有效實現全面統籌，從而制定出最佳的可行方案。在開展建設工程的過程當中，其中最為重要的就是確定建設規模以及決定整體的建設比例，在開展可行性論證之后，需要進一步的將各種資料形成書面材料。

2.2 工程勘察設計

加大力度控制醫院建設設計方案的標準，在選擇設計方案的過程當中，既要考慮到資金的承受力，也要考慮到不同層次病人的需求，設計出更加美觀和舒適的醫院環境。選擇優秀的設計單位，選擇時需要考慮到設計單位的資質、技術水平，選擇具有設計資格的相關單位，做好投標以及比較工作，支付設計費時應按照國家建設部的統一標準。

3 完善檔案工作體制，強化規章制度的執行力及規范檔案管理

項目籌備一開始，建立直屬項目的建設項目指揮部，建立領導責任制、檔案管理崗位責任制以及工程相關人員崗位責任制，明確項目檔案的主要負責人，選拔具有檔案專業知識的人員擔任項目文件的控制和項目檔案管理的工作。項目檔案工作應該和項目的建設開展同步管理，確保統一領導、統一制度、統一規范。與此同時，醫院需要將檔案管理工作歸入到醫院整體的發展計劃中，給予檔案管理工作足夠的重視，優化和完善醫院的檔案工作管理制度，將檔案部門的干部歸入到相應的年終考核之中，只有從制度上強化檔案管理的重要性，才能夠真正的去解決檔案管理工作在醫院不受重視的問題。醫院應該開展檔案管理工作的教育宣傳，強化工作人員的檔案管理意識，利用每一個機會向工作人員強調檔案的重要性。

4 切實抓好項目文件的過程控制

檔案管理會包含工程項目的每一個環節，需要檔案管理人員充分與設計單位、監理單位、施工單位等做好溝通，以便于可以掌握一手的檔案資源。確保檔案資料的完整性、系統性、準確性，需要強化參建單位人員的檔案意識，各單位人員要互相配合共同的參與檔案收集工作之中，在建設初期，項目所涉及的數據內容非常繁多，需要管理人員做好有效的歸類和匯總。項目在開始的過程當中需要和各方簽訂“竣工文件編制移交協議”，有效對文件的編制提出規范要求，掌握工程文件的要求可以起到預先控制的作用。杜絕出現簽署不完備的現象，在施工方案的報審方面，需要有批準人、編制人、審核人的共同簽名。杜絕出現試驗檢測報告滯后于報驗時間，如果報驗單只有材料合格證和相關的材料清單，很容易造成測驗報告脫離報驗單，使文件歸檔系統不完整。

5 項目檔案的收集、整理、保管工作

項目檔案文件從最初收集工作一直到項目竣工之后，相關的信息需要以電子文件的形式入網，以確保后期方便瀏覽。開展檔案工作的過程當中，為了消除盲點和失控點，需要嚴格的按照國家建設項目文件歸檔范圍開展工作。電子文件和紙質文件同時收集、整理、歸檔是檔案工作的一項重要任務。社會經濟和科技在快速的向前發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現下醫院的發展需求，檔案管理工作人員不僅要掌握專業的檔案管理技能，還需要熟悉掌握相關工程建設方面的知識。隨著信息技術的快速發展，檔案信息管理逐漸和網絡進行了融合，醫院增設了檔案資源信息服務，這也為檔案工作人員提出了更多的挑戰。光盤、磁帶等電子檔案在管理的過程當中，需要及時的和計算機網絡專業平臺進行交流與合作，對相關內容進行邏輯和物理歸檔。檔案管理平臺在整體建設的過程當中，對相關工作人員進行整編模塊，將檔案材料匯集成部門，在模塊系統當中有效對項目文件進行歸檔、編號、錄入歸檔文件名。

6 結束語

綜上所述，醫院工程建設項目檔案管理工作是醫院管理當中的重要內容，能夠充分的體現醫院基本建設的水平。對醫院的檔案工作進行完善與優化，可以確保醫院在擴建的過程當中具備一個良好的基礎，有利于推動醫院檔案管理工作實現規范化、科學化、標準化，保障醫院現代化建設基建資料的完整性。強化醫院工程建設項目檔案管理工作的科學性、制度性、準確性、系統性，順應市場經濟的發展，不斷增強檔案管理工作的服務意識，讓工作人員積極主動地融入到醫院的檔案建設之中。

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