機關檔案管理工作信息化建設探討

劉瑞花

摘 要：信息化時代中，機關單位檔案管理工作信息化的建設和現代化的發展，必須要引起越來越多人的關注。具體實踐過程中，通過分析檔案管理的主要問題，之后找到合適的解決辦法，朝著正確方向實現信息化發展至關重要。始終遵循各項原則，努力提升機關檔案管理工作人員的綜合素質、專業水平等非常關鍵。各個環節協調配合，做好檔案管理工作的信息化建設，機關單位其他工作計劃的實施有了基礎保障，也能真正體現出檔案管理的重要作用。

關鍵詞：機關單位;檔案管理;信息化建設;問題;策略

社會經濟水平的不斷進步，使機關單位在城市規劃、城市發展中的作用越來越突出。開展檔案管理工作時，應該完成檔案信息的有效整理、檔案資料的廣泛收集和管理工作質量的提高，信息化建設過程中摒棄傳統觀念，大膽組織創新，相關人員付出更多的努力，機關單位更好地完成統籌規劃任務，可以取得事半功倍的理想成效。信息化是機關檔案管理工作的必然選擇，融合先進思想，總結經驗教訓，機關檔案管理有效性的提升指日可待。

1 機關檔案管理工作信息化建設中存在的問題

1.1 傳統觀念干擾影響

檔案管理帶有輔助性質，屬于一項特殊服務。強調機關檔案管理的安全性、保密性，在管理問題的解決上投入更多精力至關重要。但是，部分機關單位不僅忽略了檔案管理的社會價值，還錯過了信息資料整理、信息安全保護的最佳機會，這與管理人員不負責任，對于相關法律、相關制度的認識程度不夠有很直接的關系[1]。對內建設阻力重重，對外服務問題更多，傳統管理觀念的影響下，機關檔案管理工作不可能走向更大的成功。

1.2 工作弊端越來越多

機關檔案管理工作中，管理人員能力有限，綜合素質有待提升，很容易達到檔案管理極限，并且產生檔案管理失效、管理問題增多、工作成績不佳等弊端現狀。相關人員不重視檔案管理目標的調整，檔案管理模式的重新構建，信息化建設缺少前提條件，具體實踐過程中也可能出現更嚴重的問題。機關檔案管理平臺具有一定的局限性，制約了檔案管理工作創新的發展，信息化程度緩慢，管理平臺的建設始終面臨著諸多挑戰，未能改善弊端現狀，更不可能實現檔案管理長遠規劃進程的加快。

1.3 人員素質有待提高

對機關檔案進行信息化管理是一個系統工程，其中所涉及的領域非常廣，信息量也異常龐大，這就對檔案管理人員提出了較高的要求，需要檔案管理工作人員是高素質、綜合性、復合型的優秀人才。但是我國檔案管理起步較晚，在大學中培養的檔案管理人員較少，導致在機關檔案管理方面的素質人才不足，專業人才缺乏，管理工作便一直停滯不前。至今，檔案管理人員在專業化知識方面普遍比較匱乏，尤其綜合素質偏低，創新意識較弱，相關技能的掌握并不熟練。同時，國家相關部門對機關檔案管理沒有給予充分的重視，自然延緩了檔案管理工作創新發展。

2 機關檔案管理工作信息化建設的策略研究

2.1 提高信息化建設的重視程度

機關單位領導和相關的檔案管理工作人員要對檔案信息化建設提高重視度，轉變傳統的檔案管理觀念，提高對信息化建設的認識，認真地完善檔案管理工作，完善信息化建設的制度和體系[2]。并且，支持檔案管理信息化。另外，檔案管理單位的領導還要建立良好的檔案管理環境，制定一套科學的、先進的、智能化的檔案管理系統，引導機關檔案管理人員對檔案進行有序的信息化管理，并組織檔案的相關管理者參加專業的信息化建設培訓，以提高自身對檔案管理信息化建設工作的認識，提高網絡工作的能力，制定科學的發展藍圖，在建設的過程中發現問題、解決問題，從而使信息化建設更快，質量更好。

2.2 實現科學規范化的檔案管理

開展機關檔案信息化建設就需要保持規范化的管理，能夠實現統一的規范，滿足統一的標準，讓電子文件歸檔，傳統載體檔案逐漸實現數字化，并通過數字化的傳遞、保管和利用等工作，實現規范化、標準化、有序化的要求。在檔案的信息化建設之中，各個機關都需要執行電子文件管理、檔案數字化相應的技術標準和法律法規，這樣才能保證數字檔案資源的規范性、長期可讀性、格式統一性的要求，方便后續的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發利用融入規范化、科學化的軌道。對于具有保存價值的電子文件，在機關檔案管理中應該實施集中化管理，完善技術標準的統一，監理文件管理指標體系，實現規范化的電子文件管理。在機關檔案數字化加工之前，應該得到檔案行政管理部門的認可，并且能夠在業務的指導與監督下進行操作。此外，機關還應不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關檔案信息服務功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發揮，從而提高機關檔案管理的信息化水平。

2.3 努力提高工作人員綜合素質

機關單位檔案工作人員的綜合素質影響到單位檔案室的建設能否健康、穩定、持續地發展，高素質的檔案管理人員是建設優質、高效檔案室的基礎。檔案管理信息化建設過程中，工作人員不但要具備檔案學、情報、圖書的專業知識外，而且還要掌握圖像處理、數據庫、網絡應用、計算機操作等方面的知識，要具備一定的計算機處理能力，要積極探索適合目前檔案信息化工作的新方法、新模式[3]。目前，機關單位大多缺乏既具有計算機相關知識又具備檔案專業知識的高素質人才。因此，要在加強對在職檔案管理工作人員進行培訓的同時，還要做好檔案信息化人才的引進工作，在進行人員培訓和人才引進時應遵循以下原則：一是要做到檔案工作人員配備結構合理，引進人才不浪費人才;二是要對于檔案工作人員的培訓要針對不同對象分層次培養，要根據崗位需要進行相關技能的培養;三是對檔案工作人員進行培養時，要有超前意識，使相關崗位工作人員對新設備、新技術能夠提前了解。

3 結語

總之，機關檔案管理現代化發展以及信息化建設，是檔案事業發展的必然趨勢，只有積極投身到建設工作中去，才能最大程度上發揮檔案管理工作的服務性功能，才能更好地為社會、為人民服務。

參考文獻

[1]胡東升.試論信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇[J].辦公室業務，2017，19（06）：170-171.

[2]林悠悠.論人民檢察院檔案信息化建設過程中存在的問題與解決措施[J].工作指導，2017，25（09）：211-211.

[3]左建華.加強信息化建設提升事業單位檔案管理時效[J].人力資源管理，2018，31（24）：345-346.