我國檔案志愿服務的SWOT分析

何麗君

【摘要】本文通過利用SWOT分析方法分析了檔案部門在開展檔案志愿活動時的內部優勢、劣勢和外部機遇、威脅，提出應用社交媒體、吸引資金投入、健全保障體系、優化館藏結構、加強隊伍建設等方面措施來保障檔案志愿服務順利進行。

【關鍵詞】檔案;檔案志愿服務;SWOT

檔案志愿服務是指檔案志愿者志愿貢獻自身的時間及精力，在不為任何物質報酬的情況下，為改善檔案事業，促進檔案事業進步而提供的服務。黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》指出：要激發社會組織活力，鼓勵社會力量參與公共文化服務體系建設，支持和發展志愿服務組織。本文運用SWOT分析方法綜合分析檔案志愿服務發展的優勢與劣勢、機遇與挑戰，并充分發揮優勢因素，及時克服劣勢因素，積極利用機遇因素，巧妙化解威脅因素，探索出檔案志愿服務的最佳發展路徑。

一、基于SWOT的檔案志愿服務分析

（一）優勢（S）分析。1.檔案志愿服務信息豐富。我國豐富的檔案資源為檔案志愿服務提供了得天獨厚的素材。中國第一歷史檔案館館藏檔案1000余萬件，共74個全宗。中國第二歷史檔案館館藏檔案卷帙浩繁，共收藏有1354個全宗（保管單位），基本館藏258萬余卷（宗）。此外，還收藏有民國時期圖書期刊資料7萬余冊。我國的檔案資源不僅僅具備了數量繁多的特點，同時還為檔案志愿服務提供了各種類型的檔案館藏資源，不僅有文字、圖片、繪畫，還有眾多年代久遠的音視頻文件。這些豐富的檔案資源為檔案部門開展檔案志愿服務提供了有力保障。例如，2019年6月11日，貴州省舉辦國際檔案日宣傳咨詢活動，宣傳咨詢活動以“新中國的記憶”為主題，以圖記檔、以文說史地向市民展示檔案文化，并且向市民免費發放檔案類書籍500余本，《村級檔案管理辦法》《城市社區檔案管理辦法》《貴陽市檔案館利用指南》《地方志工作條例》等宣傳資料1000余份，環保宣傳袋500余個，文化折扇100把，通過充分利用我國豐富的檔案資源，有利于促進檔案志愿服務的良性發展。2.檔案志愿服務經驗充足。志愿服務起源于19世紀初西方國家宗教性的慈善服務，在“二戰”后得到普及和規范化。而我國志愿服務的歷史至今已有30多年，志愿者組織始于1994年中國青年志愿者協會的成立，檔案志愿服務也隨著志愿服務的興起而面世，最早見諸報端的檔案志愿者服務是1994年3月5日江蘇省南通市檔案局、館團員青年開辟了《檔案法》宣傳咨詢站，接待咨詢者，向社會發放宣傳資料。后來，檔案志愿服務繼續向前發展;1996年，為迎接第13屆國際檔案大會在北京召開，國家檔案局和北京市檔案局團委聯合舉辦了青年志愿者迎接第13屆國際檔案大會宣傳日活動;2005年，我國第一批檔案志愿者參與中國檔案學會“檔案教育網”建設;2014年4月，中國首支檔案志愿者隊伍在江蘇常州成立。檔案志愿服務經驗充足不僅體現在開展時間早，更多的是檔案志愿服務的活動方面涉及檔案的各個方面，并且存在多種形式。由此可看出，我國檔案部門在實踐工作中推動著檔案志愿服務的發展，檔案志愿服務在我國有著充足的時間經驗。

（二）劣勢（W）分析。1.館藏結構不合理。盡管從上述分析可看出，我國檔案館藏資源數量浩繁，并且保存著多種形式的檔案，但不可否認的是，館藏結構不合理仍然是目前開展檔案志愿服務的一個劣勢所在。以中國第一歷史檔案館為例，盡管館藏量非常豐富，但是目前都是以文書檔案為主，館藏檔案中，漢文檔案約占80%，滿文檔案約占20%，蒙文檔案5萬多件（冊），還有少量其他民族文字的檔案以及英、法、德、俄、日等外國文字的檔案。一般而言，我國省級以上的檔案館，特別是中央一級的檔案館，檔案來源主要是黨政機關，服務對象主要是解決宏觀問題和重大問題的利用者，決定了其館藏結構以黨政機關文書檔案為主體，結構趨于單一;縣市級檔案館由于其地域的影響，所以檔案來源全部是黨政機關和主要的企業事業單位;相對于省級檔案館的館藏結構更為多元，但是歷史等原因使得館藏結構單一的問題沒有那么快得到改善。館藏結構的優劣直接影響到檔案志愿服務形式乃至檔案志愿服務質量的優劣，所以目前較為單一的館藏結構限制了檔案志愿服務的發展。2.志愿者隊伍綜合素質偏低。就我國目前檔案志愿服務的實踐來看，檔案志愿服務的志愿者結構較為單一，多為檔案機構工作人員或是在校大學生，而其他職業群體參與到其中的很少。但是就檔案志愿者的專業素質而言，雖然有很多在校大學生，但不都是檔案專業的學生，他們對于檔案的基礎業務流程不熟悉;再者，即使是檔案機構工作人員，在進行檔案志愿服務的時候，也會遇到自己職業以外的問題，不能很好地為公眾進行解答，所以這在一定程度上導致檔案志愿服務的目標得不到實現。而且，檔案部門一直都存在著事多人少的問題，而大學生因為上課等原因，也不能夠隨時參與到檔案志愿服務當中，所以檔案志愿服務活動的連續性、多樣性由此受到限制。而英國平均57%的機構招募志愿者，而在檔案部門中這一比例達89%，各檔案機構的全職人員編制不多，幾乎所有的英國檔案館都有眾多的檔案志愿者為其提供各種檔案業務工作，是檔案館開展業務的重要力量。

（三）機遇（O）分析。1.社交媒體的發展。伴隨著Web2.0時代的到來，社交媒體以其獨特的優勢極大地改變了人們的工作和生活方式，成為人們獲取信息的主渠道。同時社交媒體也為檔案志愿服務提供了良好的機遇。首先，社交媒體的應用豐富了檔案志愿服務的方式，志愿者能夠在社交媒體上以更多種的形式進行檔案志愿服務活動，提供檔案志愿服務效率。其次，社交媒體的發展能夠增加檔案志愿服務內容，使以前因為地域等條件限制的志愿服務更好地開展，更加充分地利用檔案館藏資源，完善檔案志愿服務。再次，志愿者能夠通過社交媒體更好地參與到檔案志愿服務活動中，社交媒體拓寬了志愿者的參與渠道。最后，社交媒體的發展能夠增強檔案志愿服務效果，將社交媒體應用于志愿服務中將會對增進社會公眾對檔案志愿服務的了解以及節約公眾的利用時間，從而進一步優化檔案志愿服務。總之，隨著技術的發展，社交媒體在檔案志愿服務活動中將占據越來越重要的地位，發揮更大的作用。2.社會環境的改善。社會環境的改善首先體現在我國政策對檔案志愿服務的支持：一方面，中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確指出：要規范并支持社會力量參與檔案事務。不僅國家出臺的政策支持檔案志愿服務工作的發展，國家檔案局領導也重視檔案志愿服務的進行，前國家檔案局局長楊冬權曾多次關心檔案志愿服務活動，“支持和發展志愿服務組織”“要利用網絡組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊伍”。這些都直接對檔案志愿服務提供了明顯的支持;另一方面，國家也從側面為檔案志愿服務的開題提供了機遇，即在檔案開放方面，《檔案法》《檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》等都對檔案開放作出了相關規定。2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），《意見》中明確指出，要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系。綜上，國家政策對檔案志愿服務的支持無疑為其發展提供了良好的機遇。

（四）威脅（T）分析。1.資金投入不足。檔案機構作為社會公共服務機構，本身就是非營利性的機構，并且檔案志愿服務也屬于志愿服務活動類型，雖然志愿者不為物質報酬，但志愿者組織的正常運作需要資金，所以檔案志愿活動的開展需要來自政府和社會的資金支持。一般而言，我國檔案館資金主要來源于政府撥款。雖說由于經濟社會的發展，檔案館獲得的資金預算在不斷增加，但總體來看資金仍然緊張。如2019年，湖南省檔案館獲得的預算資金為3587.43萬元，僅僅占省財政收入比例0.0012%左右，所以檔案志愿服務能在其中得到的資金支持力度較小。反觀國外，英國志愿活動的開展資金來源渠道就比較多，英國文檔協會為回報檔案志愿者對檔案事業建設的奉獻，每年頒發“檔案志愿服務獎”，經費的來源除了包括正常撥款外，主要還靠社會捐款、贊助以及檔案文化產品開發等解決。2.保障體系不完善。我國檔案志愿服務的開展主要是依靠檔案部門發起與組織，帶有一定的行政色彩，這種非志愿者自發的活動，使志愿者在內心的需求得不到滿足，志愿者作為檔案志愿活動的主體之一，不能很有效發揮其主動性，并且志愿活動作為一種公益性的活動，志愿者在其中貢獻自己的熱情與勞力，但是志愿者在幫助他人的同時，也希望能從中有一定的收獲與發展，但是目前的志愿服務往往忽視這種需求，沒有建立相應的評估反饋機制、激勵機制，長久以來，會降低志愿者參加志愿服務的積極性。我國目前已經有18個省和16個市制定了志愿服務的地方法規，主要有《中國紅十字志愿管理辦法》《中國社區志愿者注冊管理辦法》（試行）等國家級規范文件，以及《廣東省青年志愿者服務條例》等地方性規范文件，而國家層面的只有2017年8月22日國務院正式發布的《志愿服務條例》《中華人民共和國志愿服務法》仍然未正式出臺。這些文件都只是對志愿服務的立法目的、管理體制、權益保障、活動規范、促進措施、法律責任等作出了系統規定，而檔案志愿服務不是簡單的志愿服務，它其中涉及檔案的保密性，然而目前的志愿者立法沒有特別關注到檔案志愿，因此檔案志愿行為得不到保障，志愿者的權利和義務兩者不對稱，志愿活動開展沒有明確的依據。

二、基于SWOT的檔案志愿服務發展策略

（一）優勢——機會（S--O）策略。1.應用社交媒體，增強檔案志愿服務效果。社交媒體的發展已經成為社會的潮流，據第431次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》，截至2018年12月，我國網民規模達8.29億，手機網民規模達到8.17億，通過手機接入互聯網的比例高達98.6%，因而在如此龐大網民的支持下，通過社交媒體來服務、宣傳檔案志愿工作將會使更多的社會公眾更為深入了解檔案志愿服務的作用與地位，從而增強社會整體檔案意識，讓很多公眾主動加入到檔案志愿者的隊伍中，擴大檔案志愿服務隊伍，擴大檔案志愿服務的影響。另外，檔案部門通過利用社交媒體可以實現更為便捷、更為快速地為社會公眾提供各種檔案信息的目的，用戶足不出戶就能了解檔案志愿服務的內容、時間與地點等相關消息，大大節約了公眾利用檔案的時間。2.推動檔案信息資源深度開發。作為檔案志愿服務的客體，檔案信息資源是否能夠得到充分開發對檔案志愿服務活動質量的優劣有著重要的影響作用。因此，檔案館在進行檔案志愿活動前有必要對檔案信息資源的深度開發做出相對應的措施。檔案部門必須始終堅持檔案資源建設第一位的原則，規范檔案資源收集、整理、組織、著錄各項工作，夯實檔案資源基礎，使檔案志愿服務能夠利用到精品檔案，把高質量的檔案向用戶展示，并且真正考慮到公眾的需求，從而提升公眾對檔案志愿服務的滿意度，為檔案志愿服務活動的可持續發展提供群眾基礎。

（二）優勢——威脅（S--T）策略。1.發揮志愿服務資源優勢，吸引資金投入。由于我國固有的體制機制原因，檔案機構開展檔案志愿服務工作，爭取工作經費最為穩健的方式，就是爭取足夠的國家財政撥款。雖然近年來國家劃撥的檔案工作經費逐年增長，但反觀我國GDP總量、檔案事業發展狀況及公眾對檔案利用的需求，可以發現檔案工作經費并不充足。因此檔案機構要充分重視檔案志愿服務的宣傳工作，使社會認識到檔案志愿服務的重要性，爭取到足夠的國家財政撥款。同時，檔案志愿服務主要是為社會公眾提供服務，我國檔案機構也應該向國外學習，爭取社會組織和公眾的支持。2.建立志愿服務激勵與反饋機制，健全保障體系。健全保障體系需要實施相應的激勵策略，激勵措施主要從精神激勵與物質激勵兩方面著手：在精神激勵方面，為志愿者營造一個良好的社交媒體環境，使志愿者在參與志愿服務時感受到自我價值;在物質激勵方面，可以通過志愿者參加志愿服務的社交平臺上贈予優惠券或是發紅包，讓志愿者在工作之余還能享受社交的樂趣。同時依靠社交媒體的實時性建立健全的檔案志愿者績效評估機制，實現考核的日常化、動態化與公正化，并且以人文關懷為基礎根據志愿者的個人在社交媒體上的愛好與特長的反饋設置對其有挑戰性的職位并給予一定的授權，提高志愿者的積極性。

（三）劣勢——機遇（W--O）策略。1.促進融合，優化館藏結構。檔案志愿服務的開展需要館藏資源的支持，豐富的館藏資源能為檔案志愿服務提供可持續發展的保障，而多樣化的館藏資源能為優質的檔案志愿服務保駕護航。所以檔案機構要克服當前檔案信息呈現出的碎片化狀態、消除檔案信息服務中的信息孤島現象，檔案機構互相聯合溝通，并且豐富檔案館藏的形式，既要重視文本檔案的保護與利用，同時也要充分開發檔案不同的形式，例如檔案文創產品，使檔案志愿服務在舉辦活動的過程中呈現出個性化特征，吸引更多的公眾參與檔案志愿服務。2.拓寬渠道，加強隊伍建設。首先，要著重吸收檔案專業相關學生，檔案專業的大學生擁有較為系統的檔案管理知識，檔案意識也比較強;圖書館專業的學生由于當前的圖情檔一體化的趨勢，圖書館專業的學生也接受了檔案專業的一些相關熏陶，對于檔案管理有一定的了解。其次，吸收社會離退休且擁有一定檔案整理經驗的人員，一般離退休人員時間較為充裕且比較穩定，而且具有經驗可以使志愿服務更好開展。最后，加強志愿者培訓，檔案志愿者不僅需要一腔熱情，還需要相關的知識，一方面，加強計算機、歷史等知識的培訓，以提高志愿者的專業素養;另一方面，應加強志愿者的保密意識和服務意識，提高志愿者的職業道德。

（三）劣勢——威脅（W--T）策略。1.倡導公民有序參與志愿服務，提升檔案志愿服務質量。檔案志愿服務的主體就是檔案志愿者，在社交媒體高度發達的年代，志愿者利用社交媒體參與志愿服務已成為勢不可擋的趨勢。所以，檔案館要充分發揮社會公眾的力量，創新和發展檔案工作：讓他們為檔案工作建言獻策，為檔案館上傳個人所擁有的檔案信息以豐富貼近公眾生活的檔案資源，根據個人特長為檔案館制定特定的部分檔案信息進行著錄，對檔案編研選題進行討論并提供選材線索。公眾的有序參與可以前所未有地助推檔案志愿服務的發展。2.制定專門性規章制度，加強對志愿者活動的引導。我國檔案機構進行大部制改革后，檔案局與檔案館開始分離，但是目前政府對檔案機構的影響仍然比較大。我國當前的檔案服務專門性規章建設不完善，所以政府應發揮自身作用，完善檔案志愿服務體制，通過以下途徑達到政府對檔案志愿服務的支持：一是通過國家立法，推動《中華人民共和國志愿服務法》列入全國人大立法計劃，并落實好《志愿服務條例》，立足我國國情并適當借鑒英美等國經驗。二是制定專門的檔案志愿服務政策方針，支持檔案志愿服務，使檔案志愿服務的開展有依據，增強志愿者的信心。

三、結語

運用SWOT方法分析檔案志愿服務可以得出以上幾種策略，但是在具體實踐過程中，各檔案部門還需進行進一步的態勢分析，充分發揮內部優勢、利用外部機遇，制定出符合本館實情的工作辦法和實施方案。

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