基于城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理研究

王錫

【摘要】隨著信息時代的到來，給城建檔案管理帶來了巨大的變化，傳統的紙質檔案管理開始轉為電子檔案管理，很大程度上提升了城建檔案管理工作的效率。但是，這并不代表紙質檔案完全被取代，而是紙質檔案與電子檔案并行管理，以此提高城建檔案的綜合效用?；诖耍疚南仁墙榻B了城建檔案紙質檔案與電子檔案各自的優勢，然后闡述了二者并行管理的必要性，最后探討二者如何實現并行管理。

【關鍵詞】城建檔案;紙質檔案;電子檔案;并行管理

隨著科技的進步，電子信息技術普遍應用于各行各業。其中，在電子信息技術的推動下，城建檔案紙質檔案與電子檔案相互融合，并發揮各自的作用，實現良好的并行管理，從而為城市規劃建設奠定良好的信息基礎。目前我國正處于數字化時代，電子政務工作以及城市信息化建設也得到了相應的發展，城建檔案的管理模式也必然會發生改變，而隨著電子信息技術的應用，產生的電子信息文件仍然需要紙質檔案進行補充。因此，在未來一段時間，城建檔案紙質檔案與電子檔案必然形成一個互補的狀態，相輔相成，最終形成紙質檔案與電子檔案并行管理的模式。

一、紙質檔案與電子檔案各自的優勢

在目前的城建檔案管理工作中，紙質檔案與電子檔案發揮著各自的作用。其中，紙質檔案是以往城建檔案工作中主要的檔案模式，也是發展時間較長的一種檔案管理模式。紙質檔案管理模式的優勢主要表現為：（1）具有真實性和還原性。紙質檔案是特定時間內某一事項的真實記錄，而且一般情況下，記錄一旦生成，其所記錄的內容和數據無法進行更改，這也是紙質檔案能夠在現階段的城建檔案中保持生命活力的主要原因。（2）具有直觀性。紙質檔案所記錄的內容數據并不是只是一般的文字內容，同時一些不確定的信息內容也不會被記錄在內，所以人們在閱讀時比較方便，不需要通過電腦檢閱便可以直接閱讀。（3）具有權威性。在城建檔案中的紙質檔案，通常都是經過一定的鑒定和承認，就是紙質檔案中都會有相應的簽字和印章在其中，所以通常都是作為權威檔案進行使用。

信息化時代的到來，電子檔案被廣泛應用，所表現出的特征也較為明顯。具體為：（1）具有多樣性。多樣性指的是電子檔案的載體多樣性，可以是光盤、磁帶或者是其他的形式，與傳統紙質檔案單一的載體形式有著較大的差別，而且比紙質檔案的容量大，但是其體積并不大，所以電子檔案可以有效節省檔案儲存的空間，改善傳統紙質檔案儲存空間不足的問題。（2）具有效率性。電子檔案的處理方式區別于紙質檔案的處理方式，紙質檔案的處理方式通常是由人工進行收集、分類、整理和存檔，而電子檔案是通過計算機進行直接處理，可以減免紙質檔案人工處理時分類和存檔這兩個環節，很大程度上提高了檔案管理的效率。（3）具有方便性。電子檔案經過計算機處理之后進行存儲，這樣檔案在檢索時只需要輸入關鍵內容便可以進行查閱，獲得相關的信息內容。（4）具有穩定性。電子檔案不同于紙質檔案，紙質檔案保存的過程中可能會遭受到外部環境的影響，出現損壞、蛀蟲等現象，而電子檔案以電子載體的形式進行保存，不容易出現損壞的狀況。

二、紙質檔案與電子檔案并行管理的必要性

在城建檔案工作中，紙質檔案與電子檔案都有著各自的優勢，且都能夠有效地進行信息傳遞。紙質檔案發展的時間最長久，在造紙術發明之后，就已經通過文字的形式將信息內容在紙上呈現出來，所以紙質一直是一種重要的信息載體，且發揮著重要的作用。而隨著科技的進步和社會的發展，電子信息技術被普遍應用于生活和工作中，城建檔案工作也不例外，逐漸形成一種電子檔案管理的模式，但這種模式并沒有完全取得紙質檔案管理。雖然電子檔案的時效性較強，并且還具有其他較多的優點，比較符合當前社會的發展需求，但是紙質檔案的依附性也較強，能夠真實地記錄相關的歷史信息，與電子檔案相比更加具有說服力，一直是作為重要的信息資源進行保存管理。因此，在城建檔案工作中紙質檔案和電子檔案是主要的兩種管理形式，同時因為這兩種形式都有著各自不同的特點，所以要求在開展城建檔案工作時，需要根據當前管理的實際情況，將這兩種檔案管理形式有效結合，形成一個有機的整體，不僅能夠發揮各自的優勢，而且能夠進行互補，從而提升城建檔案的綜合效用。這不僅是目前城建檔案工作的要求，也是現代社會發展的必然趨勢。

三、紙質檔案與電子檔案并行管理的策略

（一）轉變檔案管理理念。實現城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理，首先就是要轉變檔案管理理念，及時更新相關的檔案管理人員的管理觀念。目前，在城建檔案工作中，大多數檔案管理人員都是過去的檔案管理員，對于紙質檔案管理的形式較為熟悉，并且能夠充分掌握紙質檔案管理的辦法。而其他一些新上任的檔案管理人員相對來說，其對電子檔案管理的形式和方法比較熟悉，能夠充分利用電子信息技術對城建檔案進行管理。對此，實現城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理，需要轉變相關的檔案管理人員的管理觀念，讓其能夠充分認識紙質檔案和電子檔案管理之間存在的差異，并且促使其能夠實現二者相互融合管理。對此，城建檔案管理單位需要加強檔案管理人員的培訓，不僅需要學習紙質檔案管理的形式和方法，認識紙質檔案管理的重要性，而且也要不斷學習新的管理理念和新的知識，掌握一定的計算機能力，能夠有效掌握電子檔案管理的方法，有效發揮電子檔案管理的作用。通過專業的培訓，不斷提升檔案管理人員的專業能力，并對其傳統和現代的管理方式與技能進行融合，從而實現紙質檔案與電子檔案并行管理形式，繼而不斷完善城建檔案工作。

（二）創新檔案管理形式。實現城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理，其次就是要不斷創新檔案管理形式。創新檔案管理形式就是要充分利用電子檔案較好的管理規律，同時也要適當融合紙質檔案管理，以此彌補電子檔案管理中的不足，從而有效實現紙質檔案管理與電子檔案并行管理。因此，在創新檔案管理形式時，要根據實際的城建檔案管理情況不斷完善和優化，對于同一內容信息要同步對其進行紙質檔案和電子檔案歸檔，確保檔案的完整性和真實性。具體的方法為：第一，在開展城建檔案工作時，要與時俱進，在進行紙質檔案和電子檔案管理形式時，都要突顯其各自的優勢，并根據相關的管理體制進而規范管理行為。第二，開展城建檔案工作時，可以利用紙質檔案作為基本的載體，然后將電子檔案管理形式融入于其中，形成全新的檔案管理體系，確保城建檔案管理形式能夠長期有效。第三，在紙質檔案與電子檔案并行管理時，不僅需要對紙質檔案進行整理，而且也要利用計算機對電子檔案進行分檔，從而實現不需要轉移信息載體便可以搜索城建檔案內容。

（三）完善檔案管理體制。實現紙質檔案與電子檔案并行管理，最后就是要不斷完善檔案管理制度，因為開展任何工作都應該需要相應的管理制度支持，以此能夠有效規范工作行為。完善檔案管理體制就是要對城建檔案管理的各個環節進行優化，要求檔案管理人員在實際的檔案工作中能夠充分發揮紙質檔案與電子檔案的優勢，同時城建檔案管理部門也要結合實際情況和城建檔案內容創新檔案管理形式，落實相應的考核機制，促使紙質檔案與電子檔案并行管理，避免產生管理沖突問題發生。此外，在完善檔案管理體制時，不僅需要加強檔案管理人員的培訓，提升其專業知識和技能，也要建立獎懲機制對檔案管理人員的工作行為進行規范，增強檔案管理人員并行管理的意識，從而有效發揮并行管理的優勢，獲得良好的檔案管理效果。

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