淺議科技檔案管理工作的重要性

羅云?鄧天梅

摘 要：本人首先概述了檔案管理工作的重要性，進一步闡述了建設工程中檔案管理工作的重要性：工程檔案是建設工程的重要組成部分，工程檔案是建設工程質量的直接反映，最后指出了檔案管理的重要目的在于檔案的利用，加強和重視檔案基礎管理，把死檔案變成活檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

關鍵詞：檔案管理;重要性;利用;組成部分

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑據，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。因此做好檔案管理工作，對于單位的管理與發展具有十分重要的意義。習近平總書記在中國共產黨第十八屆中央紀律檢查委員會第二次會議上強調，在工作中要以踏石留印、抓鐵有痕的勁頭抓作風，檔案管理工作在日常工作中的重要性凸顯。

1 檔案管理的重要性

科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對于研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手的資料，是進行科學分析、揚長避短，制定發展方向的真實依據。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發展狀況和經營成果，檔案管理成果同單位經營管理有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著本單位的商業版圖和未來發展，對于實現該單位經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展，不斷提升單位在經濟中競爭力具有重要意義。

2 建設工程中檔案管理工作的重要性

建設工程由若干個不同的部分所組成，所以這項工程的完成是需要一個較長的周期才能得以實現。工程檔案在這個較長的周期內真實的記錄下了工程建設過程中的每個環節，并實現了很好的鏈接，同時為以后工程建設留下了珍貴的資料。建設工程從立項、招投標、勘測、設計、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化、到竣工驗收后投入使用，這是一個相當長的周期。工程檔案不僅把這個過程真實地記錄下來，把這個過程完整地鏈接起來了，也把這個過程作為歷史記憶長久保留了下來。所以在工程建設過程中要提高工程檔案管理的質量，使工程檔案資料準確、完整，做為驗收工作的一部分，要求工程檔案的記錄工作需要與工程同步進行，這樣更有利于工程檔案資料的整理和規范，為工程檔案管理工作的開展奠定良好基礎。

2.1 工程檔案是建設工程的重要組成部分

工程檔案在工程開始立項審批時就已開始進行檔案記錄。所以在一項工程開工前就已有大量的資料形成，這部分與工程建設是不可分的，這部分文件材料做為工程檔案的一部分而進行歸檔管理。在前期的工程資料都是十分重要的，如在前期建筑工程所需要的材料方面，對這些材料的質量把好關是至關重要的，對工程中所需要的材料在進場時除了有出廠合格證以外，還要進行相關的檢驗，通過對材料的各種性能進行檢測，從而保證材料的質量，這部分檢測文件對工程是十分重要的依據。同時在材料使用過程的配比，用量等也有監督和檢測記錄，可以說這些記錄貫穿于建筑工程的始終，對工程質量的管理起著重要的作用。

2.2 工程檔案是建設工程質量的直接反映

現代建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經驗模式上升到以數據和目前狀況圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不現是以到工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

工程檔案不僅可以直接反映工程的質量，還可以間接的反映隱蔽工程的質量。在工程建設中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩蓋，所以在工程完成后對這部分隱蔽工程的質量我們是無法直觀看到的，所以只有通過照片、錄像及現場記錄等內容即工程檔案的記錄來對工程質量進行評價，針對這部分隱蔽工程，工程檔案的作用是無可替代的。

工程檔案管理作為工程的重要一部分，工程檔案管理的好壞，直接反映了管理人員的素質情況和工程的質量情況，一般情況下，某項工程如果想在日后參評各項獎項活動時，首抓的就是工程的檔案管理，并盡可能做到檔案管理的真實完整性，認真、細致、精準的工程檔案管理收集和編制工作才能保證檔案的精度，反映出工程的優質

可靠。

隨著城市發展的加快及國家對基礎建設設施的大力投入，工程建設進入了快速發展時期，建設市場的競爭越演愈烈，在這激烈的市場競爭環境下，建筑工程的質量至關重要，一項工程質量的好壞直接關系著工程的安全及企業經濟效益的實現，但工程質量制約的關鍵是工程檔案管理工作，提高各方面管理人員的檔案管理意識，是提高工程質量的重要手段。對于工程檔案管理，我們以眾多的建設工程質量事故為教訓，以我們加強工程檔案管理的經驗和成果為動力，以高度地責任感和緊迫感來推進工程檔案管理工作，為提高建設工程質量，確保人民生命財產安全，建設社會主義和諧社會做出切實的努力。

3 檔案管理的重要目的在于檔案的利用

檔案運用的合理有效是經濟社會發展又快又好的一項基礎性工作，對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源，要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強和重視檔案基礎管理，把死檔案變成活檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快的發展提供優質高效的檔案服務。

參考文獻

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