關于做好檔案管理信息化建設的思考

王哲

【摘要】隨著時代的不斷發展和進步，計算機技術得到了迅速發展，在信息技術高速發展的時代大背景下，檔案管理信息化建設日趨重要，也是適應科技迅猛發展的必然趨勢。本文對檔案管理信息化建設的思考進行了簡單的探索與研究。

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;思考

近些年來，我國經濟水平不斷提高，計算機應用得到了空前的發展，網絡滲透到了各行各業，任何行業都脫離不開網絡，這也就對檔案管理信息化建設提出了要求，傳統的檔案管理已經不符合當代需求，因此需要建設一種符合當今社會且可行性大的檔案管理方法，本文結合如今檔案建設的實際，就如何開展檔案信息化管理建設、提高檔案管理水平展開探討。

一、我國檔案管理信息化現狀及存在問題

（一）我國檔案信息化建設存在地域差異。當前，我國檔案管理信息化在不同的地域，發展的水平也存在著很大的差異，有的地方檔案管理方面先進，有的地方則稍微落后，例如，在經濟發達的東南沿海地區，無論是在教育還是在科技、人才、技術方面都遠遠領先于我國的西部地區。因此，在我國東南沿海地區的，我們國家檔案信息化管理得到了很大的發展，目前發展已經非常成熟，基本已經采取了十分先進的檔案管理模式。在西部地區檔案的信息化管理問題仍然是一個亟待解決的問題，根本原因在于這些地區經濟落后，投入的建設經費、管理經費不足，人才短缺，所以在檔案信息化管理方面一直處于落后狀態，依然沿用傳統模式，效率低下，改進較慢，導致檔案信息化管理一直處于落后狀態。

（二）檔案信息使用率處于低狀態。對于大多數檔案管理人員來講，檔案工作要注重從事人員的責任感，和檔案人員的技術是否過硬，能否勝任工作，因為這個職位十分重要，掌管著全部的信息，然而檔案的信息使用率一直處于低迷的狀態，主要原因是不重視，這就造成了檔案信息化管理很長一段時間得不到發展。因為早期我國在信息注冊上并不關注，主要表現在我們在購買東西不用提交相關信息證明，如手機號碼的購買，這就使得我們電子信息詐騙現象比較嚴重，因此我們在購買那些需要征信的物品時，相關的企業應當核實真實信息，這樣就使得人們重視檔案信息的重要性。并且如果能夠提高檔案的利用率，能使檔案為大家帶一些效率，那么檔案的信息化管理進程應該也會得到提高。

（三）檔案管理人員的能力有限。縱觀全國各大地域，對于檔案方面的管理不是非常重視，這就造成對檔案館人員的能力要求不是十分高，他們大多數思想理念仍然是傳統的理念，思想落后時代，大多數不理解信息化管理，也不支持信息化管理，這也是造成檔案信息化管理一直得不到發展的重要原因，要想做到信息化管理必須提高檔案管理人員的素質，并且在一定程度加大檔案管理人員能力和技術的培養，從而推動檔案信息化的快速進步。

（四）我國檔案信息技術受限。隨著我國的不斷向前發展，20世紀末互聯網逐漸在我國興起，信息管理被重視起來。但由于其發展比較晚，其他領域對于互聯網科技的引用更是少之又少。尤其在檔案管理方面，雖然我們平時對于檔案的利用并沒有太多次數，但其仍是我國最為保密的事物，一旦造成大量信息泄露，后果十分嚴重。因此，將互聯網信息技術引入檔案管理有著極大爭議，因為我國的信息技術最初并不完善，將信息化互聯網技術引入檔案管理上，雖然在一定程度上能夠使得檔案管理更為快捷和方便，但從另一個角度來看，由于檔案管理的信息技術不完善，很有可能會導致我們的檔案信息泄露或者丟失。這就要求我們應當加強檔案管理信息技術的研究，加強對其的投入，并且促進檔案管理信息化的建設。

二、檔案信息化建設措施

（一）轉變認知，改變觀念。實現檔案管理信息化建設任務十分繁重，這就要求廣大檔案管理工作人員最先重視起來，為了實現檔案管理的信息化，我們必須要統攬全局，認識到信息化建設任務繁重，時間急迫，不斷思考，促進思想觀念的轉變，爭取早日做到我國檔案管理的信息化。

（二）不斷提高服務，擴展檔案的利用。在檔案管理體制的完善中，要提高服務并且擴展檔案的利用。在這個方面，以我國檔案信息化建設為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個人的檔案信息，一個單位的檔案管理信息化水平，便能體現出整個單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應該時常關注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴寬新思路，綜合運用自身總結的各種方法處理好檔案工作中出現的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創新模式，創立檔案管理反饋和產生模式，時時刻刻改正管理上出現的不足，擴大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的建設。

（三）加強網絡方面的建設。檔案的信息化管理與互聯網密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統的檔案信息，傳輸到互聯網上來，為每件事建立一個電子檔案，這對從事檔案管理的人員也提出了要求，管理人員要擅長計算技術，提高效率，也有益于減少工作操作造成的失誤。要想將信息化管理做好，就要把信息做好，需要確立一個現代的信息服務模式，更加信息化、網絡化，因此要加強網絡方面的建設，將檔案信息和網絡緊密結合起來。

（四）做好檔案的附加值，合理開發檔案資源。因為對檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設逐步確立起來。這體現在，計算機信息的應用大幅度提高，有了計算機，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計算機網絡，同時計算機能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠遠超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

（五）提高檔案保存技術，最大限度保留信息。通過提高檔案的保存技術，能夠長時間、最大限度地保留檔案的信息，同時在互聯網上留下各種各樣的幫助模式，通過這種保存技術，使想要利用信息的人員能夠得到應有的便利。通過這種技術，我們能夠最大程度減少對原始檔案的翻閱，從而減少了對原始檔案的破壞，保證初始數據的真實性，能保護信息的安全，通過計算機的技術加密對電子檔案進行保護，這樣十分有利于當下檔案管理的信息化建設。

三、總結

檔案管理信息化建設是一項系統工程，加強檔案管理工作人員的認知，不斷創新，使工作內容更加符合社會發展的潮流，適應時代發展的需要，制定出適宜的創新手段，吸納更多專業人才，同時還要牢抓信息化建設的主要時機，構建科學的檔案信息管理平臺，從而提高檔案管理人員的工作效率，提高專業服務質量，只有這樣，使檔案管理信息化水平邁入一個全新的高度，促使檔案發展。

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