關于企業人事檔案管理中存在的問題與對策

羅婉瑩

摘 要：本文從企業人事檔案管理中存在的問題進行探討，并以此為依據，提出創新人事檔案管理理念，提升管理人員專業水平、創新完善的人事檔案管理制度、保證人事檔案信息安全性的有效對策。讓企業能夠重視人事檔案的管理，提倡以人為本的宗旨，為企業未來的發展鋪平基礎。

關鍵詞：人事檔案管理;創新管理制度;檔案信息;安全性

人事檔案管理是對員工學習、工作和生活等相關信息的基本記錄，能夠反映企業不同階段的發展情況，在現在經濟快速發展的大好形勢下，能為企業的健康持續發展提供一定的借鑒作用。企業也會以此作為重要的憑證，對于員工的工作行為進行考察。如果哪個環節出現了問題，相關人員能夠及時發現并制定相關的解決措施，讓企業發展的更加順利，融入現代化信息化的技術，使企業的人事檔案管理更加高效化，將員工的工作價值發揮到最大化，為企業創造出更高的經濟效益與社會效益。

1 存在的問題

1.1 人事檔案管理缺乏多樣化的

由于企業受到傳統人事檔案管理理念的影響，許多企業在進行人事檔案管理的過程中，普遍存在缺乏多樣性的問題，沒有緊跟時代的發展腳步。在實際的運營管理過程中，許多人事檔案都是一次入檔的，沒有立足于實際情況進行完善，企業不能夠良好的發展。此外，企業人事檔案的流動性不強，沒有安排專門的工作人員，沒有將內部資源的使用效益發揮到最大化。

1.2 人事檔案管理方式滯后

在管理過程中，人事檔案量大，但又保密性比較強。基于此，企業應當安排專門的管理人員，有效提升人事檔案管理水平。但就實際情況進行分析，大部分企業都沒有合理的利用現代化信息技術與網絡技術，導致企業的人事檔案管理出現滯后的問題，在一定程度上增加了企業管理人員的工作量，沒有對檔案進行自動化管理，阻礙企業的綜合性發展。

1.3 人事檔案的利用率不高

由于企業的人事檔案管理流動性不強，都是存在于檔案室中，大多數的人力資源管理人員都是在需要查閱信息的時候才會進行整理，實際的利用效率不高。另外，人事檔案信息存在一定的不完整性，會在一定程度上對人事檔案管理的利用產生直接影響。基于此，企業的工作人員應當采取適當地管理措施，加強對于工作人員的約束與管理，使企業能夠在激烈的市場競爭中占據有利地位。

2 企業人事檔案管理的有效創新路徑

2.1 創新人事檔案管理理念，提升管理人員專業水平

擴大宣傳，增加工作人員歸檔意識。通過大家日常接觸的媒介，比如網絡、電視、廣播、微信，授課等多樣化的形式向工作人員宣講檔案管理知識，讓公眾了解人事檔案的重要性、內容等等，比如有些大學畢業生不知檔案不經個人手中，便自己攜帶、存放個人檔案。人事檔案與每個人工作、學習等都息息相關，是一個人參與正常社會生活的有效印記，更是維護個人利益的法律憑證。只有讓大家都知道了人事檔案的重要性，明白檔案管理，檔案存放等基礎知識，這樣讓檔案管理工作更加順利，讓大家都能夠主動的去進行歸檔的工作。

在企業的實際管理過程中，企業人事檔案管理的工作環境更加復雜，基于新形勢背景下，相關的領導人員要創新管理模式，增強人員的素質。最重要的就是要提高檔案管理的意識，企業要從本公司開始進行宣傳，增強宣傳力度，建立責任制，使相關的管理人員都能夠明確自身基本職責，并制定相應的獎懲機制與激勵機制。企業的管理者要根據企業對檔案管理的要求，逐步強化教育與定期培訓，對于管理人員的能力提出相應的要求，使人事管理工作不出錯，順利的開展

下去。

2.2 創新完善的人事檔案管理制度

根據單位實際情況，完善基礎設施。首先，增加檔案管理資金，完善相關的硬件設施，比如設備齊全的檔案室，尤其是在互聯網+的環境下，電腦、完善的存檔系統、搜索系統等等，既要設備齊全，又要專業配置，并且定期檢驗、更新系統，以確保檔案管理的正常運轉。在紙質檔案存放的庫房定期整理、防潮、除蟲等確保檔案的完好無誤。最后，檔案管理具有保密性和專業性，決定了從事該工作的人員需要很高的思想素質、道德水平和認真負責的工作態度。

人事檔案的內容比較相似，存在較多的共同點。需要注意的事項：不同類別人員因為工作性質、責任、職業特點素質、考核內容、薪資待遇等有較大差異性，因此人事檔案的內容也有一定的不同。公路工程檔案管理，需要重點關注技術人員的技術創新，公路工程有關部門在組織人員檔案時，要盡量突顯個人誠信。同人事檔案相比，公路工程具有特殊性，如，有些信息可以直接從公共系統中調取，有些資源信息屬于保密信息。綜上所述可知，檔案服務呈現出信息化態勢。市場化條件下，需對人事檔案實行分類管理。根據類別的差異構建不同的管理機制，重新定位檔案的功能，以此確保人事檔案滿足用人企業的實際要求和需求，并提高人事檔案的管理質量。

基于新經濟形勢背景下，企業在開展人事檔案管理工作中，從實際出發，建立相關的管理機制，完善人事檔案管理制度，強化員工的創新意識。企業應當將人事檔案管理制度作為基礎內容，優化內部管理結構，將重心放在人事檔案管理的信息收集過程中，并將傳統的人事檔案存儲轉變為電子檔案，給企業在人事方面做決策提供有效的信息。人事檔案信息的科學性和真實性得到保障后，在企業內部建立健全完善的管理制度，并將人才的優勢發揮到最大化，實現企業的穩定發展。

2.3 保障安全性

企業在管理過程中不但要形成資源共享的模式，還要保障人事檔案的安全性。第一，要保證信息的安全性，就要從根源上入手，要求各個部門加強對人事信息核查的管理力度，讓人事檔案的真實性和準確性得到保證，增設相關的工作人員負責這一塊，要求相關的管理人員嚴以律己，嚴格遵守國家規定的法律法規，不幫助任何人對人事檔案信息弄虛作假。另外，將人事信息存儲到計算機上進行保存。相關的工作人員可以利用數據庫找尋自己所需要的信息，不但節省了查詢時間，還在一定程度上對原始檔案進行了保護。通過計算機的防護技術的有效應用，進而制定企業的防火墻，相關工作人員還需要掌握數據恢復、抵抗網絡攻擊等技術，進而制定科學的管理模式，為人事檔案工作提供有力的保障。

3 結論

綜上所述，在企業的實際發展過程中，相關的管理人員逐步加大了對于人事檔案管理的重視程度，與時代接軌，將傳統的人事檔案存儲轉變為電子檔案。利用這種方式不僅能夠有效提升員工的工作效率，還能夠在一定程度上保證檔案的準確性與實效性，給員工塑造良好的發展環境。轉變管理理念和方法，明確人事檔案管理中的不足。完善相關規定，每項工作進行結構化管理，實現企業的戰略性發展目標。

參考文獻

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