國有企業中檔案信息化建設中存在的問題及對策

摘 要：本文主要研究內容是關于國有企業中檔案管理的現狀，在研究過程中總結了現在國企檔案信息化存在的問題，針對現存的問題，提出優化國企檔案管理的意見，使得構建更加完善的檔案管理的體系，發揮國企檔案管理在社會中的作用，優化國有企業檔案管理的工作方式，調動工作人員的積極性使其推動國有企業檔案信息化建設。

關鍵詞：國企;檔案管理;信息化

1 國有企業檔案信息化的問題

1）信息化重視不足。對于我國而言，國有企業對于檔案管理信息化仍不夠重視，對其資金投入明顯不足，因此從一定程度上約束了國有企業檔案信息化的發展?，F有的不少國有企業檔案管理仍然使用紙制檔案保存管理為主的模式，這樣的保管方式工作量巨大，造成工作人員的負擔，并且機械式的工作不利于調動員工積極性，也就阻礙了國有企業檔案信息化的發展。檔案管理工作的相關部門不重視，檔案事業的成長也會受到約束，加之自身體系存在一些問題，影響了檔案事業的發展，致使我國檔案事業在此方面落后于其他先進的國家，不利于發揮國有企業在檔案事業上的引領與帶動作用。

2）管理模式較落后。我國國有企業的檔案管理模式相對落后，而且通過調查發現，我國大多數國企檔案運行模式陳舊，并沒有適應現代社會的發展，約束了檔案事業的發展，沒有形成系統的檔案管理體系，相關檔案研究領域的人才和技術的欠缺，使得檔案信息化管理的重點仍然放在存儲信息和核實信息方面，沒有實現檔案數據的共享，導致信息的開發和利用不充分。因此，檔案信息資源并不能高效地服務于企業發展戰略與運營管理，更不能深度的挖掘與利用已有的檔案資源，也就發揮不出檔案管理的價值。在新時代大數據背景下，有效發掘隱性數據資源價值已至關重要，而國有企業在申報預算，制定未來長期發展計劃方面并未有效結合檔案信息化建設規劃，對檔案信息利用不足，從而造成檔案信息資源的浪費。公司檔案管理部門不能提供相應的針對性解決對策給企業，數據信息也不能有效共享，因此影響了檔案信息化建設的整體進度。

3）檔案信息化安全度較低。檔案信息化建設過程中伴隨著互聯網中變化著的風險，由于國有企業信息設備和技術更新換代較慢，且未形成機制化的檔案信息資源風險評估機制，整體不足以應對發展變化著的互聯網風險。新時代是高度需要信息的時代，檔案信息管理理念、機制的落后以及數據缺乏信息共享和開放不能為國有企業高效服務。部分國有企業對檔案信息化的不重視，也沒有建立相關的檔案保護機制，從而使得檔案信息化缺乏安全度。在信息化高速發達的今天，如果檔案信息泄露，將會對信息所有者造成嚴重后果。我國國有企業檔案信息安全建設的緩慢發展造成的落后，對于國企檔案信息安全已產生威脅。所以檔案信息化安全性缺失也是影響我國國企檔案信息化發展的因素。

4）檔案信息利用率較低。目前我國大部分國有企業對于檔案管理信息化建設缺乏系統性和科學性，一些企業簡單認為上一套檔案信息系統就已實現企業檔案管理信息化，實際工作中并沒有將檔案信息化應用在工作開展中，國企的檔案信息化資源的應用價值未充分挖掘和開發，體現在一方面缺乏科學的檔案宣傳和展示機制，不能充分宣傳和展示國有企業檔案信息資源的重要性和利用價值，檔案信息化并未引起上級領導的重視，進而無法引導員工參與到檔案信息化建設當中，另一方面，國有企業的檔案信息資源管理的質量和效率相對較低，企業缺乏有效的與檔案信息資源的直接互動和應用機制，檔案資源檢索效率和質量不高，缺乏專業化的檔案服務體系，導致檔案信息資源利用率整體偏低。

2 國有企業檔案信息化的改革

1）完善管理制度。提升國有企業的檔案管理信息化工作的有效性，首先，應該逐步完善國有企業的檔案管理信息化工作的制度，不斷更新國有企業檔案信息化工作的方式，努力實現科學化、統一化的國有企業檔案信息化運轉體系。其次，明確檔案管理工作部門的權限，劃定具體檔案信息化管理工作崗位的管理職責，形成明確的檔案信息管理責任與分工管理機制，完善國有企業檔案信息化管理體系。再次，全面規劃國有企業檔案信息化資源配置工作，不僅對設施設備進行升級優化，而且對專業技術人員也進行相應的規劃，保證國有企業檔案管理信息化各項工作在充足的資金、人才與設備的支持下有序開展，國有企業檔案管理信息化工作從而實現科學化、專業化和信息化。最后，建立系統的國有企業檔案管理信息化操作標準，確定國有企業管理檔案的信息化管理運轉方式，建立與傳統紙制企業檔案不同的信息化管理操作方法，提升國有企業信息化檔案管理的有效性。

2）創新管理模式。提高檔案信息化管理與運轉的水平，要積極探索、創新檔案管理模式。第一，應當構建專業的檔案管理團隊，完善現有國有企業檔案運轉信息化體系，將工作核心轉移到技術開發與綜合應用信息化中。第二，建立國有企業檔案數據共享系統，實現辦公自動化，并構建處理檔案信息的自動化機制，提升檔案管理的科學化與系統化。第三，完善管理檔案的服務體系，加強對國有企業檔案管理的信息化改革指導，重視檔案數據共享、數據挖掘、智能化等多個領域的開發和利用，全面提高國企檔案管理與服務信息化工作的有效性。第四，將檔案管理信息化建設納入國有企業信息化戰略規劃中一并實施，從數據、文件、檔案三個維度逐級規劃相應的安全、獲取、存儲策略與支持性措施，在檔案全周期管理的各個階段確保數據安全、有效、可利用。

3）強化檔案安全。提高檔案信息化的安全性，應當逐漸成為推進國有企業檔案信息化體系建設的重心。首先，在信息化發展環境下，應當建立國企檔案信息化安全風險防控的機制，開發專業的安全防護系統，提高檔案信息化的安全性，保證國企的檔案處在嚴密的監控之下。其次，應該加強對相關工作人員的指導和培訓，提高員工的信息規范記錄意識，從而有效提升檔案信息的準確性，避免產生檔案的信息冗余和記錄不規范等一些影響信息安全的問題。第三，應培養具有責任意識的檔案管理組織，嚴格監督檔案信息工作，形成追責機制，有效督促國企檔案管理工作人員，保證其工作的有效性，保證檔案在安全信息化環境下運行，有效地降低檔案信息泄露的風險。

4）提高檔案利用率。對于檔案信息化的發展，國有企業的領導應該發揮帶頭作用，重視檔案信息化，引導員工積極投身于檔案信息化的建設中，將檔案信息與實際工作相結合，促進檔案信息利用的快速發展。首先，國有企業部門的領導應積極建立宣傳機制，讓企業員工都意識到檔案信息化的重要性。其次，檔案信息化并不是機械化的照搬，而是要形成針對性的服務機制，各個部門有其適合自己的檔案信息管理系統，這樣才能夠切實保護各個部門在檔案信息化中形成特色的管理機制，滿足國有企業的建設與發展的需要。最后，還要提升檔案信息化共享服務的質量，根據不同的人群選擇相應的信息化管理模塊與機制，在提高服務質量的基礎上，彰顯檔案信息化的應用價值。

3 結論

本篇從多個角度論述了國有企業檔案信息化建設中存在的問題以及相關的解決對策。國有企業檔案信息化既能提高工作效率，又能在信息共享、成本節約、提質增效等方面發揮基礎性、關鍵性作用。在未來，國有企業檔案信息化還需要有關部門創新管理機制，融合新興技術，加大資源投入，才能更好地持續提升檔案信息化管理水平。

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作者簡介

葛磊（1986-），男，漢，山東日照，奇瑞捷豹路虎汽車有限公司，檔案經理，本科，青島科技大學。