冷旭梅
摘 要:檔案管理是行政事業單位管理工作的一個重點,文章從檔案管理科學化的要求和作用出發,指出當前行政事業單位檔案管理的不足之處,闡述了信息化背景下檔案管理科學化的實現途徑,以供參考。
關鍵詞:信息化;行政事業單位;檔案管理;科學化;實現途徑
檔案記錄著重要的信息,能對當前和今后的工作進行指導。在行政事業單位中,透過檔案可以了解社會發展和經濟建設情況,了解單位自身的發展歷程[1]。信息技術的發展,對檔案管理工作提出了更高要求,如何創新管理模式,實現檔案管理的科學化,成為工作人員的關注重點。
1 檔案管理科學化的要求和作用
1)要求。第一,服務性。檔案管理的科學化,要求發揮出檔案的服務性功能。在以往的管理模式下,權限設置嚴格,只有部分人員能接觸檔案;其中私密性較強的檔案,必須嚴格保密。在此影響下,不少檔案長期封存,利用效率低下,沒有發揮出應有的價值。檔案管理科學化,要提升檔案的服務功能,利用檔案管理推動單位更好地發展[2]。第二,發展性。在信息技術時代,電子技術和智能產品不斷升級,為檔案管理工作提供了良好的發展機遇。對管理者來說,應該掌握新型科學技術和方法,分析內部和外部環境的變化,研發檔案管理系統,突出檔案信息的發展性和創造性,做到與時俱進。
2)作用。第一,滿足信息管理需求。隨著信息技術的快速發展,各行各業均引進了信息技術,檔案管理工作也不例外。新技術的應用,能幫助工作人員解脫出來,既能提高工作效率,又能減少人為誤差。面對更加個性化、多樣化的管理要求,采用科學化的管理模式,才能滿足新形勢下的管理需求,也是未來的必然發展趨勢。第二,提高檔案工作效率。對行政事業單位而言,檔案是單位過往工作的見證,透過檔案可以了解單位的發展歷程,幫助單位制定科學決策。基于信息化背景下,實現檔案管理的科學化,在檔案的采集、整理、保管、利用等環節,均能提高工作效率,實現資源的優化配置。
2 當前行政事業單位檔案管理的不足之處
1)管理思想落后。在一些行政事業單位中,將管理重點放在了日常業務上,忽視了檔案管理,依舊采用傳統的管理思想。在此影響下,其一單位領導和工作人員沒有認識到檔案管理的重要性,和檔案相關的制度措施不完善,檔案管理缺乏保障。其二對檔案進行管理時,只是滿足行政層面的要求,沒有樹立信息化管理意識,管理工作比較被動。其三管理制度執行不力,缺少監督和評價,導致檔案管理不規范,相關反饋不及時,管理中存在的問題無法及時解決。
2)現代化水平低。信息技術在檔案管理中的應用,主要表現為計算機、復印機、掃描儀等設備的使用。檔案管理的現代化水平低,體現在兩個方面:一是資金投入不足,導致信息設備不完善,設備的購進不符合實際管理需求,實際工作依然采用手動管理模式。二是針對這些設備的管理不當,單位內普遍存在只購買、不維修的現象,由于缺少完善的維護保養計劃,設備本身的運行性能降低,甚至出現故障和異常,就會影響檔案管理的進展。
3)人員素質不足。工作人員是檔案管理的經手人,人員技能素質的高低,直接影響檔案管理成果。目前來看,檔案管理人員的素質不足,原因包括以下幾點:一是工作人員專業不對口,存在臨時借調、身兼數職的情況,工作人員缺少檔案管理的知識和技術,實際業務開展受阻。二是崗位培訓不到位,缺少長遠的培訓方案,或者培訓流于形式,無法幫助工作人員提升自我,影響檔案管理效率和質量。三是單位內沒有檔案管理的大氛圍,且各個部門不重視,工作人員也會產生疲乏心理,因責任心不強從而出現差錯和問題。
3 信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的實現途徑
1)樹立全面創新理念。行政事業單位在檔案管理上,應該樹立全面創新理念,認識到檔案管理的重要性。第一,單位領導要以身作則,在工作組織上樹立前瞻性眼光,變革傳統的管理思想,引入規范化、科學化的管理理念,通過上行下效,營造出良好的工作氛圍[3]。第二,加強宣傳力度,除了板報以外,應發揮出官方網站、微信公眾號、QQ群等新媒介的優勢,通過定期推送文章,介紹檔案管理的內容、意義、方法,為檔案管理打下堅實基礎。第三,優化檔案管理組織結構,合理配置人力資源,檔案管理部門和其他部門之間,加強溝通交流,提高檔案采集效率,利用檔案信息服務于部門工作,科學處理部門矛盾。
2)扎實做好歸檔工作。歸檔是檔案管理的重要環節,要求及時收集檔案資料,開展分類、整理、編目等工作,達到目錄清楚、整潔美觀、有序方便的要求,提高檔案資料的完整性。具體操作上,首先要及時收集入庫,其中的戶籍檔案要在次月完成歸檔,案卷材料要在下個季度完成歸檔。其次加強臺賬管理,建設檔案基礎臺賬,通過常規檢查、專項檢查的形式,保證檔案室內的案底數清。尤其是專題檔案,應該加強收集和整理力度,不能和其他類型的檔案相混淆,避免出現丟失、損壞。最后從制度出發,針對檔案的借閱、盤點、保密、銷毀等流程,均要有科學完善的規章制度,落實審核簽字、責任追究機制,保護檔案的安全性和完整性。
3)加快數字化建設。檔案管理的科學化,一個重要特征就是從紙質檔案轉變為電子檔案,建立數字化檔案工程,方便后續工作的開展。例如:掃描儀的使用,可將檔案內容上傳至互聯網,通過電子登記實現數字化和信息化。對工作人員而言,要做好分類、整理、移交工作,提高掃描質量,保證信息真實完整。單位內的領導和人員需要查詢、借閱檔案時,只要滿足資格和權限,就能登錄到電子檔案管理系統,通過搜索關鍵詞的形式,調取檔案資料并進行打印[4]。相比于人工檢索,信息技術的應用可以加快檢索速度,縮短人員的等待時間,切實提高服務質量。
4)發揮信息服務功能。基于信息技術下,檔案管理的科學化,應該突出信息服務功能,遵循以民為本的理念,滿足大眾對檔案信息查詢的需求,在穩定社會發展、維護群眾利益上發揮作用。一方面,在單位內部實現資源共享,提供異地查詢功能,創新檔案采集方法,獲得更加豐富的內容,并對檔案進行實時更新。另一方面,從安全性入手,利用權限管理、防火墻,避免檔案資料丟失、損壞。
5)提升人員綜合素質。對檔案管理人員進行培養,構建一支高素質的工作團隊,是檔案管理科學化的必經之路[5]。其一適當提高人才準入門檻,選擇有學歷、有技能、有經驗的人員,保證專業和崗位對應,實現檔案管理的規范化。其二要定期組織工作人員進行培訓教育,學習新知識、掌握新技術,提升人際溝通能力,將檔案管理和單位發展相結合,盡快實現科學化管理目標。
4 結語
綜上所述,檔案管理科學化要滿足服務性、發展性要求,對行政事業單位而言,能滿足信息管理需求,提高檔案工作效率。分析可知,目前檔案管理工作存在不足之處,只有樹立全面創新理念,扎實做好歸檔工作,加快數字化建設,發揮信息服務功能,提升人員綜合素質,才能實現科學化管理目標。
參考文獻
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[3]付春陽.提高行政事業單位檔案信息化管理水平的策略[J].卷宗,2019,9(30):127.
[4]劉學梅.信息化時代行政事業單位檔案管理模式重構分析[J].環球市場,2019,(27):245.
[5]薛君妍.行政事業單位檔案管理改革路徑思考[J].辦公室業務,2019,(18):119.