高校檔案信息化服務探索

張麗平　張保芳

【摘要】在大數據時代，信息化作為強大的引擎，在這一背景下，高校實施檔案工作，需要滿足檔案信息化建設的要求，而實施高校檔案信息化管理，還需要與教育發展水平實現共振。所以，本文就高校檔案信息化服務進行探討，希望對今后高校檔案信息化建設有一定的借鑒價值。

【關鍵詞】高校;檔案;信息化

高校檔案，作為學校歷史記錄與傳承的主要載體，其包含了教學、教研與管理等一系列的檔案資源，其本身也是對學校歷史沿革、文化傳承等方面的集中表現。在信息技術飛速發展的時代下，如何實現高校檔案信息化建設，實施更好的信息化服務，成為當前值得探討的一個課題。

一、高校檔案信息化建設的新變化

針對檔案信息化建設的分析，要求檔案能夠利用現代化的信息技術進行管理，通過信息技術的合理利用，這樣就可以滿足現代化水平的全面提高，并且重新去思考檔案管理的有效方式，明確網絡環境下檔案管理與檔案服務對應的方法與框架，這樣才能夠滿足檔案信息的社會化服務要求。作為高校檔案管理系統，還需要與教師管理系統、行政0A系統、科研管理系統等實現相互的銜接，這樣才可以提供管理的數據參考。如：高校教師在評定職稱、開展教學和質量評估、財務審計、學生評優等環節，都可以提供大量的數據參考。所以高校的檔案信息高頻調閱，就可以滿足檔案信息的實際利用率。此外，通過教育部的評估，完善的高校檔案資料是開展高校評估的基礎與支撐。評估專家針對高校評估主要是利用現場調查、民主測評、訪談等進行主觀的評估，但是其屬于表象與短暫的，很容易受到主觀影響以及時間方面的限制。另外，按照評估要求來準備對應的評估材料，而其需要檔案機構的信息材料的整理與匯集，這一部分信息材料，相對于主觀評估，顯得更加客觀與全面。

二、高校檔案信息化建設的策略

在當前的高校檔案信息化建設中，還需要落實下述幾個方面的建設策略要求，這樣才可以推動高校檔案管理與信息化相互結合。具體而言，就是需要從宣傳、先進技術使用、基礎設施建設、建章立制以及完善數據庫平臺幾個方面入手，最終滿足信息化建設需求。

（一）注重信息化建設宣傳工作。在高校檔案信息化建設中，高校領導、教職工都應該關注檔案信息化建設，推動器可以有序地開展下去。實際上，針對高校檔案信息化建設，還需要從原本的手工作業逐漸朝著信息化管理的方向轉變，但是這不是一蹴而就的。作為高校，還需要做好信息化建設的宣傳，能夠引導教職工積極轉變自身對于檔案管理的理念，能夠基于開放的形態來應對檔案管理與信息化技術的相互融合。同時，高校領導也需要為高校的檔案信息化建設提供技術、人力與財力方面的支持，確保檔案信息化建設擁有足夠的資源支持，最終奠定良好的信息化建設基礎。在這一過程中，高校領導層需要基于頂層設計來完善對檔案信息化建設的規劃，并且給予充分的指導，最終推動檔案信息化的建設。

（二）善用先進的檔案信息管理技術。經濟的高速發展，使得信息化管理技術得到持續提升，每一個行業都應該在自身的發展之中融入先進的科技發展成果。同時，針對高校檔案管理而言，還需要通過大數據技術、網絡技術以及信息技術的使用，確保其能夠融入高校的檔案管理中去，進而推動高校檔案信息化管理能夠結合工作的實際需求，緊跟時代發展，吸收先進的檔案信息化管理技術和模式，積極改變傳統紙質檔案管理的不合理之處，創建帶有高校特征，又能夠滿足社會發展的檔案信息化管理模式。高校檔案管理部門也需要注重人力、物力與財力方面的投入，能夠從根本上保障信息化管理。其中，對于高校實施檔案信息化慣例而言，還需要注重其監控和權限管理。高校檔案信息化管理，對于信息資料本身的安全性要求較高，不能像圖書館一樣，能夠自由出入與訪問。檔案管理系統還需要做好訪問人員身份的驗證，避免無關人員的訪問。同時，建立防火墻，做好非法訪問的防范，這樣有利于檔案信息系統資料隱私性和安全性的全面提高。

（三）落實基礎設施建設。在高校檔案信息化建設中，完善基礎設施是檔案信息化管理的重要基礎，能夠為檔案信息化基礎設施建設提供充足的資金支持，這樣才能夠為前期工作和后續維護提供保障。與時俱進，高校還需要推動基礎設施建設與檔案信息化管理的有效對接，在前期需求調研完善的基礎上，針對需求調研結構來做好功能設計和模塊設計，這樣不僅可以確保高校基礎設施能夠滿足檔案信息化管理的需求，同時也可以避免過度投入、重復建設等傾向，最終實現檔案信息化建設工程成本的有效控制。此外，針對檔案信息化管理還需要做好后期的維護，高校通過人才的培養與培訓，再結合相關信息化設備管理專業工作人員的招聘來負責對應的維護與管理，這樣就能夠為檔案信息化管理提供正常的保障措施。

（四）建章立制，織密安全防控網絡。針對高校信息化檔案，其存儲介質的脆弱性以及計算機網絡潛在威脅是無法規避的問題，還需要制定嚴格的規定，能夠針對儲存檔案信息的計算機除開鏡像備份，還需要利用磁盤、光盤等工具來進行儲存，確保檔案信息的安全性。努力提高檔案管理人員的安全防范意識，經常性地開展教育，讓其能夠了解檔案流失與泄密的嚴重后果。另外，在網絡流通中，也需要通過技術來增強檔案信息安全的保密處理，尤其是針對檔案管理人員，還需要做好計算機知識和設備維護知識的普及，如：定期查殺、更新防火墻，規避病毒的攻擊。高校檔案管理部門也需要結合對應的行業標準，實現檔案信息化管理制度和對應業務標準的完善處理，這樣才可以從最初的采集開始，一直到傳輸的全過程都實現有章可循，最終為檔案信息化工作奠定科學、安全的基礎條件。

（五）合作共贏，完善數據庫平臺。數據庫作為網絡發展的基礎，在當前的大數據網絡環境下，高校檔案管理部門還需要通過檔案信息平臺的利用，實現檔案管理服務系統與各個高校內部部門之間的相互連接，并且積極組織上網數據與信息，最終實現網絡的對應檢索，不斷擴大利用范圍和檔案利用效率，實現傳統個體服務朝著群體服務的有效轉化。另外，在高校之間，也應該將各自為政的做法打破，本著“共同發展、資源共享”的基本原則，通過合作共贏的模式，最終來實現數字化檔案信息庫的建立健全，通過較少的人力與物力，推動檔案信息朝著信息資源網絡化方向的發展，最終滿足高校檔案信息資源的合理傳遞、共享與交流處理，最終將檔案信息資源的價值完全發揮出來。

三、結語

總而言之，在當前的經濟社會各個領域與方面，信息技術都得到廣泛的應用，并且經濟社會的高速發展，使得人們的生產與生活也受到較大的影響，這樣對于高校檔案管理帶來促進作用的同時，難免會存在安全性的問題。所以，高校檔案管理部門需要積極配合高校檔案信息化建設，能夠通過先進的信息技術、大數據技術以及網絡技術的應用，最終建立完善的高校檔案管理制度，從而將高校檔案信息化管理水平提高，最終為學校的師生提供高效、優質的檔案服務。

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