淺談物業檔案管理的重要性

劉長寶

摘 要：隨著市場經濟的快速發展，房地產開發建設也迅猛發展，物業管理作為房地產開發建設的延續和完善，其以提供優質服務為宗旨，也正逐漸發展壯大。但是，目前在物業管理中出現了許多矛盾問題，這使得物業檔案管理的重要性越來越突顯。對此，本文就物業檔案管理的重要性進行分析，并針對物業檔案管理的現狀，提出一些管理建議，希望能夠進一步提升物業企業物業管理的水平。

關鍵詞：物業;檔案管理;重要性

在物業企業日常管理工作中，物業檔案管理是一項重要的工作，其貫穿于整個物業管理過程，且對物業企業的發展有著重要的作用。高效的物業檔案管理，不僅能夠有效提升物業企業的市場競爭力，而且能夠有效提高物業企業的經濟效益水平。因此，物業企業要充分認識物業檔案管理的重要性，加強物業檔案管理，并在實際的工作中加大檔案管理精神上與物質上的投入和支持，確保物業檔案管理水平的提升，從而更進一步提升物業管理的整體水平。

1 物業檔案管理的重要性分析

假如物業企業是一家生產企業，那么物業管理服務就好比生產企業生產的產品，而物業檔案管理則是生產產品的說明書。物業檔案是物業企業進行管理服務活動的真實記錄，并且通過物業檔案可以反映出物業企業管理服務的工作水平。可見，物業檔案管理對物業企業管理服務工作的重要性。但是從目前物業企業的檔案管理情況來看，大多數企業在進行物業檔案管理時，較注重物業建設及具體建設過程中產生的技術資料管理，包括與業主簽訂的合同、房屋與物業配套設備設施資料、設備與場地養護管理的資料、小區環境建設資料等等。但是忽視了在物業管理中具體實施和開展的工作情況的記錄，以致于許多原始數據缺失，尤其是在經過長時間管理及人員調動之后，要想查詢到管理記錄更是難上加難，這給物業企業造成了許多不必要的損失，而且還會給物業管理帶來安全隱患。總的來說，物業檔案管理非常重要，物業管理企業如果在管理過程中不能夠提供相應的管理檔案信息，那么很有可能會給物業管理工作留下安全隱患，甚至造成巨大的經濟損失。而概況出物業檔案管理的重要性，基本包括以下三個方面：一是完善的物業檔案是物業企業管理服務全過程的全面真實的記錄和反映;二是物業檔案是物業企業與業主之間良性互動的記錄和佐證資料;三是完善規范的物業檔案資料，是物業企業及業主合法權益和積極利益的重要保證。

2 物業檔案管理的現狀

2.1 缺乏規范的管理制度

缺乏規范的檔案管理制度是目前許多企業普遍存在的問題，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案資料收集不及時，往往在管理過程中存在口頭指令的行為，較少的進行情況的記錄，以致于原始數據有遺漏、缺失等情況;第二，檔案管理人員在實際的檔案管理過程中，不能夠嚴格按照檔案規范的要求進行檔案文件的排序和組卷，所整理出的文件也與卷內目錄不相符，并且卷內資料存在遺漏現象，這不僅不符合檔案規范的要求，也不利于后續檔案資料的查詢與使用;第三，檔案借閱隨意性較強，存在內松外緊的現象，檔案管理人員在管理過程中，不能夠嚴格按照制度執行，督促借出的檔案按期歸還，也沒有在檔案目錄中記載，導致后續無法有效追蹤相關的責任人。

2.2 管理制度執行力度不足

雖然部分物業企業制定的了檔案管理制度，但是制度執行過程中并沒有落實到位，使管理制度流于形式，難以有效實現檔案管理工作的規范化與制度化。具體表現為：第一，物業企業領導層并不重視物業檔案管理，缺乏物業檔案管理重要性的認識，因此在日常的物業管理中，往往只注重物業管理服務的質量，忽視了物業檔案的管理，對物業檔案管理的投入也較少，沒有專門的檔案資料庫，配套的檔案設施設備也不齊全，也無法有效運用檔案信息資源;第二，物業檔案管理人員的綜合素質有待提高，由于物業企業領導層不重視物業檔案管理，所以在設置物業檔案管理崗位上也存在隨意性，存在一人多職的現象，即使配備的專門的檔案管理人員，但是其并沒有接受過專業的培訓和學習，相關的檔案管理流程與步驟不清楚，并且對檔案工作的重要性和責任心認識不足，所以導致物業檔案管理水平嚴重滯后，物業檔案管理人員創新能力不足，在管理工作中也只停留于以往的經

驗上。

2.3 檔案數據缺失

物業檔案資料的收集工作，需要通過有效的收集方法，并且物業檔案需要經過長時間的整理與歸檔而來。但是，目前許多物業企業在檔案資料收集方面存在許多不足的地方，由于其主要為自行管理，所以在檔案借閱和調動過程中容易出現檔案遺漏、丟失等現象，還會影響后續檔案資料的利用，這給物業管理工作帶來了巨大的安全隱患，直接影響物業管理的經濟效益。

3 物業檔案管理的建議

物業檔案管理水平直接影響物業企業物業管理工作的水平，同時物業檔案管理也是物業管理重要的考評指標。因此，物業企業應當重視物業檔案管理，將物業檔案管理工作列為部門工作的目標及內容，完善物業檔案管理制度，從而有效促進物業檔案管理工作的開展。

3.1 遵循物業檔案管理的原則

物業企業要想進一步提升物業檔案管理水平，需要在具體的管理工作中遵循以下幾個方面的管理原則：第一，安全原則。在物業檔案管理過程中，要切實保護物業檔案的安全，加強物業檔案場所的安全方案，配備相應的防火防盜設施和專人復雜，并建立起相應的安全管理制度，保證物業檔案的安全;第二，規范原則。物業檔案管理工作應當是在符合相關的法律法規以及部門行業規章制度的基礎上進行，確保物業檔案管理的規范性。因此，在物業檔案管理過程中，要嚴格按照相關的技術標準規范，采用科學的管理方式，保證檔案的完整性及有效利用;第三，評價指標原則。物業檔案管理的質量直接影響物業管理工作的成效，因此物業企業應當將物業檔案管理作為物業管理的重要考評指標，落實部門工作的目標以及明確考核內容，并建立起相應的管理制度和考評制度，有效推進物業檔案管理工作的開展。

3.2 建立健全物業檔案管理制度

物業企業在物業檔案管理工作中，除了要遵循一定的管理原則之外，還需要落實相應檔案管理制度的建立，結合相關的法律法規和行業規章，建立起相關的檔案管理制度，包括檔案的歸檔、保管、利用等各項制度，落實檔案管理人員的工作責任，并建立起動態管理的集中，加強管理全過程的實時監管，保證各個作業流程、工作記錄都能夠按照制度規定進行，為物業檔案管理工作提供制度保障，從而有效促進物業檔案管理工作的規范化與制度化。

3.3 嚴格執行物業檔案管理制度

在建立健全物業檔案管理制度之后，物業企業還需要嚴格執行物業檔案管理制度，切實發揮制度的作用，提升物業檔案管理的水平。具體而言，需要從以下幾個方面進行：第一，物業企業領導層要重視物業檔案管理工作，充分認識物業檔案管理的重要性，并組織人員學習檔案管理的相關法律知識與實施辦法，落實檔案管理的宣傳工作及責任，強化全體人員的檔案管理意識，促進檔案管理工作的順利進行;第二，提高檔案管理人員的綜合素質，強化檔案管理人員的管理意識，將檔案管理作為首要任務，實施動態管理的機制，要求檔案管理人員都要掌握檔案的收集、分類、整理、保管及借閱等工作的流程與方法，并積極進行工作經驗交流與學習，全面提高檔案管理人員的素質;第三，確保檔案管理嚴格按照規章制度進行，建立檔案資料檢查制度，保證檔案資料的完整，并加強檔案管理考核工作，及時解決檔案管理過程中的問題，促使檔案管理水平的提升。

參考文獻

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