檔案信息化管理的創新方法研究

朱婷

摘 要 隨著互聯網技術的普及，信息技術已經被廣泛應用于生活的各個領域，在各層管理中的運用也在不斷深入，檔案管理已經逐漸拋棄了傳統的紙質形式，而采用以電子文件形成的信息化管理模式。但檔案信息化管理也存在一些不足之處，如：檔案信息化建設缺乏總體布局、缺乏統一標準以及管理人員能力不足，這些尚未解決的問題從一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發展。因此，筆者就如何改善檔案信息化管理提出了自己的看法，旨在為構建高效、安全、方便的檔案信息化管理系統做出一定的貢獻。

關鍵詞 檔案;信息化管理;策略

引言

檔案管理主要包括檔案的收集、整理、保管、利用等過程，檔案信息化管理作為信息時代發展的產物，是我國信息化建設的重要組成部分，隨著近年來互聯網技術的飛速發展，以電子文件以及數字檔案代替傳統的紙質檔案已經成為檔案管理發展的重要方向。但由于檔案信息化發展較晚，仍有一些問題亟待解決，如：建設缺乏總體布局、管理缺乏統一標準以及管理人員能力不足等問題，這些問題的出現給檔案信息化管理帶來了嚴峻的挑戰，因此，筆者針對上述問題提出了自身的看法，希望相關部門及管理人員能對其加以重視，切實做好檔案信息化建設，實現信息化管理。

1檔案信息化管理中存在的問題

1.1 檔案信息化建設缺乏總體布局

盡管互聯網覆蓋范圍已經有了大幅度提升，但我國尚未形成較為完善的檔案信息化管理體系，檔案信息化管理的開展離不開信息化技術的支撐，但由于相關部門尚未對信息化管理進行明確的規劃，導致各地檔案信息化建設水平參差不齊，致使檔案信息化建設實施起來困難重重。此外，由于一些干部對檔案信息化管理的重視程度不足，認為其收效甚微，思想上的不重視直接導致行為上的缺失，檔案信息化工作的開展只是停留在表面[1]。

1.2 檔案信息化管理缺乏統一標準

由于各個地區的經濟社會發展并不平衡，各地區在檔案信息化管理中所采用的標準也有所差異，而標準化程度不足所帶來的直接后果就是檔案信息化管理缺乏一定的規范性，檔案信息化管理的適用范圍較小，當需要對適用范圍進行調整時，就必須對檔案管理系統進行整體上的改變，處理解決問題缺乏一定的靈活性，進而不利于檔案信息化管理的推廣。與此同時，由于缺少統一的標準，會造成各地區的檔案管理部門缺乏合理的制度約束，使檔案管理工作雜亂無序。

1.3 管理人員信息化管理能力不足

在檔案信息化建設過程中，最為突出的問題就是檔案管理人員的計算機水平較低，并不能滿足信息化管理的需要，部分員工僅掌握了一些較為簡單的操作，對于檔案信息化管理的內容以及相關理論了解不足，信息化管理能力具有一定的滯后性。在此基礎上，部分單位仍采用傳統的紙質文件形式進行管理，一方面不利于資料的長期保存，另一方面也不利于信息的共享。此外，部分檔案管理人員對自身的職責并不明確，“重看守、輕利用”的觀念較為普遍，使得檔案信息化管理難以發揮預期的作用[2]。

2改善檔案信息化管理的策略

2.1 上收權限， 建立以省為單位的開放式管理系統

隨著經濟社會的發展，人才流動也更為頻繁，一般情況下，各個地區均采用自己的檔案管理系統以便對數據進行合理的操作，但與此同時也帶來了各檔案管理系統接口不一的情況，大大降低了各部門之間的數據共享性，使得檔案調度工作變得較為煩瑣。因此，各省都應當上收權限、構建以省為單位的開放式管理系統，進而解決由于接口不一而帶來的一系列問題。構建大型的檔案管理系統需要注意以下幾點：首先需要一定的資金支持，有關部門應當加大資金投入力度，保證信息化建設的順利開展，進而推動信息化建設水平的穩步提升。其次，在構建管理系統之前，應當深入分析具體情況，只有真正契合各部門的需求，才能保證開放式管理系統能得以廣泛應用。再者，還應當注重對檔案的保管，一方面需要定期地對檔案進行安全檢查，防止病毒的入侵，另一方面還需要定期對數據進行備份，進一步提升檔案數據的安全性。

2.2 建立可共享的數據庫

信息化檔案作為數據的一種，為了更為高效的實現對檔案信息化管理系統的整合，就必須對數據進行整合，而數據整合最主要的方式就是建立可共享的數據庫，這也是當前數據庫管理系統發展的重要方向。建立共享數據庫具有以下的優勢，首先可以有效降低數據冗余，進而提升數據的利用率，節省了大量的網絡資源，其次，采用統一的數據庫可以使數據結構更為合理，增強了數據的可拓展性，管理人員在對數據進行操作時也可以跟為高效。再者，在信息時代，病毒侵襲等安全問題時有發生，一旦未能及時清除病毒，很有可能造成存儲數據的丟失、泄露，而采用統一的管理模式也可以提升數據的安全性，規避了一些檔案安全方面的風險。

2.3 加強檔案人才隊伍建設

推動檔案信息化管理的開展最為核心的就是檔案人才隊伍的建設，為了有效提升檔案人才的自身素質，可以從以下幾個方面著手：首先，需要對檔案人員的信息化技能進行培訓，幫助其熟練使用計算機中的辦公軟件以及利用軟件進行檔案操作。各級部門可以通過采用培訓班、實地觀摩等方式對檔案管理人員進行分期分批培訓，同時可以借助于互聯網技術進行遠程學習，邀請領域的專家就理論知識以及實際案例進行細致講解，在豐富理論知識的同時增強其實踐能力。其次，各檔案管理部門還應當建立合理的人才管理機制，對于在工作中表現良好的人員給予一定的物質及名譽獎勵，而對于日常表現懶散、不作為的檔案人員予以處罰，通過將檔案人員的日常表現與績效掛鉤，進而有效提升各檔案人員的管理能力[3]。

參考文獻

[1] 栗業.檔案信息化管理的優勢及安全問題探究[J].山東工業技術，2018，（1）：217.

[2] 劉娟.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].人力資源管理，2018，（1）：197.

[3] 孟穎.新時期如何加強機關事業單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業務，2019，（9）：50.