淺談大數據時代如何做好檔案信息化管理工作

周軍委

摘 要：隨著社會的不斷發展，當前我們正處在信息時代，信息是社會發展必不可少的戰略資源。最近幾年，隨著互聯網技術的高速發展和廣泛的運用，衍生出海量的信息數據，導致信息量大量增長，我國檔案部門掀起了研究大數據的熱潮，受多種因素的影響，當在當前的檔案信息化管理工作中，還存在諸多因素，因此，如何在大數據時代做好檔案信息化管理工作是當前擺在我們面前亟待解決的重要問題。

關鍵詞：大數據時代;檔案信息化;管理工作

隨著政府職能的轉變，《政府信息公開條例》的頒布或是實施，檔案管理被越來閱讀量多的人熟知，在互聯網+、云計算、大數據技術高速發展的時代，社會大眾對檔案需求的開始朝著個性化、多元化方向發展，但是隨著信息數據的擴大和檔案信息數據處理難度的不斷增加，因此，這就對檔案鑒定、收集整理等工作提出非常高的要求，所以分析大數據時代檔案管理工作存在的問題是非常重要的。

1 分析大數據時代檔案管理工作存在的問題

1.1 數據處理方面的問題

在大數據時代信息呈爆炸式的增長，這給檔案的管理帶來了極大的難度，檔案管理部門海量增長的數據信息，無法及時從復雜的數據信息中獲取重要數據，無法采用科學合理方式來篩選數據信息，就算在大數據時代為檔案管理工作提供了云盤技術，但是檔案管理人員還是無法及時掌握數據信息實時變化。加之云計算分散存儲形式給檔案管理數據分析帶來了極大的挑戰，眾所周知，大數據在處理檔案數據信息的時候，必須要將檔案信息有效的從分散點傳輸到處理點，倘若檔案管理人員只是在數據點處理數據，非常容易造成數據信息來源不明和數據信息不完整性等問題[1]。

1.2 隱私與安全方面的問題

在當前的檔案管理工作引入大數據技術，必須要解決檔案隱私與安全方面存在的問題。在信息時代，網絡安全問題日益凸顯，如果發生網絡安全問題，相關重要信息數據泄露出去后，必定會企業或是用戶帶來不可估量的損失[2]。雖然現階段的安全管理技術可以在很大程度上保障網絡安全，但是隨著信息技術的發展，將大數據技術應用在檔案管理中無法最大化保障網絡安全作用，特別是一些重要檔案資料信息無法泄露，需進一步完善大數據在檔案管理中應用的安全問題，最大限度的保障檔案信息的安全。

1.3 人才方面的問題

在檔案管理工作中應用大數據技術是社會發展的需求，這樣一來就給檔案管理工作者帶來了前所未有的挑戰，大數據時代檔案管理與傳統檔案管理具有較大的區別，大數據時代的檔案管理工作一方面要求檔案管理者具備一定的檔案管理知識，另一方面還必須要具備良好的信息化管理能力，由于當前的檔案管理部門缺乏這方面的人才。我們深知，檔案管理工作最核心的就是人才，人才質量的高低直接決定了檔案管理效率和質量，我們要想提高檔案信息管理工作效率，就必須要引入人才，加之對檔案管理人員的培訓力度，促使其檔案管理能力的提升，在檔案管理工作中應用大數據技術。

1.4 數據分析技術問題

在現階段檔案管理工作中引入大數據還存在諸多技術挑戰，首先在當前的大數據方式在檔案信息數據處理過程中還存在容錯率較高的情況，加之當前所涉及的算法較為復雜，無法最大化保障檔案信息數據絕對安全，降低錯誤概率。另外，在現階段大數據深 可擴展性不足，所使用的檔案信息數據分析管理主要是基于高層的數據信息共享，這樣一來，就會讓整個檔案管理信息系統面臨著非常高的維護成本，同時也會不斷增加數據信息故障頻率，嚴重硬性系統的安全性[3]。

2 大數據時代做好檔案管理工作的策略

2.1 合理應用大數據技術，提高檔案信息化管理水平

檔案管理部門在檔案管理工作中，可以充分利用大數據技術對檔案信息資料進行留存和備份處理，通過這樣的方式進一步彌補傳統檔案管理的不足，從整體上提高檔案管理工作的效率。時代在發展，在信息技術的催生下，大數據技術應運而生，被并應用到各個行業中，為檔案信息化管理提供了新的路徑。因此，我們在檔案管理工作中可以充分利用大數據技術，對各個部門在工作所形成的檔案進行信息管理，從整體上促使檔案管理效率的提升，同時還有助于全面提升當檔案資料的使用價值。檔案管理人員在大數據的支持下可以更好的總結出更創新、更科學的保管和收集制度，促使檔案服務水平的提升。

2.2 構建安全管理工作系統，規避檔案信息化管理問題

在大數據時代，我們要重點加強檔案數據信息安全管理工作體系，從而更好的全面提升檔案服務的有效性，真正意義上的階級檔案服務中檔案信息的收集、信息傳遞、存儲以及運營等方面的安全隱患問題。基于此我們可以做好以下幾點，第一，檔案部門和檔案管理人員要從思想意識上認識到加強檔案管理安全防護工作的重要性，結合當前的實際情況，采取有效措施，不斷提高檔案數據信息物理防護水平。第二，要投入人力物力，構建專業檔案信息安全防護隊伍，通過這樣的舉措，促使檔案管理人員安全防護水平的提升，防止重要檔案信息數據的丟失或是泄露。

2.3 合理利用云技術，不斷完善檔案管理模式

近年來，在網絡信息技術和信息技術的不斷推動下，云技術應運而生，現階段云技術越來越成熟，受到了社會大眾的青睞，作為云技術的物理接口，智能手機、電子計算機是非常普及的，因此，在大數據時代檔案管理信息化建設過程中，我們可以充分利用云技術來促使單位內部檔案資料的共享程度，通過這樣的舉措，進一步實現檔案“云管理”的信息化建設目標。在檔案管理工作中應用云技術，我們一定要重視網絡安全問題，所以，我們要具備網絡安全意識，在信息化管理工作中認真把控檔案資料的信息安全。另外，單位在構建檔案共享平臺時候，還離不開各個部門之間的協作，所以我們一定要做好檔案共享工作紐帶和橋梁工作，通過各種舉措，進一步完善檔案信息資料，做好檔案信息化管理工作。

2.4 提高檔案人員綜合素養，滿足檔案信息化工作要求

當前我們正出處在大數據時代，對于檔案管理部門而言，要想適應新時代的要求，就需要結合時間，不斷加強自身能力就暗示，特別是要單位改制要求和社會發展形勢，逐一轉變傳統檔案管理方法， 在改變的過程中，還要充分利用現代科學技術，從而滿足大數據時代發展的要求。另外，檔案管理水平的高低主要受檔案管理人員專業化水準的影響。因此，這就要求單位加強檔案管理人員的積極性和創造性，與此同時還可以在政策的許可范圍內，進一步加強政策性方面的傾斜力度。比如，職稱評定、工資績效等，通過這樣的方式，最大化的激發檔案管理人員自我價值，促使檔案管理效率的提升，還可以促使他們打破傳統思維方式和管理模式，更好的構建檔案管理創新價值體系，促使自我專業結構體系和專業知識儲備體系的豐富，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，充分利用大數據時代信息技術管理檔案，做好檔案管理工作活動規律的總結，挖掘出有價值意義的檔案信息，為單位的穩健長遠發展奠定良好基礎。

3 結語

總之，當前我們正處在大數據時代，檔案資料信息化管理是社會發展的趨勢，因此我們必須要認真分析當前大數據時代檔案管理工作存在的問題，認真分析問題，結合單位的實際情況，采取有效措施，從而更好的將“死檔案”有效的變化成“活資源”，最大限度的發揮檔案管理工作專業化、規范化、信息化的作用，為單位的現代化建設和社會的經濟發展。

參考文獻

[1]劉德松.大數據時代檔案信息化管理工作的思考[J].管理觀察，No.679（8）：101-102.

[2]陶水龍.大數據視野下檔案信息化建設的新思考[J].檔案學研究（03）：95-101.

[3]王秀玲.大數據背景下的企業檔案信息化建設[J].城建檔案，2019（6）.