電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施

曲長英?周靜

摘 要：電子檔案管理是現(xiàn)代化事業(yè)單位在經(jīng)營的過程中進(jìn)行管理工作時的一個必要環(huán)節(jié)，電子信息檔案管理模式使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量都得到了極大地提高，同時這也是計(jì)算機(jī)電子技術(shù)在事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)重要應(yīng)用。因此，本文就電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用以及如何控制風(fēng)險展開了討論，希望能夠給讀者帶來幫助。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案管理;應(yīng)用;風(fēng)險;措施

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用改變了當(dāng)前社會中很多行業(yè)的工作模式和發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在行業(yè)競爭日漸激烈的同時，事業(yè)單位如果能夠合理應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)做好電子信息檔案管理工作，那么就能夠有效的避免一些經(jīng)濟(jì)風(fēng)險和更好的控制各項(xiàng)成本支出。由此可見，電子信息檔案管理工作是事業(yè)單位進(jìn)行深入發(fā)展和業(yè)務(wù)拓展的一個重要途徑，做好該項(xiàng)工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位在發(fā)展過程中帶來很多實(shí)際的幫助;但從另一方面而言，如果事業(yè)單位不重視對電子信息檔案的管理，那么很可能在發(fā)展過程中遭遇嚴(yán)重的風(fēng)險而造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。

1 電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用

1）電子信息的應(yīng)用極大的提高了辦公效率。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比最大的特點(diǎn)便是這種檔案信息可以通過存儲在光盤、磁盤等電子信息存儲載體中，而這種方式使事業(yè)單位的檔案信息更加便于攜帶和保存，而事業(yè)單位的工作人員在進(jìn)行檔案管理時也會更加便捷和快速，對于提高辦公效率發(fā)揮了很重要的作用。此外，電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的讀取和數(shù)據(jù)的處理，而計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度相較于傳統(tǒng)的人工信息查閱速度會有很大地提高。同時，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，很容易出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的字跡模糊、信息丟失、不全等現(xiàn)象，這也是導(dǎo)致以往很多事業(yè)單位中檔案管理工作不力的重要原因，而在電子信息檔案管理的模式下則不容易發(fā)生這種問題。

2）電子信息的應(yīng)用提高了檔案傳遞的安全性。信息和資料的傳遞安全是現(xiàn)代化事業(yè)單位極為重視的一個工作部分，并且在實(shí)際的工作過程中，很大一部分檔案信息丟失現(xiàn)象都發(fā)生在資料的傳遞過程中，因此如何提高檔案傳遞的安全性便成為很多事業(yè)單位管理工作中的難點(diǎn)問題。電子信息檔案管理技術(shù)的應(yīng)用很好地改變了這一不良現(xiàn)象，這種電子信息技術(shù)代替了傳統(tǒng)的人力傳遞資料和信息的方式，同時電子版的事業(yè)單位檔案資料相當(dāng)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版本更加容易保存和運(yùn)輸，不容易發(fā)生破損或丟失的現(xiàn)象，所以這對于提高檔案傳遞的安全性發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。目前，除了發(fā)生網(wǎng)絡(luò)故障問題之外，電子信息檔案傳遞基本不會發(fā)生其他安全問題。

3）電子傳輸實(shí)現(xiàn)資源的共享。在現(xiàn)代化社會中大數(shù)據(jù)和資源共享已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鬟^程中常見的現(xiàn)象。但是在以往的事業(yè)單位中，由于傳統(tǒng)檔案管理工作模式在信息傳遞和共享方面的落后，導(dǎo)致各工作部門之間不能及時的進(jìn)行資源的共享，從而使得大量的紙質(zhì)文檔和文件被閑置在檔案管理室中，這是對資源的一種極度浪費(fèi)。但是在現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的作用模式下，人們可以利用計(jì)算機(jī)輕而易舉的實(shí)現(xiàn)電子信息的傳遞與共享，工作人員可以在短時間內(nèi)傳遞大量的數(shù)據(jù)，極大地提高了工作效率。同時，這種工作模式也使得事業(yè)單位更好的適應(yīng)了新時代社會的發(fā)展速度，在很大程度上提高了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和辦公效率。

4）信息便于管理和保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案在保持了較長時間之后，很容易受到周圍環(huán)境因素影響而發(fā)生蟲蛀或者潮濕等現(xiàn)象，這會在一定程度上破壞紙質(zhì)的檔案文書，從而影響事業(yè)單位檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，使用起來極為不方便。但是電子檔案便可以通過儲存在互聯(lián)網(wǎng)中來避免這些不良現(xiàn)象的干擾，不易破壞且查找便捷，同時對于事業(yè)單位而言也能夠節(jié)省出大量的人力和物力資源投入到其他工作環(huán)節(jié)中。由此可見，電子檔案信息管理模式必將成為未來事業(yè)單位的重點(diǎn)發(fā)展方向。

2 電子信息檔案管理風(fēng)險控制的措施

盡管電子信息化管理技術(shù)與傳統(tǒng)的管理技術(shù)相比具有全面的提高和更多的優(yōu)點(diǎn)，但是這并不意味著電子信息檔案管理應(yīng)用模式不存在缺陷和風(fēng)險。在現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時代背景下，密碼技術(shù)和破解技術(shù)的發(fā)展可謂是相伴而生。因此隨著計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度的不斷提高，很多在以前很安全的密碼技術(shù)就目前而言也并不安全，而這也是電子信息檔案最重要的一個缺陷問題。所以對于很多事業(yè)單位而言，如何對電子信息檔案管理工作中的風(fēng)險進(jìn)行有效控制便是應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問題。

1）積極引進(jìn)最新技術(shù)。為了提高事業(yè)單位電子信息檔案傳遞的安全性和穩(wěn)定性，可以通過引進(jìn)最新的先進(jìn)技術(shù)來提高對密碼破解機(jī)制的防范。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展在促進(jìn)信息共享和資料傳遞的同時，也在很大程度上降低了人們的信息保密和安全意識，所以加強(qiáng)事業(yè)單位的電子信息檔案安全防護(hù)機(jī)制便是接下來工作的重中之重。事業(yè)單位通過積極的引進(jìn)最新技術(shù)，可以很好的改善檔案信息加密工作效果，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，對于事業(yè)單位的發(fā)展而言具有關(guān)鍵性的影響意義。

2）制定相應(yīng)的規(guī)章制度。優(yōu)化和提高事業(yè)單位電子信息檔案管理一方面要從提高技術(shù)做起，而從另一方面而言，事業(yè)單位還應(yīng)該注重對工作人員的管理，即通過制定相應(yīng)的規(guī)章制度來提高檔案信息的傳遞和管理安全性。事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的有效落實(shí)，就需要通過合理的分配系統(tǒng)操作權(quán)限來降低檔案信息安全事故發(fā)生的風(fēng)險，可以在互聯(lián)網(wǎng)上權(quán)限的管理和分配，同時有效的進(jìn)行分級管理和領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督等措施，以此來保障事業(yè)單位工作人員在規(guī)章制度的管轄范圍之內(nèi)進(jìn)行工作

3）及時消除風(fēng)險。在發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息管理存在著風(fēng)險時，工作人員及時的采取措施對風(fēng)險進(jìn)行消除可以更好的保護(hù)檔案信息不受到侵犯和盜取。對于電子檔案信息管理工作而言，最容易發(fā)生安全問題的工作環(huán)節(jié)就是在事業(yè)單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)等設(shè)備的維修和養(yǎng)護(hù)的時候。因此，在此期間工作人員要根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)問題的復(fù)雜性主動采取措施對檔案信息提供必要的安全防護(hù)，必要時可以采取將電子檔案信息轉(zhuǎn)移到其他設(shè)備中的方式來保障其安全性。

4）及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。事業(yè)單位做好檔案信息管理安全的預(yù)防和保護(hù)工作能夠更好的保障機(jī)密信息不被輕易盜取，因此相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該通過進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理風(fēng)險預(yù)防措施，或者提高信息安全管理等級等方式來對其進(jìn)行保護(hù)。此外，對于檔案管理人員的挑選也應(yīng)該更加嚴(yán)格，必要時要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)保障工作質(zhì)量。

5）山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院在保護(hù)檔案電子信息數(shù)據(jù)安全的措施。（1）做好安全工作，防止非法使用而造成機(jī)內(nèi)文件破壞和丟失。（2）及時對重要的文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存檔，必要時可進(jìn)行數(shù)據(jù)和文件的恢復(fù)。（3）外來磁盤和U盤原則上不得上機(jī)使用，確因工作需要則需經(jīng)負(fù)責(zé)人同意，并經(jīng)嚴(yán)格病毒檢查后方能上機(jī)使用，未經(jīng)病毒檢查的U盤和磁盤不得使用。以免計(jì)算機(jī)被病毒侵襲。（4）存儲原始數(shù)據(jù)的自動化設(shè)備應(yīng)采取加密措施，防止非授權(quán)人員進(jìn)入程序，以保證數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)傳遞、和數(shù)據(jù)處理的真實(shí)性和可信性，原始數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份。（5）應(yīng)用程序、信息管理系統(tǒng)應(yīng)采取加密措施防止非法進(jìn)入，并對使用人員在職責(zé)范圍內(nèi)設(shè)置訪問權(quán)限，保證未經(jīng)授權(quán)的人員無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。每一位系統(tǒng)使用人員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的編輯，修改、刪除和調(diào)用記錄都將被存儲在數(shù)據(jù)庫中，并標(biāo)記具體的操作日期和時間，處理前的數(shù)據(jù)同時予以保留，處理后的數(shù)據(jù)可追溯到原始數(shù)據(jù)，以此防止原始數(shù)據(jù)被篡改和丟失。

3 結(jié)束語

總而言之，電子信息檔案管理是事業(yè)單位日常工作中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，檔案信息的安全關(guān)乎到其自身的發(fā)展，因此每一位工作人員都應(yīng)該給予充分的重視。要進(jìn)一步加強(qiáng)對電子檔案信息的安全防護(hù)，提高管理人員素質(zhì)和水平，進(jìn)一步完善我國電子信息檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張琬悅.網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位檔案管理的完善分析[J].科技風(fēng)，2018，29：62.

[2]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2018，31：195-196.