建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施分析

摘 要：在進行工程建造的過程中，對于檔案的管理是十分重要的，這關系到工程的施工。檔案管理人員要嚴謹、科學、系統的對檔案進行管理，而且要努力提升自己的能力。建筑工程的檔案是十分重要的資料，所有相關人員都要積極配合進行檔案的管理工作，管理好檔案。

關鍵詞：建筑工程;檔案;管理

建筑行業在經濟發展的帶動下取得了很大的進步，從而使得建筑業的市場競爭變得越來越激烈，建筑企業所面臨的壓力也變得非常大。尤其是那些建筑施工企業，因為建筑企業數量變得越來越多，越來越多的“敵人”跟它們進行競爭，加大了它們的壓力，如果企業想要在競爭中安全的存活下去甚至是取得勝利，就必須要跟隨市場前進的腳步，努力將企業的各方面能力，尤其是管理水平提高。建筑工程檔案管理對于企業管理來說是非常重要的一部分，對于推動企業發展，增加企業在工程中的經濟效益，提高企業水平有著十分重要的

作用。

1 建筑工程檔案的重要性

1.1 建筑工程檔案是技術工作的參考材料

建筑工程檔案是具有巨大參考價值的文件材料，它們真實反映了城建活動過程中施工的具體過程。建筑工程檔案的保存形式有文字，表格，圖像，錄音錄像等，它們記錄了建筑工程的完整過程，以及一個城市文化的形成過程，是一座豐富的具有歷史意義的圖書館。在進行工程質量評定以及工程維護建筑工程檔案會發揮出巨大的作用，會產生非常大的利用價值。所以我們一定要做好對建筑工程檔案的保護工作，加強對建筑工程檔案的管理。

1.2 建筑工程檔案是建筑業創造新技術的根本

各個建筑企業競爭激烈，企業如果想要提高自己的地位，不斷地進行發展，就必須創造出新的建筑技術，建筑技術進行改革，順應發展潮流，與時俱進，讓建筑技術變得越來越好。所以建筑企業如果想要在競爭中不被打倒，甚至是取得勝利，這就需要企業對技術進行創新，參考大量的建筑工程檔案，然后參考這些建筑數據，努力創造出新的建筑技術，合理利用建筑工程檔案，對于企業創造新的建筑技術以及未來的長久發展有著巨大幫助，會發揮出巨大的作用。

2 當前建筑工程檔案管理工作的情況

2.1 沒有規范的檔案管理部門

因為在建筑工程的過程中，需要簽發許多文件，而需要簽發文件的單位是不同的，并且文件十分的多，這就造成了建筑工程檔案無法集中整理，十分混亂。比如有些建筑單位為了節省時間，加快施工過程，在建筑的過程中，沒有按照國家相關規定對建筑過程進行簽字;還有部分部門對建筑文件存放雜亂，沒有按照檔案種類進行分類整理，導致了工作人員在使用檔案時，給他們造成了很多的麻煩，十分不方便尋找。所以成立相關的建筑工程檔案管理部門，對于建筑企業在施工室節省資源，降低成本有著非常大的幫助，與此同時，對于提高國家相關單位的辦事效率，發揮著巨大的作用，讓檔案管理工作變得更加科學化，更加合理。

2.2 缺少合適的檔案管理人員

各種各樣的人才是城市建設的基礎，同樣在建筑工程檔案的管理工作中，也需要大量的管理人員，合適的工程檔案管理人員對于檔案的管理工作有著巨大的幫助。在工作中發現許多的基層建筑部門的檔案管理工作人員并不具備相關的專業素質，無法對建筑工程檔案進行分類辨別，不知道哪些需要保留，哪些不再需要。甚至有的工作人員無法辨認相關材料的類型，嚴重缺少檔案管理方面的知識。還有一部分建筑工程檔案管理工作人員，在工作中不具備一些基礎的使用計算機的能力，無法在計算機上對檔案進行檢索，嚴重影響了辦事效率，對于其他需要用到的檔案的部門的工作也產生了一些影響。

2.3 沒有完整的原始檔案

對于工程原始檔案的收集是非常重要的一項工作，因為建筑工作的工程期比較長，建筑工程的類型也是各種各樣的，原始檔案真實反映了建筑工程過程中的真實情況，也是工程進行到后期進行工程檢測與維修的重要依據。但是有些建筑單位不重視對原始檔案的收集，造成許多檔案資料丟失，或者檔案資料不完整的情況會經常發生，比如，還有一些相關部門進行建筑工程相關文件的簽字時使用文件的復印件，這是不符合國家關于建筑單位質量要求的相關規定的。還有一些建筑工程檔案不能按時進行移交，給檔案管理工作帶來麻煩，造成了原始檔案丟失，以至于建筑檔案不完整，部分數據不準確。

3 檔案管理策略

3.1 建設規范的檔案管理部門

建設規范的檔案管理部門，對建筑工程檔案進行整理，對于提高建筑單位的工作效率有著巨大幫助。如果想建立一個規范化的檔案管理部門，就要將檔案的登記，檔案的分類以及檔案的整理等工作做好，專門的檔案管理部門可以確保有關單位管理工作的有效實施。與此同時，要選擇專業的技術工作人員對檔案進行管理，讓檔案管理工作更加專業化、科學化，在多個部門進行合作辦公時，更加方便快捷。

3.2 使用專業的管理人才對檔案進行管理

現在各種單位，企業之間的競爭不僅僅體現在經濟的競爭上，人才方面的競爭同樣激烈，一個單位的人才關系到單位未來的發展，每個單位都非常需要各種各樣的人才。尤其是檔案管理這種工作，更加需要有才能的管理工作人員。如果一個建筑單位想要發展，想要提高建筑工程的施工效率，就要多多培養管理人員，不僅要教導管理人員學習各種理論知識，還要加強他們在實際工作中專業技能的應用。對相關管理人員的培訓為日后檔管理工作的實施打下了一個堅實的基礎，是一項重要保障。還要教會管理人員在工作中運用科技的力量，學會利用各種先進技術整理檔案，對檔案進行分類，通過運用這些方式提高工作效率，不僅節省了時間，還讓檔案管理工作人員的工作更加輕松，頭腦更加清晰，更利于檔案的管理工作，降低了工作中出現錯誤的概率，對于企業利潤的增加同樣有著巨大幫助。

3.3 加強對于檔案的收集

建筑工程檔案的完整性影響著整個建筑過程，在建筑工程結束后，建筑工程檔案就是相關管理部門對工程進行調查的根據，包括一些不滿足要求的建筑工程，也要根據建筑工程檔案進行完善。所以檔案管理工作人員要及時收集檔案，同時，也要確保檔案的真實性

4 結語

建筑工程檔案的管理對于工程的建設有著非常大的幫助，所以我們一定要重視建筑工程檔案的管理。

參考文獻

[1]李苑.建筑工程檔案管理問題研究[J].科技資訊，2012（18）.

[2]周云飛，陳瓊，龔憶蒓，曹崚.始于新理念成于高標準——基于上海市醫保業務檔案管理科學化實踐[J].中國醫療保險，2012（07）.

作者簡介

曾志勇（1983-），男，重慶秀山人，秀山土家族苗族自治縣城市管理局，檔案管理專業，研究方向：建筑工程類檔案管理。