大數據環境下人事檔案的管理與利用

金真

摘 要：人事檔案記錄了個人的基本信息，加強人事檔案管理與利用，是提高人力資源利用效率的重要基礎。大數據環境下，紙質檔案與電子檔案共存，進一步增加了管理壓力。人事檔案管理的信息化，在給我們帶來諸多便利的同時，檔案信息泄露也成為新的隱患，這既是檔案管理部門亟需解決的問題，也給檔案的所有者帶來了困擾。因此，我們應當辯證的看待大數據時代人事檔案管理的機遇和挑戰，并針對工作中客觀存在的一些問題，分別從構建管理信息系統、加強網絡安全管理等方面，推動人事檔案工作更好開展。

關鍵詞：大數據;人事檔案;安全管理;信息化

1 大數據環境下人事檔案管理的機遇和挑戰

1.1 人事檔案管理的機遇

1.1.1 減輕業務壓力，提高管理效率

近年來人員調動更加頻繁，人事檔案的查詢、更新、轉遞等業務壓力更大。在高強度的工作環境下，經常會因為檔案管理人員的疏忽，而出現人事檔案丟失、破損等一系列問題。在大數據環境下，采用數字化、信息化管理模式，將所有的檔案信息，存儲到數據庫內。檔案管理人員只需要通過一臺終端計算機，就可以辦理人事檔案的檢索、調用、轉遞等業務，工作量顯著減輕，管理效率極大的提升。

1.1.2 充分挖掘人事檔案的資源價值

對于檔案管理部門來說，人事檔案的保存是為人力資源挖掘與利用而服務的，必須要明確兩者的邏輯關系，才能支持人事檔案工作更高質量的開展。大數據技術在檔案管理中的運用，為工作人員進行檔案資源的整合、挖掘和利用提供了技術上的支持。例如，無論人事關系如何調動，檔案管理人員都可以利用大數據抓取技術，同步的掌握這些信息變動，然后將其在對應的檔案中進行記錄，保證了人事檔案，始終與檔案所有者的實際情況匹配，提高了檔案的利用價值。

1.2 人事檔案管理的挑戰

1.2.1 檔案資料的隱私和安全問題

大數據時代到來，對檔案管理帶來的一個顯著影響就是大量的紙質檔案被轉化成電子檔案，以便于實現集中管理。電子檔案雖然可以被快速的復制、備份，解決了紙質檔案存在的褪色、發霉、缺頁等問題，但是電子檔案面臨的安全隱患也不容忽視。近年來個人隱私信息泄露問題日益嚴重，而人事檔案因為記錄了公民的較多重要信息，自然也成為不法分子覬覦的對象。現階段很多檔案管理部門，雖然依托信息技術提高了工作效率，但是在人事檔案隱私保護、安全管理方面重視不足，檔案資料信息泄露的問題較為嚴重。

1.2.2 檔案管理人員的信息素養問題

檔案管理環境、模式的變化，也對從業者帶來了深刻的影響。要想適應新時期的人事檔案管理要求，除了要掌握檔案管理學、檔案法規學、檔案學概論等專業知識外，還要對計算機、互聯網、大數據等信息知識有所了解，這樣才能增強崗位勝任力。而現階段來看，部分人事檔案管理者由于接觸信息技術的機會較少，無法很好的將信息知識與檔案管理融合起來，這些問題的存在也成為制約工作優化的重要障礙。

2 大數據環境下人事檔案科學管理與優化利用的措施

2.1 積極做好檔案管理信息基礎設施建設

無論是從檔案管理改革角度還是從大數據發展前景來看，推進人事檔案管理信息化都是不可逆的趨勢。為此，檔案管理部門應當有意識的做好部門內部信息基礎設施的建設工作。即便是已經建成了檔案管理信息系統，也需要每年留出一定的預算，支持該系統的定期維護、軟件升級，始終發揮信息系統在人事檔案管理工作開展方面的支持作用。另外，大數據、互聯網技術的發展日新月異，檔案管理信息系統的建設也需要緊跟技術發展趨勢，不斷的創新，才能在提高管理效率的基礎上，更好的發揮其利用價值。

2.2 多渠道做好數字檔案的安全管理

2.2.1 完善規章制度，規范管理行為

實現網絡化管理可實現檔案信息資源的共享，有利于人事檔案的開發與利用和共享，提高人事檔案信息的完整性和可靠性。要求檔案管理人員始終秉承著檔案管理隱私性與機密性的原則，不僅要考慮檔案管理過程中的特點，還要制定針對性的檔案管理方案，明確檔案發展規律，捋順管理體制，使得服務標準更加秩序化和規范化。例如通過規章制度明確要求檔案管理人員，不得使用辦公計算機瀏覽其他網站，更不允許從網站上下載電影，或是將個人的U盤、移動設備通過USB接口連入辦公計算機，防止病毒的傳播和感染。

2.2.2 重視網絡安全管理

為了進一步提高人事檔案的隱私性和安全性，檔案管理部門內部應當使用獨立的局域網，這樣可以與互聯網隔離，減少了來自互聯網上的非法訪問和惡意入侵。同時，檔案管理部門應當安排專人，負責部門內網的維護工作。構建多層次的網絡防護體系，除了運用一些殺毒軟件外，還要采取容災備份措施，按照每周或每月一次的頻率，對數據庫內的人事檔案進行更新、備份。將備份文件與原文件異地存儲，進一步提高其安全性、完整性。如果人事檔案從本部門轉調至其他部門，應在檔案完成交接后及時清除緩存，節約存儲空間。

2.3 打造一支復合型的現代化檔案管理隊伍

首先，每一位檔案管理人員都要改變服務理念，做好工作，一件事情沒有正確的指導思想，就很難做得更好。我們需要認識到文件管理的重要性，提高認識意識、責任意識和管理意識，樹立主動服務意識，主動聯系職工和有關部門，了解他們對人事檔案的需求。其次，對管理人員的行為進行監督、獎勵，提高員工的工作積極性，使員工能夠在保質保量的完成本職工作之余，還能夠主動的去學習檔案管理信息化的相關技術，從而為管理和利用工作的更好開展，提供技術和智力支持。

3 結語

將大數據、互聯網等信息技術，應用到人事檔案管理中，可以說是時代發展下的必然選擇。而對于檔案管理人員，既需要具備創新意識，學習意識，主動接觸和了解檔案管理信息化，進而更好的勝任新時期的工作需要;同時還要保持危機意識、憂患意識，認識到大數據時代人事檔案管理存在的問題，進而通過加強安全管理，保證檔案信息的完整性與隱私性。只有雙管齊下，才能推進人事檔案管理工作更好的開展。

參考文獻

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