新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革探討

劉慶平

摘 要：檔案作為事業單位日常工作的重要依據，其管理工作也是事業單位管理工作的重要組成部分。新形勢下，為滿足國家社會經濟發展對事業單位工作日益提高的要求，需要事業單位不斷實現檔案管理工作模式的優化與創新。本文首先分析了事業單位檔案管理中存在的問題，之后闡述了新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革的有效策略，發揮檔案管理的優勢作用，提高事業單位管理工作的整體水平。

關鍵詞：事業單位檔案管理;管理創新;服務模式改革

事業單位的檔案記載著單位成立以來的各種事項的開展過程，在事業單位各項工作的決策中發揮著至關重要的作用。新形勢下，傳統的事業單位檔案管理人才能力不足、管理體制缺失以及管理模式相對單一和落后，已經無法適應時代和社會發展的需要。因此，事業單位需要全面落實檔案管理創新與服務模式的創新與改革，進而充分發揮檔案管理的服務職能，有效提高事業單位內部的工作效率和質量，促進單位的健康發展。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1）缺乏對檔案管理工作的重視程度。長時間以來，事業單位始終將發展業務和服務工作作為單位工作的重點，認為檔案管理工作并不能為單位直接創造經濟與社會效益，因而缺乏對檔案管理工作重要性的認識與重視程度。這種錯誤的觀念導致事業單位在檔案管理工作上的資金、人力和物力資源投入不足，造成檔案管理工作的效率和質量難以提升的局面。同時，單位內部缺乏有效的檔案管理制度，并未明確規定檔案管理人員的崗位職責，導致檔案管理工作環節和流程缺乏合理性，極大降低了檔案管理服務工作的水平。

2）檔案管理人員的能力和素質普遍偏低。事業單位內部的檔案資料種類與數量較為繁雜，因此，單位的檔案管理工作具有較強的系統性和專業性，對于管理人員的能力提出了更高的要求。但根據對當前事業單位檔案管理工作情況的調查結果來看，大部分單位的檔案管理人員年齡普遍較大，他們缺乏檔案管理的專業知識與能力，且對待工作的態度與行為舉止散漫，缺乏責任心，進而導致檔案管理工作的效率和質量較低。同時，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼職完成，極大增加了人員的工作量，且這些兼職人員通常缺乏對檔案管理基本操作流程的了解，導致檔案的分類、整理與保存工作缺乏規范性與合理性。

3）檔案管理方式手段單一。受傳統管理思維的影響，當前大部分事業單位的檔案管理工作仍然采用紙質檔案管理方式，造成檔案資料經常性的缺失，對事業單位的發展造成不利影響。事業單位在檔案管理工作上的投入不足，將現代化信息技術手段應用在其他業務領域，導致檔案管理的數字化程度較低，且缺乏專業的檔案管理硬件與軟件設施，不利于檔案管理服務水平的提升。

2 新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革的有效策略

1）采用信息化手段豐富檔案服務內容。隨著國家科學技術的不斷發展，現代化信息技術的廣泛應用給事業單位的各項管理工作提供了諸多便利。為實現事業單位檔案管理模式的創新與升級，需要單位依據現代化信息時代發展的需求，采用現代信息化手段不斷豐富檔案服務的內容，擴大檔案服務范疇。首先，管理人員需要依據事業單位發展的實際情況，制定完善的檔案管理工作計劃，明確各項環節具體采取的服務模式類型，并制定出服務模式實施的詳細計劃，保證檔案管理工作按照計劃全面落實。其次，管理人員需要建立專門的檔案管理服務工作網站和平臺，有效提高檔案管理服務工作的效率和質量。該網站與平臺采用開放的形式為單位員工提供更加便利的服務，保證各階層員工能夠全面細致的查詢到所需要的檔案資料，提高檔案資料的利用率。此外，通過建立電子檔案管理體系，將傳統的紙質檔案轉化為數字化形式，利用網絡信息技術進行加工處理，能夠及時將新增的檔案信息進行收集與整理，并利用互聯網的強大存儲能力，實現檔案資料的儲存與共享，提高檔案管理服務工作的數字化水平。

2）提高檔案管理人員的專業能力和職業素養。檔案管理工作作為事業單位內部的基礎性管理工作，對于單位整體的管理水平具有至關重要的意義。管理人員的工作能力與職業素養對于檔案管理工作的效率和質量產生著直接影響，因此，事業單位需要提高對管理人員的教育培訓力度，全面提高檔案管理人員的專業能力和職業素養。首先，單位需要設立專門的檔案管理工作部門，負責對單位所有檔案資料的收集、歸檔與整理工作，為單位其他工作人員對檔案資料的查詢與利用工作提供更大的便利。事業單位需要招聘更多專業的檔案管理人才，要求應聘者不僅需要熟練掌握檔案管理專業理論知識和技能，還需要其具備較強的計算機網絡技術操作與運用能力，組建專業的檔案管理團隊。同時，定期組織檔案管理人員進行專業教育培訓工作，既要強化對檔案管理專業知識的學習力度，還要加強對管理人員的思想政治教育，提高他們的思想覺悟，引導其樹立正確的工作態度，明確自身的管理職責，保證檔案管理工作得到全面有效的實施。單位需要建立檔案管理的崗位制度，提高檔案管理工作的規范化和標準化程度，將檔案管理工作與員工的績效考核標準相掛鉤，激發檔案管理人員的工作積極性和主動性，對自身的行為進行有效約束與管理，鼓勵員工不斷提高自身的學習能力，吸收與借鑒更多優秀單位檔案管理工作的實踐經驗，并結合事業單位工作的特點，有效提升檔案管理工作的合理性和有效性。

3）制定健全的檔案管理方法。傳統檔案管理方法與模式的單一在很大程度上降低了檔案資料的利用率，不利于檔案管理水平的提升，進而制約了事業單位健康良性的發展。因此，單位一方面要制定健全的檔案管理方法，另一方面要不但強化檔案管理工作的執行力度，以嚴格的規章制度約束管理人員的行為，有效提高檔案管理工作的效率和質量。單位需要引導檔案管理人員樹立積極正確的檔案服務理念，以熱情的態度對待檔案管理工作，并利用現代化信息技術提高檔案管理工作水平。在此過程中，需要管理人員在日常工作中不斷優化與完善檔案管理工作的流程，并按照人員、財務、經營、活動、發展等方面內容對事業單位的檔案進行分類，進而有效提高檔案內容的專業化程度，提高檔案管理的專業水準。

4）完善檔案管理機制，提高檔案資料的利用率。事業單位通過建立完善的檔案管理機制，能夠有效提高檔案資料的利用率，同時保證檔案的安全性與完整性。由于事業單位采用現代化信息技術手段進行檔案管理，在檔案管理網絡平臺運行的過程中，容易遭受惡意病毒軟件和不法分子的入侵，進而導致檔案資料丟失問題。因此，單位需要不斷完善檔案管理機制，建立功能全面的檔案管理自動化系統，并提高系統對風險的防御能力，避免檔案信息被竊取問題的發生。同時，不斷強化軟件的兼容性與系統運行的穩定性，確保檔案管理各環節工作順利開展。實現檔案管理自動化系統與辦公自動化系統功能的對接，擴大電子文件的檢索范圍，有效簡化了檔案檢索與借閱的流程，為事業單位工作效率的提升提供了有力的技術支持。

3 結語

檔案管理工作在提高事業單位整體的管理水平中發揮著至關重要的作用。當前階段，由于事業單位領導管理人員缺乏對檔案管理工作的重視程度，導致檔案管理人員的能力和素質偏低，且管理方法和模式相對單一和落后。因此，新形勢下，事業單位需要不斷優化與改進檔案管理創新與服務的模式，提高管理人員的專業能力和職業素養，以制度為依據有效提高檔案管理工作的規范化程度，進而有效促進事業單位的繁榮發展。

參考文獻

[1]王瑾.事業單位檔案管理創新實踐研究[J].才智，2020（02）：

222-223.

[2]江云.事業單位檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業務，2019（23）：85+87.

[3]徐麗娟.事業單位檔案管理工作的優化路徑探究[J].信息記錄材料，2019，20（12）：63-64.

[4]劉偉.事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究[J].傳播力研究，2019，3（33）：298.