信息時(shí)代政府檔案保密工作存在的問題及對(duì)策

韓悅

摘 要：檔案保密工作對(duì)于黨政機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位乃至國家的安全和利益而言都有重要的價(jià)值與意義。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)的影響無處不在，作為文秘工作的重要一環(huán)，檔案保密工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極適應(yīng)信息技術(shù)時(shí)代的要求。本文分析了在信息時(shí)代基層政府檔案保密工作存在的問題，并進(jìn)一步提出了應(yīng)對(duì)之策，希望能推動(dòng)更加規(guī)范和科學(xué)的檔案保密工作的開展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案保密;對(duì)策

1 政府檔案保密工作存在的問題

1.1 檔案保密人員的專業(yè)性不強(qiáng)

信息化的快速推進(jìn)，電子檔案日益增加，政府機(jī)關(guān)單位檔案保密工作的難度也在逐步加大，檔案保密人員的專業(yè)素質(zhì)也應(yīng)當(dāng)不斷提升。目前，有些基層政府只有某個(gè)科室主要負(fù)責(zé)整個(gè)單位的檔案保密和管理工作，人數(shù)較少，并且年齡都在30-45歲之間，而且所學(xué)專業(yè)也與檔案保密工作沒有關(guān)系。另外，由于政府對(duì)檔案保密人員的培訓(xùn)教育次數(shù)有所減少，因此他們對(duì)于處理某些保密難度較大的檔案管理工作的專業(yè)性比較缺乏。其他普通科員都很少直接接觸保密工作，也沒有系統(tǒng)地受過保密培訓(xùn)，保密意識(shí)不強(qiáng)，難免會(huì)發(fā)生無意識(shí)泄密情況。對(duì)于傳統(tǒng)的流動(dòng)性較差的紙質(zhì)檔案，可以將其放置在特定的地點(diǎn)存放和保管，保密難度不大，而對(duì)于日益增加的電子檔案，流動(dòng)性和靈活性都較高，如果只是繼續(xù)延續(xù)一貫的檔案保密方式，不加強(qiáng)檔案保密人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，那么則不能完全保證檔案尤其是電子檔案的絕對(duì)安全。

1.2 電子檔案保密制度不足

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)涉密文件，政府一般有一套嚴(yán)密的管理制度，由專門的部門和人員進(jìn)行管理，但是對(duì)于電子檔案，只是由各科室進(jìn)行管理，由各科室確定的專門保密人員進(jìn)行專人管理，但是卻沒有形成具體完善的制度規(guī)定，說明政府機(jī)關(guān)針對(duì)電子檔案保密工作所制定的制度還不健全。在電子檔案保密難度與日增加的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)時(shí)代，如若保密管理制度不更新或者各科室落實(shí)不到位、落實(shí)效果不好，勢必會(huì)給檔案保密工作造成一定的影響

1.3 電子檔案保密技術(shù)欠缺

政府機(jī)關(guān)檔案保密工作也受到互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的沖擊。最主要的是網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案保密管理的影響和沖擊。政府機(jī)關(guān)管理檔案秘書人員年齡都偏大，對(duì)信息技術(shù)時(shí)代的敏感度不高，而且很多科室缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人員，所以信息技術(shù)水平相對(duì)較低，在開展檔案保密信息化建設(shè)過程中缺乏充足的技術(shù)支持，因此電子信息保密系統(tǒng)存在安全隱患。如果計(jì)算機(jī)或一些電子設(shè)備出現(xiàn)故障無法讀取檔案時(shí)，自己所在部門往往沒有技術(shù)人員可以及時(shí)解決問題，不得不請(qǐng)求技術(shù)部門解決，不僅耗費(fèi)了時(shí)間，而且還有可能被外部網(wǎng)域或“黑客”攻擊侵入竊取秘密文件，給工作帶來巨大危害。

2 政府應(yīng)對(duì)措施及改進(jìn)建議

2.1 提升檔案保密人員的專業(yè)性

政府應(yīng)該多增加一些與檔案保密工作專業(yè)對(duì)口的、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技能突出的專業(yè)檔案保密人員，并進(jìn)一步擴(kuò)展保密安全教育，將政府的保密制度、保密法規(guī)和計(jì)算機(jī)、光盤保密等信息技術(shù)方面的保密知識(shí)和法律法規(guī)納入日常學(xué)習(xí)計(jì)劃中，并且定期增加對(duì)保密員的專業(yè)化的保密工作培訓(xùn)的次數(shù)、采用集中教育、宣傳教育等多種方式，把保密教育經(jīng)常化，督促保密人員能真正把相應(yīng)的保密制度轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和個(gè)人的行為準(zhǔn)則，能在頭腦中、心中牢固建起一道堅(jiān)實(shí)的嚴(yán)防泄密的思想城墻。對(duì)于不直接接觸涉密檔案的其他科室人員來說，政府也應(yīng)該加強(qiáng)宣傳教育及培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，使其保密、守密的思想意識(shí)提高、保密敏感度提升，從其他各方面配合檔案保密員的工作，共同保護(hù)單位涉密檔案的安全。

2.2 完善電子檔案保密制度建設(shè)

政府應(yīng)該加強(qiáng)和完善對(duì)電子檔案的保密制度建設(shè)，既要繼續(xù)完善和更新已有的紙質(zhì)化檔案的保密制度建設(shè)，更要加強(qiáng)制定、完善電子檔案的保密制度。可以采取現(xiàn)在其他單位實(shí)行的電子信息檔案的“雙套制”的歸檔管理。“雙套制”融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，“雙套制”有其必要性，它們將在一定時(shí)期內(nèi)并存，互動(dòng)發(fā)展。一是要深化電子檔案的保密管理制度。各地政府可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，結(jié)合對(duì)紙質(zhì)涉密檔案的管理制度，建立健全電子信息檔案的登記、收發(fā)文、制作打印、傳閱、借閱、保管、清退制度，比如，電子檔案的管理、定密制度、各種賬號(hào)和密碼的注冊(cè)管理制度、計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的管理制度、電子檔案查詢、傳遞與利用制度等，構(gòu)建信息化環(huán)境下電子檔案信息安全體系;二是要更新電子檔案的保管制度。要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行多重加密和隔絕外部網(wǎng)域的措施，對(duì)存有保密電子檔案的磁盤和光盤進(jìn)行專門防寫處理，避免劃、擦、觸摸記錄涂層;有些應(yīng)裝盒儲(chǔ)存，避免強(qiáng)磁場強(qiáng)，隔離有害氣體，而且要控制好相對(duì)濕度和溫度同時(shí)要不斷提高保管技術(shù)要求和防護(hù)水平，建立有效的防治系統(tǒng)。

2.3 提高檔案保密技術(shù)防范手段

隨著信息技術(shù)深入滲透到檔案工作，檔案管理對(duì)信息技術(shù)的依賴愈發(fā)明顯，檔案信息化建設(shè)成為新時(shí)期檔案工作的趨勢和潮流，那么加強(qiáng)和提高檔案保密技術(shù)手段迫在眉睫。在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，政府機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)檔案保密技術(shù)防范措施，一是要多培養(yǎng)專業(yè)信息技術(shù)人才，政府除了要在專門科室配備專業(yè)的信息技術(shù)員，也應(yīng)當(dāng)在每個(gè)科室都配有專業(yè)的技術(shù)員，對(duì)于專門的涉密檔案管理人員，要不斷提高其計(jì)算機(jī)能力，可定期參加相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，確保操作人員既有強(qiáng)烈而敏感的檔案信息保密意識(shí)，又具備突出的計(jì)算機(jī)應(yīng)用與保護(hù)、修護(hù)能力;二是政府要高度重視網(wǎng)絡(luò)信息安全保密設(shè)施的建設(shè)，首先政府機(jī)關(guān)要加大對(duì)電子檔案保密工作的資金投入，及時(shí)更新保密技術(shù)和設(shè)備，建立完善的病毒和黑客防御系統(tǒng)，不斷提高安全防護(hù)技術(shù)水平，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等;其次要采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技防設(shè)施與安全防護(hù)設(shè)施，對(duì)于要下載或使用涉密檔案的秘書工作人員，能夠監(jiān)控到其下載或使用路徑，全程嚴(yán)格監(jiān)控，如若發(fā)現(xiàn)連接外網(wǎng)域，能夠及時(shí)攔截并追蹤，保證政府保密文件不會(huì)泄露遺失。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡紅梅.新形勢下做好檔案保密工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案與建設(shè)，2013，（6）.

[2]曹興華.從電視劇《密戰(zhàn)》引發(fā)對(duì)檔案保密工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2012，（32）：56-57.

[3]丁曉玉.在信息時(shí)代下檔案管理中的保密工作[J].赤子（上中旬），2014，（23）：249-249.

[4]郭永麗.新形勢下做好檔案信息保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（17）：52-53.

[5]黃瓊嬌.新形勢下做好檔案保密工作的思考[J].圖書情報(bào)導(dǎo)刊，2011，（21）.

[6]容艷珍.新形勢下檔案保密工作面臨的問題及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2009，（2）.

[7]商銘.檔案保密工作面臨的問題及對(duì)策[J].科技傳播，2010，（18）.

[8]萬曉慧.淺談檔案工作中保密的重要性[J].黑河學(xué)刊，2007，（2）.

[9]姚斌.警惕網(wǎng)盤成為新的泄密渠道[J].保密工作，2016，（4）.

[10]張貴芬.淺談信息時(shí)代檔案管理中的保密工作[J].中小企業(yè)管理與科技下旬刊，2013，（12）：50-51.