檔案信息化建設存在的問題及對策

李娜

【摘要】隨著社會的不斷發展，目前信息技術手段取得了較大的進步，在檔案管理工作中運用信息技術，能提升檔案管理工作的效率。現階段，雖然在檔案信息化建設過程中取得了一定的成效，但仍然存在著部分問題，本文針對這些問題提出相關的解決策略，從而保證檔案信息化建設獲得進一步發展，提高檔案信息管理的效率，保證檔案信息管理質量。

【關鍵詞】檔案;信息化;問題;對策;探索

在信息化時代，我們必須要注重信息技術手段在檔案管理中的有效運用，改進當前檔案管理中存在的各項問題，從而提高檔案管理效率，節約檔案管理的時間成本，這對于實現檔案信息管理現代化來講至關重要。我們必須要了解檔案信息化建設的主要意義，立足于我國的信息化建設當中存在的問題，從而針對性地提出相關的建議，提高我國檔案信息化建設水平。

一、檔案信息化建設的主要意義

檔案信息化建設是開展檔案工作的必然趨勢，有利于提高檔案管理效率，目前我國在進行檔案管理工作過程中，由于檔案管理效率極其低下，這對于我國檔案工作開展來講影響較大，因此我們必須要不斷改進檔案管理工作中存在的問題，強化檔案信息管理化水平，從而提高檔案管理效率。

（一）信息化建設有利于提高檔案工作的精確性。在傳統的檔案管理工作中，主要是通過人力的方式來開展相關工作，但是由于檔案管理工作的內容相對復雜，導致檔案管理水平較為低下，因此通過檔案信息化建設，一方面能夠簡化檔案管理工作的流程;另一方面能夠保證檔案管理工作的精確性和安全性，且有利于降低檔案管理工作人員的壓力，從而利于人們及時地尋找檔案中的信息。

（二）適合信息時代發展的需要。在信息化大背景下，我們必須要意識到信息技術的有效應用能夠促進我國檔案信息管理的進一步發展，在新時代，檔案管理工作必須要注重信息技術手段的有效應用，通過檔案信息化建設能夠滿足當前我國信息化時代的發展要求，有利于進一步體現信息技術所發揮的重要作用，這對于提高我國檔案管理水平來講至關重要。

（三）整理電子文件的關鍵措施。在經濟化發展的大背景下，當前人們工作中出現的電子文件數量逐步增多，我們必須要通過電子文件來記錄相關的生產活動或社會活動，然而沿用傳統的人力資源管理模式不能達到預期的目標，必須要注重檔案信息化建設，從而保證檔案信息管理的有效性。

（四）充分發揮檔案資源的作用。隨著社會的不斷發展，信息是社會運行的關鍵資源之一，重視檔案信息資源的有效利用，能夠推動國家的進一步發展。通過檔案信息化建設不僅能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠保證檔案管理質量，促進檔案資源作用的有效發揮。

二、我國檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息規劃并不健全。隨著對檔案信息化建設工作的不斷推動，現階段已經取得了一定的成效，但是結合實踐發現，我國檔案信息化建設當中仍然存在著部分弊端。例如，檔案信息規劃不健全，主要表現在對我國檔案信息化建設的過程中，各部門各自為政且分散，不能對檔案信息建設工作進行統一安排，無法提出檔案信息化建設的關鍵目標。在遇到檔案信息建設問題時，只是隨機處理信息，并不能夠利用統一的管理準則，這對推進檔案信息化建設來講具有較大的阻礙作用，導致我國信息化建設水平相對落后。

（二）對于檔案信息化建設資金投入相對不足。在信息化進行建設的過程中，常常通過檔案部門來進行撥款，且收入資源非常有限，導致我國的信息化建設過程中受到限制。因此，我們必須要注重檔案信息化建設當中基礎設備的投入，在這些設備投入中需要的資金相對較多，但是我國大部分檔案信息管理部門資金投入相對較少，兩者之間存在不平衡性，使得檔案信息化建設存在較大的困難。

（三）檔案信息網站設計與管理相對落后。在開展檔案信息化建設的過程中，檔案信息網站是非常關鍵的一個組成部分，但是由于我們對檔案信息化建設經驗不足以及重視程度相對較弱，導致在進行檔案信息網站建設和管理的過程中出現各種各樣的問題。例如，當前檔案信息網站建設的過程中網站頁面設計較為簡單，且內容極其粗糙，在進行更新的過程中信息出現落后狀況，檔案管理不科學，人們在檢索相關信息時無法獲取有效的檔案信息。

（四）檔案基礎設施不能夠滿足檔案信息化建設的需要。在檔案信息化建設的過程中必須要運用較為先進的基礎設施才能夠保證檔案信息化建設工作的有序推進，然而結合目前實際調查發現，我國檔案管理部門的信息化設備相對來講較為落后，并不能夠滿足實際需要，因此在對檔案部門配置的過程中不符合檔案信息化建設的實際情況，阻礙了檔案信息化建設的步伐。

三、優化檔案信息化建設的有效途徑

（一）重視檔案信息化建設的科學規劃。在檔案信息化建設的過程中，由于當前管理依然存在著各種弊端，因此我們必須要加強檔案信息化建設的科學規劃，通過制定統一的建設規則及制度，從而保證檔案信息化工作建設的有序推進，相關部門必須要按照規范來進行管理，對檔案管理中的各項問題及時的協調，從而保證檔案信息工作的有效落實。

（二）重視檔案信息化建設資金的投入。在檔案信息化建設的過程中，資金是保障檔案信息化建設的主要因素之一，因此財政部門必須要重視相關資金的投入，通過政府之間的領導和協商，從而保證檔案信息化水平的提高。同時，我們要進一步擴大財政收入，從而在不斷籌集資金的前提下科學使用資金，減少設備維修等成本的投入，保證檔案信息化建設工作的順利開展。

（三）重視檔案信息網站水平的提高。在檔案信息化建設的過程中，我們必須要不斷地對檔案信息進一步整合，只有在不斷完善檔案信息網站的前提下才能夠保證信息的完整性。而檔案部門也要加強網絡建設的重視程度，只有在及時更新網站信息的前提下并且加強與群眾之間生活的緊密連接，才能夠保證檔案網絡內容的有效推廣，讓群眾了解到檔案信息網站的水平。在網站建設完成后也要進一步地加強管理，對網站中的各種問題及時更新，做好網絡的相關準備工作，避免檔案信息丟失，從而提高檔案信息的利用效率。

（四）有效地提高檔案信息化建設基礎設施的水平。目前，我國大部分檔案部門的基礎設施相對較為落后，因此我們必須要通過相關的手段來完善檔案信息基礎設施，從而保證基礎設施發揮自身的作用，為檔案信息化建設做出一定的保障，滿足檔案信息化建設的實際要求，推動檔案信息化建設工作的有效開展。

四、小結

綜上所述，在我國社會發展的過程中，檔案是重要的信息資源，因此，我們必須要重視檔案信息資源所發揮的重要作用，對檔案信息化建設過程中存在的各項問題及時進行研究，針對性地提出相關的解決策略，保證檔案信息化建設效率的提高，從而為人們獲取大量信息提供方便，保證檔案信息的及時性和有效性，推動檔案管理工作的進一步發展。

【參考文獻】

[1]鐘虹.大數據背景下人事檔案信息化建設的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（08）：179-181.

[2]趙海杰.普通高等學校本科教學檔案信息化建設的問題與對策[J].漢字文化，2019（12）：183-184.

[3]李玲.企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策[J].辦公室業務，2019（09）：54.

[4]陳軍.大數據環境下高校檔案信息化建設問題及對策[J].通訊世界，2019，26（07）：9-10.

[5]馬麗穎.檔案信息化建設的現狀、問題與對策分析[J].才智，2019（24）：219.

[6]肖莉.檔案信息化建設存在的問題及對策[N].常德日報，2019.