企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與對策

賈燕

【摘要】企業(yè)是市場經(jīng)濟運行中的主要載體，而企業(yè)檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著重要意義，當下企業(yè)檔案管理機制與企業(yè)發(fā)展狀況不相協(xié)調(diào)，從而導致企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展狀況不佳。本文重點探究了企業(yè)檔案管理情況，并且對企業(yè)檔案管理工作中的問題展開探討，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)信息化工程的相關要求，進一步分析如何有效運用好檔案信息資源，提高企業(yè)檔案的科學化和程序化效果，希望可以給相關工作人員一些建議和幫助。

【關鍵詞】企業(yè);檔案;管理;現(xiàn)狀;對策

企業(yè)檔案誕生于市場經(jīng)濟化模式下，企業(yè)信息資源朝著多元化和多樣化方向發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也顯得尤其重要。企業(yè)檔案和一些經(jīng)濟信息、情報資源組合在一起成了重要的信息資源，有助于企業(yè)更好地選擇工程項目、選擇運營模式，并且開展市場的定位以及營銷策略的制定工作。現(xiàn)代企業(yè)機制之下，企業(yè)檔案不是以往那種死板的記錄模式，應該結合時代發(fā)展特點不斷創(chuàng)新和改善，也就是作為一種科學技術的有效運用，并且重新定位企業(yè)檔案的位置，從而真正確定企業(yè)檔案的地位和作用，這樣也就可以更好地建立起有效的檔案管理機制，并且進一步推動企業(yè)經(jīng)濟利益的增長。本文重點分析現(xiàn)代企業(yè)如何做好企業(yè)檔案管理工作，并且采取有效的管理對策，促進企業(yè)檔案管理的科學化和合理化。

一、企業(yè)檔案管理的發(fā)展情況

這些年來，我們國家經(jīng)濟條件取得了較大改善，如今市場經(jīng)濟體制日趨完善，企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)有著特殊的意義，但是檔案管理工作處于長期滯后的狀態(tài)，難以有效地提升企業(yè)整體競爭實力。另外，我們國家企業(yè)檔案管理水平各有區(qū)別，具體表現(xiàn)為這些方面：首先，國有企業(yè)的檔案管理工作相比于民營企業(yè)的檔案管理工作更好一點，因為國有企業(yè)具有較好的基礎，可以借鑒國家機關事業(yè)單位的管理方法，還可以得到檔案局的幫助。但是民營企業(yè)目前還是處在一個初級階段，甚至談不上是真正的檔案管理工作，可是有些民營企業(yè)檔案管理工作仍取得了較好的成果;至于國有企業(yè)的主動性與體制等方面仍然需要創(chuàng)新，這樣才可以更好地提升國有企業(yè)的檔案管理效果。由于不同行業(yè)的發(fā)展水平存在較大差距，一些建筑行業(yè)的發(fā)展情況比一般的生產(chǎn)制造業(yè)發(fā)展情況更好，因為生產(chǎn)制造企業(yè)的檔案管理意識不足，決策人員沒有真正地認識到檔案的地位和作用，也沒有意識到企業(yè)檔案的使用價值，所以就沒能有效地運用好企業(yè)檔案，從而造成企業(yè)檔案管理工作效果不佳。但是建筑企業(yè)在國家檔案管理部門的規(guī)范下，對企業(yè)檔案管理工作有了進一步調(diào)整，從而更好地提升了企業(yè)檔案的管理水平。

二、企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理人員的素質(zhì)較差。根據(jù)一些資料和信息可以發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)檔案管理人員是兼職人員，尤其是一些企業(yè)沒有重視檔案管理人員的聘用和選配，也沒有重視培養(yǎng)檔案管理人員，而且計算機、網(wǎng)絡管理以及檔案工作軟件運行等專業(yè)人士比較少，當下，企業(yè)檔案內(nèi)容和以前相比更加豐富和完善，資料載體以及形態(tài)也得到了一定的拓展，但是一些檔案管理人員的思維模式和知識結構仍然沒有更新和完善，從而影響了企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

（二）未及時創(chuàng)新管理方法。當前，我們國家正處于信息化飛速發(fā)展之中，企業(yè)檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向信息化管理，許多電子信息要以檔案的形式存檔下來，大量的檔案信息需要借助信息管理系統(tǒng)，這樣才可以提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和水平。然而，企業(yè)檔案管理工作中，管理工作人員還是采用以前的管理模式，也就是通過人工記錄的手段和人工查閱檔案統(tǒng)計冊的方式，對于卷宗的日常管理也存在一些問題，所以造成很多檔案的利用效率較低，重要的檔案文件未能及時有效保存下來。

（三）檔案管理機制不夠健全。當前，有些企業(yè)檔案管理機制不夠健全，企業(yè)檔案管理部門難以有效地運用好檔案資源。企業(yè)在制定規(guī)章制度與責任體系的時候沒有考慮周全，主要是檔案的保存、鑒定、使用和轉(zhuǎn)交這些方面存在較大問題。而且有些大中型企業(yè)在開展檔案管理工作的時候沒有按照具體要求執(zhí)行和開展工作，對于問題的根源并沒有仔細探究，管理人員也沒有重視起檔案管理的重要性。

（四）企業(yè)檔策管理水平良莠不齊。企業(yè)在經(jīng)營管理的時候沒能充分地重視檔案管理工作，導致企業(yè)的檔案管理水平不高。企業(yè)管理人員對于檔案館的重視程度直接影響企業(yè)檔案管理工作的開展情況，如果檔案管理人員沒有重視起檔案工作，那么就會嚴重影響相關工作的有效開展，也會直接影響檔案管理工作質(zhì)量和水平，甚至出現(xiàn)企業(yè)衰敗或倒閉的嚴重后果。

三、處理檔案管理問題的有效對策

（一）強化檔案工作的培訓。企業(yè)檔案管理人員要具備完備的檔案管理知識，還要具備較強的檔案管理意識，所以企業(yè)要對檔案管理人員進行培訓和教育，并且號召企業(yè)全體員工都參與到學習和培訓中來，檔案工作人員還應該學習一些檔案管理方法，學習和了解企業(yè)檔案管理機制，清楚自身的職責。這樣才可以更好地提升企業(yè)員工的素質(zhì)和能力。另外，企業(yè)還要為檔案工作人員建立晉升機制，促使檔案管理人員主動學習檔案管理知識。

（二）強化對檔案管理的認識。企業(yè)管理人員要真正地認識到檔案管理的重要性，也就是企業(yè)管理人員要正確認識和知曉檔案管理的內(nèi)容和意義，還要依照相關的管理規(guī)范和內(nèi)容開展工作，定期監(jiān)察好檔案管理工作。企業(yè)還要自上而下地開展檔案管理知識的培訓工作，強化管理人員技術和能力上的培訓，這樣可以提高檔案管理的規(guī)范化和標準化程度，從而更好地滿足現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展的需要。

（三）建立健全完善的檔案管理機制。企業(yè)檔案管理工作具有綜合性與復雜性特點，企業(yè)開展檔案管理工作的時候應該采取動態(tài)管理模式，目前，企業(yè)檔案管理工作中的問題主要在于機制問題，企業(yè)要先制定完善的檔案管理機制，不同地區(qū)的企業(yè)要結合自身情況，不斷地細化管理機制和內(nèi)容，并且從每一條細則入手，不斷地建立健全企業(yè)檔案制度。除此之外，企業(yè)管理層還要設立責任追究制度，確定檔案管理人員的職責，從而更好地提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量和效果。

（四）依照法律法規(guī)治理檔案管理行為。如今，我們國家實行市場經(jīng)濟制度，而市場經(jīng)濟也屬于法制經(jīng)濟，企業(yè)的檔案管理工作需要依靠相關的法律法規(guī)有序開展。目前來看，全新的管理制度需要檔案行政管理部門依照法律法規(guī)執(zhí)行好，并且依照法律法規(guī)監(jiān)督好各項行為，要將企業(yè)檔案工作歸類到企業(yè)法人行為當中。因為原有的法律制度需要更改，之前的那套檔案管理法規(guī)已經(jīng)過時了，所以企業(yè)要結合現(xiàn)代化企業(yè)治理規(guī)范和要求，設立全新有效的管理制度和規(guī)范。適當?shù)販p少一些檔案法規(guī)性條款，增加一些可操作性條款，這樣能夠促進現(xiàn)代企業(yè)檔案工作行為的合理改善，也可以督促行政管理人員嚴格依照法律辦事。市場經(jīng)濟體制下企業(yè)開展檔案管理工作需要自覺地依照法律開展相關工作，并且堅持嚴格治理檔案管理中的不良行為，使用檔案行政管理部門或相關行業(yè)規(guī)范來要求自己，自覺接受相關部門的監(jiān)管。另外，檔案管理部門還需要明確行政執(zhí)法和業(yè)務指導之間的聯(lián)系，依照所有制的多元化特征，合理地分類并且引導檔案管理工作。也可以通過制定一系列制度的方式來創(chuàng)新監(jiān)督方式和內(nèi)容，從而更好地提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。企業(yè)還要將依法管理和有效服務相結合，站在企業(yè)長遠發(fā)展的立場，進一步規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作，還要為企業(yè)提供科學有效的法律規(guī)范，設立相應的政策咨詢或技術指導等服務。檔案管理部門還要重視國有企業(yè)的經(jīng)營管理模式變革，避免國家企業(yè)檔案在資產(chǎn)重組或產(chǎn)權變動中遺漏 。

四、結束語

企業(yè)要想進一步提升檔案管理質(zhì)量和水平，就應該從企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，并且根據(jù)管理過程中的問題，采取有效的解決措施。企業(yè)還要進一步完善好相關的制度，明確好檔案管理人員的責任，努力提升管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

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