加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案收集工作的思考

肖靜

【摘要】機(jī)關(guān)檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，高質(zhì)量的機(jī)關(guān)檔案收集工作對(duì)檔案工作起著至關(guān)重要的作用。本文在對(duì)檔案收集工作的重要意義和現(xiàn)狀、原因進(jìn)行分析研究的基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案收集工作的對(duì)策和建議，以期提升檔案收集的效果，增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案;收集;歸檔

檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要事業(yè)。廣義的檔案工作包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個(gè)職能不同而又密切相關(guān)的工作。檔案事業(yè)管理包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作。檔案資源管理是對(duì)各種形態(tài)的檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。狹義的檔案工作主要指檔案資源管理。本文中所指的檔案工作是指狹義上的檔案工作。

一、檔案收集工作的概念

檔案收集工作就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和散失在社會(huì)上的檔案，集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)管理。機(jī)關(guān)檔案收集工作，就是遵照歸檔制度，督促、指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門按照規(guī)范要求整理歸檔，把分散在機(jī)關(guān)各部門和個(gè)人手中的檔案集中到機(jī)關(guān)檔案部門統(tǒng)一保管。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案部門工作人員來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作稱為檔案收集;對(duì)于機(jī)關(guān)其他部門工作人員來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作就是檔案歸檔。

二、做好檔案收集工作的重要意義

（一）檔案收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作的具體內(nèi)容主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等。從檔案工作包含的內(nèi)容可以看出，檔案收集工作處于檔案工作的起點(diǎn)，如果沒(méi)有檔案收集，那么一切后續(xù)工作將無(wú)從談起，檔案工作將成為無(wú)本之木、無(wú)源之水。因此，檔案收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)。

（二）檔案收集工作在整個(gè)檔案工作中發(fā)揮著深遠(yuǎn)影響。檔案收集完成只是說(shuō)明檔案工作的開展有了“物”的條件和基礎(chǔ)，但是，檔案收集工作的質(zhì)量，卻因?yàn)榉N種原因參差不齊。檔案收集工作質(zhì)量的高低，將在效率和質(zhì)量上直接影響檔案整體工作開展。檔案收集的齊全與否，最終將直接影響社會(huì)各方面對(duì)檔案的有效利用，對(duì)整個(gè)檔案工作將發(fā)揮深遠(yuǎn)的影響。

（三）檔案收集工作是提升檔案工作質(zhì)量的重要抓手。檔案收集工作的質(zhì)量，很大程度上取決于各業(yè)務(wù)部門歸檔的質(zhì)量。檔案收集的過(guò)程，也是檔案工作部門宣傳檔案意識(shí)、普及檔案知識(shí)的重要契機(jī)。檔案部門工作人員可以通過(guò)有效利用檔案收集工作這一抓手，推動(dòng)檔案工作整體質(zhì)量提升。

三、檔案收集工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著全社會(huì)檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)，在檔案部門工作人員的不懈努力下，檔案收集工作的質(zhì)量不斷提升，取得了長(zhǎng)足進(jìn)展，為檔案工作的開展乃至最終有效利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，在實(shí)際工作中，檔案收集工作仍然存在一些問(wèn)題，離檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求還有一定距離。

（一）業(yè)務(wù)部門歸檔問(wèn)題。1.歸檔缺乏主動(dòng)性。各業(yè)務(wù)部門普遍歸檔意識(shí)不強(qiáng)，把歸檔看作是檔案部門的硬性任務(wù)，沒(méi)有把“要我歸檔”變?yōu)椤拔乙獨(dú)w檔”。這樣容易導(dǎo)致部分部門該歸檔的文件、資料等久拖不歸，也可能造成一些零散文件、“賬外”文件、專門文件、重大活動(dòng)文件等不能按規(guī)定及時(shí)歸檔，使歸檔文件不齊全、不完整。2.歸檔存在突擊性。在日常工作中，許多部門都把歸檔當(dāng)作一時(shí)、一陣的事，存在應(yīng)付心理，沒(méi)有養(yǎng)成平時(shí)收集的習(xí)慣，只在每年要求集中歸檔時(shí)，突擊性地搜集各種歸檔文件、資料等，容易造成錯(cuò)漏。比如一些重大活動(dòng)完成后不及時(shí)裝訂檔案資料，而是等到要?dú)w檔時(shí)“臨時(shí)抱佛腳”，既影響歸檔效率又影響歸檔質(zhì)量。3.歸檔具有隨意性。歸檔的隨意性大，一些該歸檔的沒(méi)有歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。對(duì)保管期限的把握不嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真權(quán)衡把握檔案價(jià)值就確定保管期限。只注重文書檔案歸檔，而對(duì)音像檔案、實(shí)物檔案等其他形態(tài)的檔案則歸檔較少。

（二）檔案工作部門問(wèn)題。1.檔案管理制度不完善。很多單位或部門雖然建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但并不健全。針對(duì)文書檔案提的要求多，對(duì)科技檔案、專門檔案相對(duì)忽視，尤其是音像檔案、電子檔案的收集歸檔沒(méi)有得到有效重視。對(duì)于哪些該歸檔、哪些不在歸檔范圍，操作性還有待增強(qiáng)。針對(duì)檔案工作的考核細(xì)則較少，甚至有的單位沒(méi)有將檔案工作納入年度績(jī)效考核內(nèi)容。2.檔案工作人員主觀能動(dòng)性不強(qiáng)。檔案工作人員認(rèn)為自己所從事的工作不被單位領(lǐng)導(dǎo)重視，在工作中處于消極態(tài)度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活動(dòng)中產(chǎn)生的資料形成“你交我收、坐等上門”的封閉工作狀態(tài)，對(duì)其他部門主動(dòng)跟蹤指導(dǎo)不多，常使一些有價(jià)值的資料失去收集的機(jī)會(huì)。

四、產(chǎn)生檔案收集問(wèn)題的原因

（一）對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案工作與其他的業(yè)務(wù)工作不同，不顯山漏水，沒(méi)有轟轟烈烈的業(yè)績(jī)，只有默默無(wú)聞的工作。許多人沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在服務(wù)單位和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮的重要作用，認(rèn)為檔案工作沒(méi)做好也不會(huì)影響業(yè)績(jī)，做好了也不能出成績(jī)，尤其是一些業(yè)務(wù)工作任務(wù)比較重的部門，更是認(rèn)為檔案工作會(huì)耽誤業(yè)務(wù)工作。因此，普遍存在重業(yè)務(wù)工作、輕檔案工作。? ? ? ? ? ? ? （下轉(zhuǎn)第117頁(yè)）（上接第115頁(yè)）

（二）檔案知識(shí)缺乏。沒(méi)有深入了解黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，沒(méi)有精準(zhǔn)把握《檔案法》的相關(guān)要求，認(rèn)為檔案工作做得好與不好都是單位內(nèi)部的問(wèn)題，可以協(xié)調(diào)一下，緩一緩、拖一拖不要緊，應(yīng)付一下也沒(méi)什么問(wèn)題。認(rèn)為檔案工作是個(gè)簡(jiǎn)單的工作，不需要學(xué)習(xí)太多的專業(yè)知識(shí)和技能，放松了檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，致使工作能力不強(qiáng)。

（三）檔案工作責(zé)任落實(shí)不到位。許多單位沒(méi)有建立完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，部門負(fù)責(zé)人沒(méi)有切實(shí)擔(dān)負(fù)起部門歸檔工作第一責(zé)任人職責(zé)，極少過(guò)問(wèn)本部門歸檔工作，更談不上指導(dǎo)，歸檔工作幾乎就是部門檔案工作聯(lián)絡(luò)員一個(gè)人的事。

五、加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案收集工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化歸檔意識(shí)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。要做好機(jī)關(guān)檔案收集工作，首先要各業(yè)務(wù)部門牢固樹立強(qiáng)烈的歸檔意識(shí)。歸檔意識(shí)的提高，很大程度上要靠檔案宣傳工作來(lái)推動(dòng)。要通過(guò)大力宣傳檔案在服務(wù)歷史、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)民生等方面的新經(jīng)驗(yàn)、新舉措、新成績(jī)，以及宣傳《檔案法》及其他檔案規(guī)定規(guī)范，形成人人重視檔案工作的良好氛圍，提升檔案工作影響力。

（二）健全制度，全面壓實(shí)檔案收集工作責(zé)任。完善檔案收集工作考核細(xì)則，強(qiáng)化歸檔工作領(lǐng)導(dǎo)，明確歸檔工作責(zé)任，督促歸檔工作第一責(zé)任人和相關(guān)責(zé)任人認(rèn)真履行職責(zé)。將檔案收集工作納入年終績(jī)效考核內(nèi)容。不斷總結(jié)檔案收集工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，繼續(xù)完善檔案收集相關(guān)制度規(guī)范，增強(qiáng)制度的指導(dǎo)性和可操作性。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案收集工作技能和水平。一方面，針對(duì)檔案的歸檔、分類、檔案接收等工作規(guī)范以及實(shí)物檔案、照片檔案、檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，并組織學(xué)習(xí)《檔案法》及國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限歸檔》等有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，從源頭切實(shí)提高各部門檔案管理人員綜合素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平;另一方面，提升檔案工作人員的職業(yè)自信，增強(qiáng)檔案工作人員的光榮感、責(zé)任感、使命感和成就感，鼓勵(lì)檔案工作人員參加各種專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，深化檔案專業(yè)知識(shí)，提升檔案工作能力。

（四）創(chuàng)新收集方法，提高收集效果。改變被動(dòng)式收集辦法，綜合采取日常收集、專題收集、集中收集、跟蹤收集等辦法。面對(duì)檔案管理信息化的新趨勢(shì)、新要求，不斷研究、探索建立信息化收集渠道，在確保檔案信息安全的前提下，使檔案收集更趨于便捷、高效、及時(shí)。

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