城鄉低保檔案信息化管理的新路徑

王輝

摘 要：城鄉低保檔案為低保救助資金發放提供了佐證依據，從而保障低保工作的公正實施。在網絡和信息化高度發展的背景下，低保檔案需要科學佐證救助工作各環節，只有不斷創新，提高信息化管理水平，才能使檔案管理工作跟上低保救助工作發展的步調。

關鍵詞：社會救助;低保檔案;信息化;規范化管理

黨的十九大以來，社會救助兜底保障功能進一步顯現，低保覆蓋群體全面實現“應保盡保、應退盡退”。低保救助制度與精準扶貧制度相融合，顯著拓展了惠民政策的深度和廣度。隨著低保管理機制的不斷革新，其在實施層面產生了大量原始文字、圖表、聲像、電子數據等不同載體信息，即形成低保檔案。規范與高效的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索以及調閱、佐證將直接影響基層救助工作開展的有效性和深入性，因此新時期低保檔案極具保存和管理價值。

1 新時期創新低保檔案信息化管理的重要價值

1.1 有利于深化部門聯動機制，優化資源配置方式

當前，低保政策具有地區差異，同時各區域檔案信息無法共享，造成了低保救助對象信息不對稱，相關職能部門在查閱和調取相關檔案時，并不能獲取完整的最新信息，導致決策并不能反映實際需求。因此，創新低保檔案管理方式，信息化管理城鄉低保檔案，促進檔案在不同部門之間流轉和分享，有助于實現救助部門高效聯動與檔案資源的優化配置。

1.2 有利于完善信息核對機制，實現低保動態管理

新時期，低保動態化管理日趨規范，出現大量的減員、新增低保救助對象，檔案始終處于調整、變化、補充的動態管理中。因此，創新低保檔案管理，在開展各項信息核查和調整過程中，對每個低保家庭進行數字化標識尤為重要。無論保障對象在年內、季度（月）內信息如何變化調整，都能準確快捷的將調整對象的相關資料動態管理。

2 實現低保檔案信息化管理工作的“關鍵點”

2.1 科學分類，注重材料全面性

在低保申請、審核、審批檔案材料收集過程中，檔案管理人員要注重材料的全面性，按照規范化管理體系要求，明確低保檔案“三書”（低保申請書、家庭收入和財產聲明如實申報承諾書、家庭經濟狀況核查授權委托書）、“四表”（經濟狀況入戶調查及收入測算、最低生活保障審核審批表、低保對象近親屬備案表、低保對象動態管理表）、“兩記錄”（民主評議記錄、公示記錄）等檔案內容，在完善低保對象申請、審核、審批材料的基礎上，將申請受理單、民主評議表、診斷書、合作醫療報銷清單、殘疾證復印件等納入檔案，堅持一戶一檔，切實做到印證真實齊全，有據可查，完整體現審批各環節的認定鏈條和責任落實，充分發揮低保檔案在保障民生、改善民生中的基礎性作用。

2.2 立檔致用，編繪數字檢索碼

為提高檔案管理查閱功能，能快速查找到享受人的檔案，可按照“年度—鄉鎮—村（居）—戶檔案”四部分設置11位“數字檢索編碼”：年度（前4位）+鄉鎮蘇木街道辦（5-6位）+嘎查村居（7-8位）+享受人編號（9-11位）。例如，農村低保享受人姜X芝的家庭檔案編號“20151501001”就是由審批年度（2015）+新惠鎮編號（15）+沙敖村編號（01）+戶主姜某芝家庭檔案編號（001）組成。（具體情況如下表）

在查詢時，在城鄉低保檔案電子管理平臺內獲取享受人的檔案檢索編碼，短時間在檔案自動搖臂密集架上鎖定享受人的檔案，查閱流程完整、快捷，實現檔案信息化管理高效利用價值性：1）具有簡捷性。經多次調取驗證，查詢一份享受人家庭檔案需時間約50秒左右，增加識別速度，減少差錯率;2）具有識別性。能準確識別申請年度、鄉鎮蘇木（街道辦）、嘎查村（居）、享受人家庭信息等，便于查閱使用;3）具有唯一性。按照“三書”、“四表”、“兩記錄”建立檔案，保證一份檔案（一個家庭）僅賦一個編號，避免一戶多碼現象;4）具有服務性。案卷目錄、全引目錄、全宗介紹、文號索引等一目了然，便于紙質檔案和電子信息查詢交換，極大地提高了檔案的檢索效率，使檔案工作進一步走向信息化、數字化、網絡化。

3 低保檔案信息化管理新策略

3.1 建章立制，實現規范化管理目標

在開展檔案信息化管理過程中，建立健全各項規章制度，依法建檔、依法治檔作為檔案信息化管理達標升級的重要內容。根據《檔案法》規定，結合低保檔案管理工作實際，要相應建立低保檔案管理制度、檔案保密制度、低保檔案查閱制度、低保檔案銷毀制度等，做到“四個統一”，即明確統一檔案柜、統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼，確定專人核查把關，凡不符合規定要求的檔案一律不得歸檔，并按檔案規范標準進行重新整理;凡符合規范標準歸檔的檔案，按檔案類別注冊、編目，及時入庫上架，做到隨辦隨歸，達到嚴格管理，規范使用的信息化目標。

3.2 夯實基礎建設，保證檔案管理完整和安全

配備檔案密集架、滅火器和電腦等硬件設施，購置統一規格檔案盒，配備專職人員管理檔案，做到“四勤”，即勤察看、勤整理、勤回收、勤修補。達到“五有六防”標準，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度;防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮，使檔案不散、不亂、不丟、不壞，有力保證檔案的完整和安全。

3.3 借助大數據平臺，“雙軌”制管理檔案

在管理佐證性高的紙質（電子）低保檔案的過程中，掃描后按照檔案的內容、時間等分類別電子版保存，并創建完整的目錄和數據庫存儲于城鄉低保檔案電子管理系統平臺，科學、合理地查詢利用轉化后的電子檔案。從收集到轉化低保檔案的整個過程中，應使用與紙質文件對應的數字化檔案編號，實行紙質版與電子版雙軌管理制度：第一，保證原始文件的完整性和真實性，記錄了真實的歷史;第二，對低保檔案文件，實行大數據數字化管理，利用大數據先進技術，幫助開發和利用其資料。

3.4 借助網絡平臺，提高信息化管理空間

對于形成的評定文件、民主評議、公示記錄等文字量較大的紙質低保檔案，將其原始文件通過網絡電子版轉化后傳給處理系統，進行材料的分類、整理及歸檔，并將其存儲在服務器里。

3.5 加強人員培訓，不斷提升規范化管理水平

檔案工作是一項服務性、條件性、基礎性而又單調、枯燥繁瑣、冷清的工作。檔案管理人員應當熱愛本職，堅持無怨無悔的奉獻精神，敬業、樂業、勤業、精業。周總理要求檔案工作者“學習司馬遷”，他說：“檔案工作很重要，應該干一輩子”。陳毅同志曾經說過，檔案工作者要有“甘坐冷板凳”的精神。城鄉低保檔案是民政系統社會救助規范化的“窗口”。檔案管理人員的專業水平、素質直接影響了檔案管理工作的質量。

4 結束語

低保檔案信息化管理工作，是新時期有效開展社會救助的重要舉措，也是實現低保精準認定，推進依法納保的有力抓手。因此，要充分認識低保檔案管理的必要性和重要性，確保低保檔案信息管理工作向規范化、標準化、精細化邁進，全面提升低保救助工作水平。