電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

曲長英?周靜

摘 要：電子檔案管理是現代化事業單位在經營的過程中進行管理工作時的一個必要環節，電子信息檔案管理模式使得檔案管理工作的效率和質量都得到了極大地提高，同時這也是計算機電子技術在事業單位管理工作中的一項重要應用。因此，本文就電子信息檔案管理在事業單位中的應用以及如何控制風險展開了討論，希望能夠給讀者帶來幫助。

關鍵詞：電子信息檔案管理;應用;風險;措施

電子計算機技術的應用改變了當前社會中很多行業的工作模式和發展狀態。在行業競爭日漸激烈的同時，事業單位如果能夠合理應用電子計算機技術做好電子信息檔案管理工作，那么就能夠有效的避免一些經濟風險和更好的控制各項成本支出。由此可見，電子信息檔案管理工作是事業單位進行深入發展和業務拓展的一個重要途徑，做好該項工作能夠為事業單位在發展過程中帶來很多實際的幫助;但從另一方面而言，如果事業單位不重視對電子信息檔案的管理，那么很可能在發展過程中遭遇嚴重的風險而造成極大的經濟損失。

1 電子信息檔案管理在事業單位中的應用

1）電子信息的應用極大的提高了辦公效率。電子檔案與傳統的紙質檔案相比最大的特點便是這種檔案信息可以通過存儲在光盤、磁盤等電子信息存儲載體中，而這種方式使事業單位的檔案信息更加便于攜帶和保存，而事業單位的工作人員在進行檔案管理時也會更加便捷和快速，對于提高辦公效率發揮了很重要的作用。此外，電子檔案可以通過計算機進行信息的讀取和數據的處理，而計算機的運行速度相較于傳統的人工信息查閱速度會有很大地提高。同時，在傳統的紙質檔案管理過程中，很容易出現由于人工失誤而導致的字跡模糊、信息丟失、不全等現象，這也是導致以往很多事業單位中檔案管理工作不力的重要原因，而在電子信息檔案管理的模式下則不容易發生這種問題。

2）電子信息的應用提高了檔案傳遞的安全性。信息和資料的傳遞安全是現代化事業單位極為重視的一個工作部分，并且在實際的工作過程中，很大一部分檔案信息丟失現象都發生在資料的傳遞過程中，因此如何提高檔案傳遞的安全性便成為很多事業單位管理工作中的難點問題。電子信息檔案管理技術的應用很好地改變了這一不良現象，這種電子信息技術代替了傳統的人力傳遞資料和信息的方式，同時電子版的事業單位檔案資料相當于傳統的紙質版本更加容易保存和運輸，不容易發生破損或丟失的現象，所以這對于提高檔案傳遞的安全性發揮了關鍵的作用。目前，除了發生網絡故障問題之外，電子信息檔案傳遞基本不會發生其他安全問題。

3）電子傳輸實現資源的共享。在現代化社會中大數據和資源共享已經成為人們日常生活和工作過程中常見的現象。但是在以往的事業單位中，由于傳統檔案管理工作模式在信息傳遞和共享方面的落后，導致各工作部門之間不能及時的進行資源的共享，從而使得大量的紙質文檔和文件被閑置在檔案管理室中，這是對資源的一種極度浪費。但是在現代化信息管理技術的作用模式下，人們可以利用計算機輕而易舉的實現電子信息的傳遞與共享，工作人員可以在短時間內傳遞大量的數據，極大地提高了工作效率。同時，這種工作模式也使得事業單位更好的適應了新時代社會的發展速度，在很大程度上提高了事業單位的經濟效益和辦公效率。

4）信息便于管理和保存。傳統的紙質文件和檔案在保持了較長時間之后，很容易受到周圍環境因素影響而發生蟲蛀或者潮濕等現象，這會在一定程度上破壞紙質的檔案文書，從而影響事業單位檔案信息的完整性和準確性，使用起來極為不方便。但是電子檔案便可以通過儲存在互聯網中來避免這些不良現象的干擾，不易破壞且查找便捷，同時對于事業單位而言也能夠節省出大量的人力和物力資源投入到其他工作環節中。由此可見，電子檔案信息管理模式必將成為未來事業單位的重點發展方向。

2 電子信息檔案管理風險控制的措施

盡管電子信息化管理技術與傳統的管理技術相比具有全面的提高和更多的優點，但是這并不意味著電子信息檔案管理應用模式不存在缺陷和風險。在現代化信息技術和計算機技術高度發達的時代背景下，密碼技術和破解技術的發展可謂是相伴而生。因此隨著計算機運行速度的不斷提高，很多在以前很安全的密碼技術就目前而言也并不安全，而這也是電子信息檔案最重要的一個缺陷問題。所以對于很多事業單位而言，如何對電子信息檔案管理工作中的風險進行有效控制便是應該重點關注的問題。

1）積極引進最新技術。為了提高事業單位電子信息檔案傳遞的安全性和穩定性，可以通過引進最新的先進技術來提高對密碼破解機制的防范。計算機技術的快速發展在促進信息共享和資料傳遞的同時，也在很大程度上降低了人們的信息保密和安全意識，所以加強事業單位的電子信息檔案安全防護機制便是接下來工作的重中之重。事業單位通過積極的引進最新技術，可以很好的改善檔案信息加密工作效果，在大數據的時代背景下，對于事業單位的發展而言具有關鍵性的影響意義。

2）制定相應的規章制度。優化和提高事業單位電子信息檔案管理一方面要從提高技術做起，而從另一方面而言，事業單位還應該注重對工作人員的管理，即通過制定相應的規章制度來提高檔案信息的傳遞和管理安全性。事業單位想要實現規章制度的有效落實，就需要通過合理的分配系統操作權限來降低檔案信息安全事故發生的風險，可以在互聯網上權限的管理和分配，同時有效的進行分級管理和領導監督等措施，以此來保障事業單位工作人員在規章制度的管轄范圍之內進行工作

3）及時消除風險。在發現事業單位檔案信息管理存在著風險時，工作人員及時的采取措施對風險進行消除可以更好的保護檔案信息不受到侵犯和盜取。對于電子檔案信息管理工作而言，最容易發生安全問題的工作環節就是在事業單位進行計算機等設備的維修和養護的時候。因此，在此期間工作人員要根據計算機網絡問題的復雜性主動采取措施對檔案信息提供必要的安全防護，必要時可以采取將電子檔案信息轉移到其他設備中的方式來保障其安全性。

4）及時進行預防和保護。事業單位做好檔案信息管理安全的預防和保護工作能夠更好的保障機密信息不被輕易盜取，因此相關事業單位應該通過進一步加強檔案管理風險預防措施，或者提高信息安全管理等級等方式來對其進行保護。此外，對于檔案管理人員的挑選也應該更加嚴格，必要時要對其進行專業的培訓保障工作質量。

5）山東省產品質量檢驗研究院在保護檔案電子信息數據安全的措施。（1）做好安全工作，防止非法使用而造成機內文件破壞和丟失。（2）及時對重要的文件和數據進行備份存檔，必要時可進行數據和文件的恢復。（3）外來磁盤和U盤原則上不得上機使用，確因工作需要則需經負責人同意，并經嚴格病毒檢查后方能上機使用，未經病毒檢查的U盤和磁盤不得使用。以免計算機被病毒侵襲。（4）存儲原始數據的自動化設備應采取加密措施，防止非授權人員進入程序，以保證數據輸入、數據儲存、數據傳遞、和數據處理的真實性和可信性，原始數據應進行備份。（5）應用程序、信息管理系統應采取加密措施防止非法進入，并對使用人員在職責范圍內設置訪問權限，保證未經授權的人員無法對數據進行更改。每一位系統使用人員對系統數據的編輯，修改、刪除和調用記錄都將被存儲在數據庫中，并標記具體的操作日期和時間，處理前的數據同時予以保留，處理后的數據可追溯到原始數據，以此防止原始數據被篡改和丟失。

3 結束語

總而言之，電子信息檔案管理是事業單位日常工作中的一項重點內容，檔案信息的安全關乎到其自身的發展，因此每一位工作人員都應該給予充分的重視。要進一步加強對電子檔案信息的安全防護，提高管理人員素質和水平，進一步完善我國電子信息檔案管理工作的發展。

參考文獻

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