信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇探究

李紅霞

摘 要：運用信息化技術管理機關檔案符合現代社會的發展趨勢。本文闡述了運用信息化技術管理機關檔案的優勢，結合傳統的管理方式已經不能滿足時代需求等機關檔案管理面臨的困境，提出建立完善的信息化檔案管理制度，加強對管理人員的信息化培訓等突破困境的方式，同時針對信息化檔案管理可能出現的問題進行了探討，希望機關單位能夠提高檔案管理水平。

關鍵詞：信息化時代;信息化技術;機關檔案管理;突破困

機關單位，是指從事國家管理和行使國家權力的各級機關，包括權力機關、行政機關、審判機關、檢察機關和軍事機關。在這些單位中存放的檔案，帶有不同程度的機密性質，一旦泄露，會給國家造成重大損失，因此在信息化時代加強機關檔案管理，保證檔案安全非常重要。檔案管理人員在日常工作中，需要不斷的總結信息化管理經驗，從而提高管理效率。

1 運用信息化技術管理機關檔案的優勢

機關單位的檔案管理工作結合信息化技術，用電子檔案代替傳統的紙質檔案，具有如下優勢：第一，電子檔案具有存儲優勢。傳統的紙質檔案，為了避免混淆，需要裝入不同的檔案袋加以區分，隨著檔案數量的增加，會形成龐大的規模，查找不便。而在信息化技術下，再多的檔案資料都只是數據，存儲空間以字節為單位，與容量很小的16G存儲卡或U盤相比，差距非常大。第二，電子檔案具有時間優勢。機關單位在辦公過程中如果需要調取紙質檔案，必須經過仔細查找，如果管理人員變更頻繁，很多年代久遠的檔案在短時間內無法找到。而運用電子設備，只需要在存儲系統內搜索關鍵詞，在極短時間內即可精確定位，極大地提高了效率。第三，電子檔案具備空間優勢。部分工作需要跨單位調取檔案，傳統的借閱模式下，管理人員無論是親自護送還是通過電話傳真，都會將部分時間用在交通上，而運用信息化技術，只要擁有計算機、手機等智能設備，瞬間即可完成檔案傳輸，從而省去很多不便[1]。

2 信息化時代機關檔案管理面臨的困境

2.1 傳統的管理方式已經不能滿足時代需求

信息化時代強調效率，當前社會的一切工作都需要提高速度。作為機關單位來說，檔案管理工作同樣如此。如果不能采用高效、安全、即時的檔案管理模式，會對人民群眾的日常生活造成諸多不便。而傳統的檔案管理方式已經不能滿足時代的需求，因此，必須進行改革，借助信息化技術和現代化管理方式才能夠實現。

2.2 傳統的管理方式嚴重制約辦公效率

機關單位傳統的檔案管理方式，將文獻資料收入棕色的紙質檔案袋，經過封存之后，存儲在書柜或保險箱內。為了提高保管區域的安全系數，機關單位的很多重要科室內均鋪設防水紙，以防意外。但受限于紙張自身的使用壽命，很多檔案經過數十年的存放，已經出現紙張發黃、墨跡揮發等現象，導致檔案的內容無法清晰顯示，給檔案調取、查找工作帶來了諸多不便，如果采用重新謄寫紙質檔案的方式，不僅費時費力，經過一段時間后，同樣的問題難免循環出現。而這樣的管理方式已經嚴重制約機關單位的辦公效率，所以必須予以重視。

2.3 管理人員的業務水平影響信息化管理效果

現代社會講究專業化，即讓專業的人做專業的事，檔案管理工作看似只是“雜事”、“閑差”，似乎任何人隨便管管就可以完成。既然涉及管理，就必須遵循管理制度，保證管理效率和管理安全。部分檔案管理人員意識淡薄，業務水平不強，在需要即時提供所需檔案時手忙腳亂，無法完成任務。此外，一些單位雖然配備了電子計算機等設備，但是擁有設備不能與擁有現代化管理制度劃等號，管理人員沒有進行完善的歸檔、整理工作，致使檔案雖然存儲在了電子設備內，但依然混亂。

2.4 落后的電子設備限制了檔案調閱速度

很多機關單位開展信息化檔案管理的時間較早，此舉有利也有弊。有利的方面在于年代久遠的檔案在很早以前已經完成了從紙質檔案向電子檔案的轉化，因此查找時非常方便且相關記錄也十分清晰。弊端在于，部分單位的計算機設備經過長期使用后，已經嚴重老化。相對于鍵盤、鼠標等“外設”，只要按鍵功能良好，盡管標識磨損，但以現代人的計算機操作水平足可以駕馭。重點在于計算機的內存和硬盤空間。當前市場上臺式電腦的大眾內存配置為8GB，機關單位目前普遍配給的內存是4GB，在進行正常的檔案存儲和調閱時沒問題，一旦出現占用空間較大，或者是在進行多項檔案同時傳輸、調閱操作時，4GB的內存會嚴重“拖累”計算機反應速度，從而在很大程度上影響檔案管理工作效率。如果在錄入過程中因為內存不足導致計算機運行“卡殼”，還會對智能檔案存儲系統造成破壞，反而得不償失。基于此，機關單位分管領導應該予以重視，對檔案管理工作的重視程度需要逐漸提升，適當的劃撥設備更新費用，使信息化檔案管理更加便捷的同時，也可以激發檔案管理人員的“心氣兒”，在根本上提高管理質量[2]。

3 信息化時代機關檔案管理突破困境的方式

3.1 建立完善的信息化檔案管理制度

為了突破困境，機關單位必須建立完善的信息化檔案管理制度。第一，電子檔案的本質是數據，因此負責存儲的計算機設備需要定期進行維護并備份，發現疑似數據亂碼，不能擅自操作，根本原則是保護電子檔案的安全。比如檔案管理人員可能會在管理過程中發現計算機出現“宕機”、藍屏等狀態，此時必須找專業維修人員對計算機系統、硬盤進行全方位審查，一旦擅自重啟電腦，和可能造成系統崩壞、硬盤磨損，部分或全部檔案數據如果丟失，后果不堪設想。第二，機關單位需要引入信息化檔案管理系統，對所有電子檔案實施科學分級管理。不同部門擁有的檔案查閱權限不同，按照“單位主管領導-科室主任-管理人員”的順序從高到低設置訪問級別。在查找高級別檔案時，必須取得上級監管部門的同意授權，并在管理人員的監督下才可以查閱。第三，任何人員登陸檔案管理系統查找檔案資料時，必須進行網絡登記，具體到姓名-科室-職務-時間（按照年、月、日、時、分、秒順序排列）。如果不填寫訪問記錄，則無法查閱資料。只有這樣，才能有效保護機關信息化檔案的安全。

3.2 加強對檔案管理人員的信息化培訓

信息時代，電子通信技術發展一日千里，對于檔案管理人員來說，必須及時了解更加先進的設備操作知識，才能有效開展檔案管理工作。因此，機關單位應該加強對相關人員的信息化培訓，具體方式如下，第一，開展電子檔案業務培訓班、組織檔案管理人員參與全國、省市組織的檔案業務管理交流會等。第二，機關檔案具有機密性，一旦泄露，對檔案管理人員來說，輕則失職，重則犯罪，因此還需要加強法律法規的學習，用具體事例對相關人員進行教育。第三，電子檔案與傳統的紙質檔案相比，信息載體發生了變化，管理方式也更加信息化，因此管理人員不能輕易滿足、故步自封，應該不斷學習先進的檔案管理知識和電子設備、網絡安全維護技術，從而提高自身信息化檔案管理能力。

3.3 提高安全管理意識，開展優質檔案服務工作

與傳統的紙質檔案相比，電子檔案雖然在日常調用和管理上非常方便，但安全隱患也隨之增加。一旦負責管理的計算機被侵入，利用數據拷貝，在極短時間內即可達成目的。因此，機關單位從上到下都需要提高安全管理意識。首先，對信息化檔案管理系統實施不間斷的監控，對客戶端每一次登陸、退出情況都應該了如指掌，必要時還可以追蹤異常登陸者的IP地址，防止別有用心者入侵。其次，安裝正版系統和防火墻軟件，不斷提高計算機防護等級，確保未經授權的賬號無法登陸。除此之外，還應該對每一次檔案調閱的具體數量作出規定，比如跨單位調閱時一次最多允許查看三份檔案，如果需要查看更多，則必須提前向上級申請，經過允許之后才可以更改。最后，對檔案進行備份是必要的，部分機關單位開展信息化檔案管理的時間較早，將很多檔案存放在了光盤之中。現代社會對光盤的使用程度已經很低，因此特別需要注意對光盤的保管，如存放的相對濕度應該保持在40%-65%，適宜溫度在10℃-25℃，惡劣的環境會導致光盤損壞，從而使檔案丟失。如果條件允許，可以將之轉存到移動硬盤，備用計算機等，方便存放的同時，還能夠保證檔案的安全。機關單位檔案如果在信息化時代下實現了良好管理，相關人員提升工作效率的同時，還能夠面向社會開展優質檔案服務工作，從而提高政府機構的辦事效率，使人民滿意[3]。

4 信息化時代機關檔案管理需要注意的問題

4.1 電子檔案更新時需要注意的問題

傳統的紙質檔案在管理時，管理人員需要對變動的內容進行仔細審查，之后根據規定，進行更替或共同保存并注明時間，在后續審查檔案時，可以進行參照對比，所以較為方便。對于電子檔案來說，進行內容的更新或其他方式的修改，通過計算機能夠很快實現，但問題的產生往往也在此處。第一，工作人員打開原有的電子檔案后，很可能直接在原檔案上進行修改，在改完之后，才想起來需要兩份檔案共同保存。如果在修改過程中沒有觸摸保存組合鍵（word、wps等文檔中的快速保存鍵是ctrl+s），那么只需要將修改完成的內容復制到新的空白文件，然后將其他項依次粘貼過來另存即可;然而很多人在實際操作計算機的過程中，為了避免電腦死機、斷電等異常情況導致自己辛苦工作白費，常常下意識地按下保存鍵，如此原檔案被即時替換，在沒有其他備份的情況下，致使原件丟失。盡管當前的計算機系統以及wps等軟件存在自動保存及數據恢復功能，但查找起來會耗費很多精力。因此，檔案管理人員在對檔案進行更新時，需要養成良好的習慣，無論具體的要求為何，都應該新建一個空白文檔，然后進行內容的更改，這樣做能夠最大程度保證檔案的準確性[4]。

4.2 電子檔案存儲審閱格式要求需要注意的問題

曾幾何時，美國微軟公司對word辦公軟件進行了嚴格的編寫代碼封鎖，導致國人在使用過程中經常受制于版權問題。彼時，不同公司提供的辦公軟件和正版、盜版操作系統之間存在嚴重的兼容問題，很多檔案在不同的應用之間呈現的視覺效果差距非常大。但隨著微軟面向世界公開了源代碼，兼容問題似乎得到了解決，金山公司出品的wps軟件無論在工藝還是使用上都與word高度相似，且針對各種權限的檔案都能夠自行調整。需要注意的問題在于，很多機關單位互相之間通過電子郵箱進行檔案傳送，對于一些報表、申請表的填寫或者制式文章都有嚴格的格式要求，一絲一毫都不能錯。部分人員不熟悉細節，在審核時經常通過郵箱自帶的附件預覽功能進行查閱。真實情況是，郵箱附件的存儲空間有限且經常將檔案文件進行壓縮，接收方只有在下載解壓之后才能呈現原有的面貌。因此預覽功能只適用于對主要內容進行核對，無法針對格式細節詳細驗看。基于此，檔案的發送方明明已經全部完成了相關的格式要求，卻在接受相關單位審核時一遍遍被告知格式錯誤，故而需要檔案管理人員格外注意。

除了上文提到的郵箱預覽檔案格式很可能出現問題外，檔案文件的后綴信息也值得注意。比如word或wps文檔現在已經高度通用，因而很少有人能夠了解后綴.docx和.doc的區別。一般來說，.docx是在word2007版本之后出現的，通俗來說，是將文檔進行壓縮，每次打開的過程實質上是軟件自動解壓，從而降低占用空間;而.doc是一個純文本文檔。目前幾乎很少有人使用word2003版本的辦公軟件，因此在存儲新的文本、表格或是PPT檔案時，后綴名都是.docx，而在信息化檔案剛剛建立的時候，后綴名都為.doc。如果在管理時沒有充分注意兩者的區別，特別是在檔案數量較多的情況下，采用批量處理，根據檔案后綴進行排序或復選擇時，很可能出現檔案遺漏的情況，從而給檔案管理工作造成困擾。故而檔案管理人員在進行電子檔案檢查時，應該特別注意此類問題，向負責領導如實反映獲得授權之后，將符合條件的檔案全部修改為當前格式及相關后綴，同時做好備注工作[5]。

4.3 電子檔案備份需要注意的問題

電子檔案備份方式為使用移動硬盤、U盤等占用空間較小且存放方便的設備。但正如上文提到的，雖然操作簡單，一旦問題出現時，造成的損失很可能超出預期。比如很多木馬程序侵入了計算機，之后通過USB接口進入了U盤，會對U盤的內置存儲程序造成破壞，從表面上看，U盤沒有任何問題，額定的存儲空間也會實時顯示，細查之下發現之前存放的檔案文件已經消失不見。如果不了解情況的管理人員在拿到相關設備之后，經常會以為U盤經過了格式化操作，只需要重新拷貝相關檔案即可。然而此時U盤會出現異常的自動格式化操作，即進入的一切文件檔案都無法留存，操作人員在不查之下將僅有一份的檔案剪切存放之后，憑借一般的數據恢復手段很難追回。因此，機關單位的信息化檔案管理必須提高檢測標準，除了對檔案本身的內容進行核查之外，還需要對計算機、移動硬盤、U盤甚至是存儲卡進行全面、定期的檢測，杜絕一切潛在風險。

4.4 電子檔案分級加密管理需要注意的問題

當前計算機最常見的操作系統毫無疑問是windows，如果使用的是正版系統，那么在對相關文件檔案進行修改或設置權限時，系統會自動跳出是否由在管理員權限下運行。很多檔案管理人員對這一機制的目的并不了解。簡單來說，同一臺計算機的使用者很可能不止一人，除了本人（對于機關單位檔案管理人員來說，管理員即為負管理總責的人）之外，為了以防萬一，其他人員的權限需要降低。換句話說，一些操作只有管理員才能執行。基于此，檔案管理人員應該不斷提升對計算機知識的掌握程度，從而在管理中心更加得心應手。除此之外，電子檔案針對不同的使用人員，應該進行分級加密管理，比如其他單位行政級別較低的工作人員借閱檔案時，管理者賦予的權限應該僅僅在于閱讀，且無法更改界面以及無法運用常規方法提取檔案內容。如果發現非法接入第三方軟件對管理程序或權限監督程序進行修改時，應該立即上報并采用緊急方案阻止該人員繼續操作。

5 結語

機關檔案的載體從傳統的紙質文檔轉化為電子文檔是信息化時代下的必然選擇，這樣的轉變方式雖然能夠極大地提升管理效率，但并不是萬無一失，一旦管理不善，造成信息數據丟失，后果是災難性的。因此，建立完善的信息化管理制度的同時，不斷提高管理人員的認知水平，為機關單位提供優質的檔案服務。信息化檔案管理看似簡單，但實際工作時，不經意間很可能出現問題，需要特別注意。

參考文獻

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[4]方振慶.新時代加強機關檔案工作的思考[J].辦公室業務，2019（06）：128+148.

[5]康璐.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2018（20）：127.