大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略

李斯佳

摘 要： 檔案管理工作是各行業日常工作的重要組成部分，檔案資料對于各企業來講都是寶貴的資源，能為企業發展的下一步目標制定起參考作用。大數據時代為檔案管理工作提供了便利，但隨之而來還有許多問題需要解決。

關鍵詞： 大數據;檔案;信息化管理;策略

【中圖分類號】TP3 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.278

1 檔案信息化分析

基于現代科技的快速發展，檔案管理逐步成為各領域可持續發展的核心構成部分，但傳統檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學，應盡快轉變人工檔案管理形式，轉為信息化管理方式。對于檔案信息化而言，是指在檔案管理工作中融入信息技術、網絡手段、計算機技術等，對檔案資源進行有序整理與歸納，檔案管理信息化迎合了新時代發展的現實要求，以計算機技術和信息技術為指導，對檔案信息進行傳遞、接收、存儲與利用。在檔案管理信息化建設中，應遵循規范性原則、安全性原則和效益性原則，以制訂相應標準、規范和法規為前提，加強對網絡技術的研究與開發，最大限度地保護檔案信息不被竊取和盜用。

2 當前檔案管理信息化的問題

2.1 數據結構不統一

不同類型的檔案數據格式存在差異，檔案管理人員在整理歸檔時需要投入精力將檔案資料的格式統一，拖緩了檔案管理速度。這種問題的產生主要是由于傳播的載體特殊，若將不同格式的資料直接歸檔容易造成文件損壞丟失，造成不可逆轉的損失，因此想盡快普及檔案管理信息化技術應解決數據結構不統一的問題。

2.2 檔案信息化利用與管理能力有待提升

當前全國檔案信息化建設無論在軟件上還是硬件上投資都是巨大的，基礎設施設備基本可以滿足信息化建設工作的需要。但是由于檔案管理人員在信息化功能的使用上操作水平欠佳，使用不妥當，管理不規范等，造成使用率低下。由此可見，檔案信息化管理人員利用信息技術的能力及管理效率必須得到有效提升。

2.3 檔案的共享與服務問題

檔案終究是要用的，是為了各項工作而服務的。然而，由于紙質檔案的關系，一份檔案往往同時只能由一個群體使用，若是有兩個及以上群體同時需求，就需要等待。而紙質檔案的材料又決定了很難對同一資料進行多份存儲，否則就會帶來存儲成本的大幅提升。再者，在以往的檔案管理工作中，若同時需求大量的資料，那么工作人員查看起來也并不方便，也很難根據自身的需要而對檔案進行標注，畢竟檔案不是為了一家服務的，這就導致即使拿到了檔案，工作人員也往往需要花費大量的時間在資料的查找上。這幾點綜合起來，就使得以往的檔案管理工作之效率不夠理想。

3 大數據時代檔案信息化管理工作的策略

3.1 不斷優化檔案管理人員的結構

首先，各單位要組織相關人員積極學習相關檔案管理工作的法律法規，讓他們充分認識檔案管理信息化建設的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業道德，提升他們的職業素養。其次，機關單位還應該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業學習活動，通過專家講座、進修、觀摩、經驗交流等學習活動，豐富他們的檔案管理專業知識，提高他們的信息技術應用能力，從而提高他們的職業技能。隨著科學技術的快速發展，在大數據時代對于檔案進行管理，對管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進行檔案管理，機關單位應引進一些專業人才，提高檔案管理人員的綜合素質水平，不斷優化人才結構，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅力量，而年齡較大的工作人員應輔助年輕人做好檔案信息化管理。

3.2 引進配套設施，提高安全性和穩定性

提高預算比例，配置與檔案管理信息化建設相適應的高質量、性能優良的軟硬件設施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設備損毀概率，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩定性。與此同時，各企業檔案管理部門還應根據自身發展水平，開發出適合自身企業檔案管理部門的信息化系統，對檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對電子檔案進行全程規范管理，掌握扎實的計算機技術和網絡安全防護知識，對新舊檔案資源實施統一規劃和管理，根據實際情況制訂長遠規劃，將檔案改革工作落到實處。

3.3 提升檔案信息管理手段

目前許多企業正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲存的重心轉移到電子檔案上，且傳統的檔案管理手段逐漸無法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級顯得十分重要。企業可以引導檔案管理人員轉變工作理念，學習新的檔案管理理念應對日常工作。此外，應加大對檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據大數據時代的檔案管理需求進行優化改革，實現兩種管理手段的平穩過渡，不至于因升級管理手段出現工作失誤。同時要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時間的鋪墊準備才能實現。例如，某企業在實施檔案管理手段升級工作時將原有的管理方法逐條分析，將與企業發展和檔案管理工作不相適應的部分去除，再在實踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產生工作失誤，保障了企業發展的平穩順利。

3.4 普及信息認知，擴大應用范圍

想要在大數據時代下做好檔案管理的信息化工作，最后還要從檔案管理的應用角度來進行考慮。相比于以往，信息化模式下便捷的信息交流和溝通方式使得檔案管理部分的服務工作變得更加通暢，其應用范圍也應該得到相應的擴大。但同時，這些工作的高效都是建立在信息化的基礎上的，如果檔案應用部門的工作人員對于信息技術沒有一個基礎的了解，那么其對于檔案的應用效率也很難提升。因此，讓更多的人認識和熟練信息技術，是擴大檔案管理應用范圍內的前提。

結論：在大數據時代對檔案信息進行數字化、信息化管理是一項非常繁重的任務，機關單位必須進行整體規劃，確定合理的目標，不斷學習先進的技術，優化檔案管理措施，建立完善的信息管理平臺，轉變以往的管理理念，使用各種先進的管理技術和管理模式，提高檔案管理的效率。

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