論醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

張萌

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院從無到有的一個歷史見證，能夠充分反映一家醫(yī)院的歷史變遷、人文面貌以及發(fā)展進程;同時，醫(yī)院檔案還可以真實反映醫(yī)院工作的連續(xù)性，有著極為重要的參考價值。因此，做好醫(yī)院檔案管理有著極為重要的現(xiàn)實意義。本文將針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理普遍存在的問題進行分析，從而有針對性提出改善對策，以期望能夠提升醫(yī)院檔案管理水平，促進醫(yī)院實現(xiàn)健康發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;問題;對策

隨著醫(yī)院各項工作的持續(xù)開展逐漸形成了醫(yī)院檔案，是以各種形式以及載體進行記錄、保存、管理以及應用的文件資料，能夠充分體現(xiàn)一家醫(yī)院綜合軟實力。醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)院的綜合檔案，而且還包括病人的病歷檔案。通常來講，很多醫(yī)院在病歷檔案方面做得較好較完善，但是在綜合檔案管理方面還存在一定的問題。基于此，有必要提出改善對策，從而提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1）領導對于檔案管理重視度不夠。從實際情況來看，大部分醫(yī)院的領導并未真正重視檔案管理，尤其是綜合檔案，認為檔案僅僅只是簡單的資料整理、保管的工作而已，不存在什么技術含量。因此，在醫(yī)院的年度目標、財政預算、計劃規(guī)劃等方面，均會很少涉及有關檔案管理的設備投入、人才培訓、科學考核等等。這是因為領導普遍沒有具備檔案意識，所以不會將檔案管理納入整個醫(yī)院的管理框架之中，以致于檔案管理，尤其是綜合檔案管理有效性不佳，難以為其他工作提供有效的服務。

2）檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不足，且人員設置不合理。醫(yī)院在病歷檔案管理方面往往比較重視，會為之配置足夠的工作人員，專門負責病歷的記錄、錄入、歸檔以及統(tǒng)計等工作;同時，醫(yī)院也對其有非常明確標準，并會經常接受醫(yī)院以及其他病案管理機構的通報以及檢查，所以往往都非常規(guī)范。但是，除開病歷檔案之外的綜合檔案，通常沒有成立對應的綜合檔案室，且相關工作由辦公室負責進行管理，且主要負責文書檔案工作。對于辦公室來講，檔案管理并不是下設的二級科室，所以工作人員不僅要完成自己的工作，還要完成檔案管理工作，因此難以兼顧勝任。加之，沒有專業(yè)技術資質、缺乏檔案知識、人員配置隨意性較大、流動性較大等等因素，所以整體業(yè)務水平很低的，難以真正保障綜合檔案管理的有效性。

3）醫(yī)院檔案管理制度不完善。醫(yī)院經過長期的運行，通常都會具備一套科學、合理、完善的醫(yī)療管理制度，但是檔案管理制度方面卻因為不夠重視等原因，導致在制度方面存在一定的漏洞，體現(xiàn)在綜合檔案管理部門在很多醫(yī)院并未明確，所以管理人員的工作職責并不明確，檔案管理流程不明確、標準不統(tǒng)一、缺乏有效的考核標準。由于這些因素的存在，因此難以形成一套科學、合理、完善的檔案管理制度，致使醫(yī)院綜合檔案管理長期處于無紀律、無組織、無規(guī)范的不良狀態(tài)，存在著未具備統(tǒng)一的管理部門、檔案未進行統(tǒng)一移交、歸檔標準未統(tǒng)一、未有部門對檔案工作進行監(jiān)管、資料缺失、資料重復保存等等問題，最終必然會影響到醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。

2 加強醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 領導加強重視，成立綜合檔案室

1）領導加強重視。醫(yī)院領導層對檔案管理，尤其是綜合檔案管理的重視，是做好整個檔案管理的關鍵，具體來講，第一，建議醫(yī)院各級領導應當對檔案管理有一個正確的認識，并予實際措施進行支持。第二，在領導支持下，醫(yī)院要將檔案作為一種全局性、綜合性的工作來開展，并僅重視病歷檔案管理，而是要實現(xiàn)全面重視，要從長遠的角度考慮到檔案資料對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，從而在人力、物力、財力方面給予更大的支持。第三，不斷強化檔案工作領導。醫(yī)院應當將明確檔案管理的主要領導，由領導牽頭抓總，將責任再細化到分管負責人并嚴格落實。第四，將檔案管理納入醫(yī)院年度目標、年度工作計劃規(guī)劃以及醫(yī)院各級領導的日常議事之中，確保醫(yī)院上上下下重視檔案管理，這樣有利于強化各個部門在檔案工作方面實現(xiàn)有效合作，讓綜合檔案能夠與病歷檔案一樣，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

2）成立綜合檔案室。基于醫(yī)院的發(fā)展特點來講，建議檔案機構以“兩條線”布局，即：病案室（病歷檔案室）與綜合檔案室。綜合檔案室可以對病歷檔案室機構設置方案進行借鑒，建議在辦公室下設二級科室檔案室，即綜合檔案室，為之設置主要負責任人，即：檔案室主任，并配備專業(yè)的人才。綜合檔案室的成立必須要有領導的全面支持，再由其進行牽頭，推行綜合管理體制，有利于將分散在各個科室的檔案進行統(tǒng)一的管理與移交，并錄入到綜合檔案管理系統(tǒng)。然后，不同類型的檔案可以進入到該系統(tǒng)，并由不同部門的兼職人員基于自身職責以及歸檔范圍進行收集、整理以及積累，且在統(tǒng)一標準之下，統(tǒng)一裝具、年底統(tǒng)一移交，從而達到維護資源檔案完整、安全的目標。通過這種方式能夠對以往分散整理、分散管理、標準不統(tǒng)一等、雜亂無章等問題進行有效改善。醫(yī)院檔案機構“兩條線”模式（如圖1所示）。

2.2 有效提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院方面要重視并加強檔案管理人員的相關培訓，并在醫(yī)院內部營造一個良好的學習研究氛圍，具體來講，第一，醫(yī)院可以組織檔案管理人員外出進行交流與學習，例如，參與省、市等有關檔案人員的培訓活動，這樣能夠確保檔案管理人員能夠及時了解醫(yī)院檔案管理發(fā)展的趨勢。第二，醫(yī)院可以邀請檔案專家在醫(yī)院內部舉辦座談會進行業(yè)務指導，有利于幫助檔案人員解決更多實際問題。第三，要求檔案人員主動積極登錄有關檔案管理的遠程教育平臺，從而學習相關課程，有利于促進管理人員業(yè)務知識的更新。第四，由檔案室的專業(yè)人員為其他兼職檔案人員進行針對性業(yè)務培訓，并對移交過來的檔案進行仔細指導以及檢查。

2.3 不斷完善檔案管理制度

制度不斷完善，才能進一步提升檔案管控工作的有效性。醫(yī)院要對檔案工作進行目標管理以及量化考核，通過完善考核制度，將檔案相關的工作全部納入考核體系之中，使其與管理人員的績效掛鉤，這樣才能讓檔案工作與醫(yī)院整體發(fā)展實現(xiàn)結合，而且還可以將檔案室的考核與醫(yī)院有關的所有部門進行結合，例如，將不同科室檔案收集整理、分類歸檔等質量作為考核標準，這樣才能最大限度保障檔案工作能夠穩(wěn)步進行。

從管理內容的層面來講，需要完善的制度有借閱利用制度、整理制度、形成制度、歸檔制度、保管制度、移交制度等。具體可以結合醫(yī)院的實際情況，制定“醫(yī)院檔案管理實施辦法”、“檔案分類方案”、“歸檔范圍以及保管期限表”等管理辦法。

3 結語

綜上所述，醫(yī)院檔案是對醫(yī)院從無到有的歷史見證，每一份檔案資料都有其價值，因此醫(yī)院要引起對檔案管理的整體重視。本文對醫(yī)院檔案管理普遍存在的問題進行了探討，并提出對應的改善對策，以期望能夠幫助相關醫(yī)院在檔案管理方面進行有效改革，從而保障醫(yī)院實現(xiàn)健康發(fā)展。

參考文獻

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