如何提高中小學圖書館檔案管理規(guī)范化水平

張慶祖

【摘要】中小學圖書館應當加強自身檔案管理的規(guī)范化建設，提高自身檔案管理的規(guī)范化水平，從而更好地體現(xiàn)和發(fā)揮檔案管理的作用、價值。本文首先簡單闡述了中小學圖書館檔案管理規(guī)范化的意義，然后就如何提高中小學圖書館檔案管理的規(guī)范化水平，提出了探討性建議，以期能為中小學圖書館檔案管理工作的實踐提供參考。

【關鍵詞】中小學;圖書館;檔案管理;規(guī)范化

如何提高檔案管理的規(guī)范化水平，是如今中小學圖書館應當重點研究、探討與實踐的一個關鍵課題，因為這是圖書館檔案管理工作質量的一個重要保證，關系著圖書館的歷史記錄與未來服務建設，必須要引起高度的關注與重視。

一、中小學圖書館檔案管理規(guī)范化的意義

中小學圖書館的主要職能是為師生提供圖書借閱服務，開展各類文化活動，豐富師生的精神文化生活，并為教學實踐、教學研究提供文獻和信息，在整個學校體系結構中，占據著非常重要的地位。中小學圖書館的檔案管理，則主要是對所有圖書館圖書信息、服務信息、活動信息、人事信息以及管理信息等，進行信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用。不僅是對于圖書館，即使是對于整個學校來說，圖書館檔案管理都是一項不容忽視的工作內容，因為其全面記錄了圖書館的所有信息，是圖書館乃至學校的一個歷史見證，具有歷史價值，并且其還能夠為今后學校圖書館服務的改進，提供決策依據。

檔案管理是一項非常瑣碎與復雜的工作，尤其是在圖書館規(guī)模不斷擴大、藏書不斷增多、文化服務不斷增多的情況下，中小學圖書館的檔案管理面臨著更加巨量的資料、信息需要處理，這就極有可能在實際的檔案管理工作中，引起各類問題出現(xiàn)，如檔案信息內容不全、缺失、錯位，或描述不清、索引混亂以及遺失、泄露等等，從而降低檔案管理的效率與質量，不利于檔案的利用，使檔案的價值大打折扣。要想避免這些問題和現(xiàn)象，中小學圖書館就必須要加強自身的檔案管理規(guī)范化建設，提高自身的檔案管理規(guī)范化水平，以更加嚴格、科學、有序的方式來推進自身的檔案管理，如此便能保證圖書館檔案管理的效率與質量，更好地體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的作用、價值，完善歷史記錄，輔助圖書館服務及文化活動的改進。

二、提高中小學圖書館檔案管理規(guī)范化水平的策略

（一）加強檔案管理工作環(huán)境條件建設。加強檔案管理工作的環(huán)境條件建設，是提高中小學圖書館檔案管理規(guī)范化水平的首要措施，這不僅關系著檔案管理工作的質量及規(guī)范性，同時更關系著檔案資料的安全。具體來說，應當針對圖書館檔案管理提供專門的辦公區(qū)域和檔案存放區(qū)域，不論是紙質檔案保管，還是電子檔案保管，都必須要做到防潮、防水、防火、防蟲。尤其是在信息化的檔案管理工作方面，需要配置性能優(yōu)越的計算機，以及其他相關的輔助設備，如掃描儀、內部專用局域網，以及專門的檔案管理軟件系統(tǒng)等等，這樣才能為檔案管理的規(guī)范化推進創(chuàng)造必要的條件。

（二）健全檔案管理的工作制度建設。健全的制度，是規(guī)范化推進圖書館檔案管理的依據，否則檔案管理的規(guī)范化就會缺少標準和指導，這樣的話檔案管理便無法實現(xiàn)“規(guī)范化”。大致來說，中小學的圖書館檔案管理制度建設，需要以國家《檔案法》以及其他的相關政策為基礎，然后結合自身的實際工作情況，對檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環(huán)節(jié)的標準，給出詳細而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調閱、銷毀等，都需要制定相應的工作標準、要求說明，為檔案管理工作的實踐提供指導。所有的檔案管理工作制度一經確定，便需要嚴格的執(zhí)行、落實，從而切實提高檔案管理的規(guī)范化水平。

（三）明確檔案管理的責任體系。學校圖書館方面，還應當根據各個檔案管理工作的崗位設置，合理劃分為其工作內容，以及工作責、權，并編制成明確的工作手冊，為檔案管理工作的實踐，提供更細致的指導。尤其是在檔案管理的信息化平臺系統(tǒng)建設中，需合理劃分系統(tǒng)權限的設置，保證權限分配與其工作需求相適應即可，避免系統(tǒng)權限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責任的追究。所有的檔案管理工作人員只能通過自己的賬號、密碼登錄系統(tǒng)，禁止相互之間交換、交叉使用系統(tǒng)賬號。

（四）重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉換。當前中小學圖書館基本上已經實現(xiàn)了無紙化辦公，大部分工作信息以電子化的形式存在，但依然有不少的信息，須得通過紙質媒介來記錄和傳遞，會產生不少的紙質檔案，對此我們應當重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉換。也就是說，要在收集電子檔案信息的同時，注重傳統(tǒng)紙質檔案信息的收集，同樣要保證收集的及時、全面，避免發(fā)生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無誤地將這些紙質檔案信息轉換為電子化形式，以便于后期的信息化管理，例如可以通過掃描或是人工錄入的方式，來實現(xiàn)檔案信息存儲形式的轉換，在轉換過程當中，依然需要注意準確性的問題，不能出現(xiàn)錯誤。

（五）提升檔案管理工作人員的素質能力。如上文當中所分析到的，圖書館檔案管理工作的內容非常復雜、繁瑣，即使是在信息化技術的輔助之下，很多細節(jié)性的檔案管理工作依然需要人為的操作才能完成，所以檔案管理工作人員就成為決定檔案管理工作規(guī)范化水平的最終因素，必須要提升檔案管理工作人員的素質能力，才能真正提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作的質量。尤其是在信息化的技術條件下，圖書館的檔案管理較以往相比，對工作人員的專業(yè)化水平要求更高，如對檔案的搜集、整理、歸檔、存檔、調閱等等，都必須要具有更高的專業(yè)性，這樣才能更好地推進檔案管理的規(guī)范化。例如，在檔案的收集、編制工作當中，檔案管理工作人員應當明確所有的信息收集內容，做到事無巨細，根據圖書館的實際服務工作及文化活動開展情況，按照相關要求來進行檔案的編制，確保檔案信息內容全面、完整;在后期的保管工作當中，必須要全面保證檔案的信息安全，不能發(fā)生損壞、丟失的情況，作為工作人員要做到：一是要具備良好的安全意識、責任意識。二是要具備信息安全方面的專業(yè)技術能力，能夠正確進行檔案管理相關操作，防止各種可能發(fā)生的信息安全侵犯。三是要具備一定的信息分析能力，能夠從過往的檔案資料當中，分析、挖掘出圖書館服務改進、文化活動改進有用的信息，有效發(fā)揮出圖書館檔案的決策參考價值。

三、結語

對于檔案管理工作，中小學圖書館必須要引起高度的關注與重視，應積極加強自身在檔案管理方面的規(guī)范化建設，提高自身檔案管理的規(guī)范化水平，以更好地體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的作用、價值，完善歷史記錄，輔助圖書館服務及文化活動改進。

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