單軌制背景下電子檔案管理模式研究

齊蕊

【摘要】伴隨信息化的發(fā)展，我國無紙化辦公和OA文檔一體化概念的提出，電子檔案管理已經成為檔案工作的緊迫任務。單軌制電子檔案管理在世界各地日益得到認同，學界就單軌制是未來發(fā)展方向基本達成共識，實踐項目逐步推開。本文在明晰概念的基礎上分析了國內外研究背景及現(xiàn)狀，通過對英美和澳大利亞檔案管理的先進模式和理念的探索，總結指出建立單軌制電子檔案管理保障機制需要依托制度建設、管理完善、技術到位得以實現(xiàn)，以期加快我國電子檔案單軌制步伐。

【關鍵詞】單軌制;數(shù)字轉型;電子檔案

一、概念明晰

美國和澳大利亞政府提出的數(shù)字轉型用本土語言解釋就是單軌制，所謂單軌制是指以電子方式運行來保存電子文件的全流程，包括生成、辦理、歸檔管理、移交、保存和利用等，即文件、檔案的全程無紙化。當文件管理的對象從傳統(tǒng)管理方式轉向電子方式，檔案管理系統(tǒng)日益完善，各個階段的管理平臺需要借助檔案管理系統(tǒng)來完成。檔案管理系統(tǒng)需要將物聯(lián)網、云計算等現(xiàn)代信息技術嵌入，同時給傳統(tǒng)管理業(yè)務的功能、流程和方法帶來了新契機，為此單軌制電子檔案管理新型業(yè)務系統(tǒng)成為題中之義。

二、國內外研究背景及現(xiàn)狀

1968年，美國國家檔案館開始收集重要有價值的電子文件，不再接收電子文件對應的紙質文件。1998年，美國檔案館正式啟動電子檔案工程。即EAR工程，電子文件檔案館的設計、數(shù)據(jù)庫建立過程中與20多家科研機構和IT界合作，目前已進入ERA建設運行的關鍵階段，已完成數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)運營中心的建設。2008年6月，建立起聯(lián)邦政府電子文件基礎數(shù)據(jù)庫，共保存聯(lián)邦政府電子文件1.4TB;2008年12月，接收總統(tǒng)辦公室電子文件，接收布什總統(tǒng)電子文件80TB;2009年12月接收國會電子文件;2011年，建立全面的電子文件檔案館;2014年所有電子文件對用戶開放。2011年7月，澳大利亞發(fā)布“政府數(shù)字轉型政策”，闡述內容基本和美國相同，其中明確規(guī)定2015年以后電子形式形成的文件，國家檔案館將不再接收紙質形式，節(jié)約資源的同時提高了工作效率，標志著澳大利亞政府機構電子文件的全面數(shù)字化。2014年，中國上海自貿區(qū)率先開展電子檔案單軌制工作，依托《中國（上海）自由貿易試驗區(qū)條例》（以下簡稱《條例》）頒發(fā)。《條例》第四十四條明確規(guī)定：“電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力”這個法規(guī)。上海自貿區(qū)取得了一些可借鑒的成功案例經驗，上海市檔案局局長曾指出，還應進一步積極推進檔案管理經驗，為全國檔案事業(yè)發(fā)展助力，但我們看到，“單軌制”“單套制”檔案管理在我國還剛剛起步，如浩瀚星空中的點點光芒。

三、單軌制電子文檔管理流程的優(yōu)點

文件的生命周期理論是電子文件管理的基本理論，文件生命周期理論指對電子文件從形成到永久保存采取全程、連貫一致的管理方法，強調管理內容和管理要求的無縫對接，系統(tǒng)整合和總體效應。下面筆者從檔案業(yè)務管理流程方面一一闡述。第一，歸檔方面，檔案歸檔方式由傳統(tǒng)的定期積累變成借助系統(tǒng)隨時歸檔，由被動接收變成主動整合，歸檔范圍從人為的經驗性的判斷變成系統(tǒng)精準化判定。第二，整理方面，傳統(tǒng)的整理工作是雙套制歸檔，紙質檔案與電子檔案共存，一式一份。單軌制電子檔案整理只需要按照預先制定的方案通過計算機進行邏輯整理，無須整理紙質檔案，取消了檔案入庫上架這一繁重的勞動。第三，保管方面，電子文件檔案館將不是一幢實實在在的建筑大樓，但是，事實上在網絡空間里卻是一個寶庫。將不依靠任何特殊的硬件和軟件，真正保存和提供利用任何形式的電子文件。第四，提供利用方面。檔案用戶將不受時間和空間的限制，只要用戶根據(jù)相應權限登錄后，將保證無論何時何地任何人都能使用先進的工具找到自己需要的檔案信息。

四、單軌制電子檔案管理的信任保障機制

如何協(xié)同推進，打破紙質和電子文件歸檔的傳統(tǒng)管理模式實現(xiàn)創(chuàng)新，筆者認為應采取制度+管理+技術三位一體方式。

（一）制度建設方面。結合檔案工作實際，積極建立健全電子檔案管理制度，制定《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《電子文件歸檔整理操作細則》和《電子檔案長期保存管理規(guī)范》等電子檔案管理制度，讓電子檔案“單套制”管理試點工作在法律的指導、約束和鞭策激勵中順利開展。

（二）管理模式方面。充分利用OA辦公系統(tǒng)，做好雙軌制向單軌制業(yè)務流程的對接，變分散管理為全程管理;電子檔案管理部門和檔案管理者要承擔起相應責任，當一份文件辦完后，立刻提交歸檔文件，變年度歸檔為隨辦隨歸，將檔案管理關注的問題放在流程最前端加以設計實現(xiàn)質量控制，即從源頭上確保電子檔案的完整性、真實性和準確性;同時，借助電子政務網絡平臺，提升發(fā)揮電子檔案的服務機能，為機關企事業(yè)單位、個人用戶快速查詢，減少檔案部門工作量的同時也大大提高工作效率。

（三）技術措施方面。為了保證電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的要求，為了解決電子檔案收集、保管、利用等各個階段的難題，應該構建一個檔案信息管理的平臺，應用大數(shù)據(jù)技術、云技術、移動數(shù)據(jù)終端、物聯(lián)網等技術，比如，可以使各個檔案館和檔案業(yè)務部門在統(tǒng)一的云架構空間上，讓各個成員館和總館之間實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享的一體化管理，同時應用電子文件簽名、用戶身份驗證、元數(shù)據(jù)等先進技術，確保電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。還可以采用電子檔案格式轉換、設計通用數(shù)據(jù)采集、電子文件離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具，保障未來的信息保護技術和數(shù)字信息遷移技術。

（四）隱私權保護方面。厘定公民的權利邊界，電子文件管理中個人隱私遭到泄露是由于當前我國法律法規(guī)未對公民所擁有權利之間的關系、邊界和范圍進行清晰且明確的界定而產生的，國家法律法規(guī)應當針對電子文件管理中個人隱私保護方面的權利邊界進行厘定，以此來保護公民的個人隱私，明確公開權與隱私權、閱覽及復制權、請求告知權、刪除權、損害賠償請求權、報酬請求權、保持個人信息與數(shù)據(jù)正確完整的權利。

五、結語

最后，經濟基礎決定上層建筑，筆者認為我國單軌制電子檔案管理任重而道遠，還需要加大資金投入力度。據(jù)調查，美國聯(lián)邦政府已經向國家檔案館提供了3600萬美元著手此項工程。同時，單軌制檔案工作對檔案人員的業(yè)務素質提出更高的要求，還需要打造一批高精尖的復合型檔案人才隊伍，檔案人員不僅需要具備計算機專業(yè)知識，還要提高編研、編程能力。我們相信，當信息技術和電子檔案管理能夠滿足各種需求時，當人們不再對電子文件安全性和法律效力懷疑時，雙軌制終將被簡易高效的“單軌制”取代，檔案管理流程的全信息時代終將來臨，這也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

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