職業院校信息中心建設和信息化項目推廣探討

陳超

【摘 要】本文以柳州市第二職業技術學校為例，分析信息中心建設和推廣信息化項目中缺乏建設經驗和有項目支付壓力、對信息化新技術的適應性差異大及推廣有難度等問題，認為在學校信息化建設中，要保證信息中心部門人員穩定和熟悉學校流程制度，以“全程干預、換位思考、用戶至上”態度開展項目建設和推廣，信息中心必須內測系統和抓住推廣時機，要求實施方在項目關鍵期駐校辦公并確定相關實施方案，信息中心要根據模塊性質開展靈活且有效的培訓。

【關鍵詞】職業院校 信息中心 信息化項目 建設 推廣

【中圖分類號】G ?【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2020）42-0088-03

2018 年，教育部印發《教育信息化 2.0 行動計劃》，指出通過實施教育信息化 2.0 行動計劃，到 2022 年基本實現“三全兩高一大”的發展目標，即教學應用覆蓋全體教師、學習應用覆蓋全體適齡學生、數字校園建設覆蓋全體學校，信息化應用水平和師生信息素養普遍提高，建成“互聯網+教育”大平臺，推動從教育專用資源向教育大資源轉變、從提升師生信息技術應用能力向全面提升其信息素養轉變、從融合應用向創新發展轉變，努力構建“互聯網+”條件下的人才培養新模式，發展基于互聯網的教育服務新模式，探索信息時代教育治理新模式。

2019 年 2 月，中共中央、國務院印發《中國教育現代化2035》《加快推進教育現代化實施方案（2018—2022 年）》，主題是加快推進教育現代化，建設教育強國。這是中國特色社會主義進入新時代，黨中央、國務院做出的重大戰略部署，是貫徹落實黨的十九大精神和全國教育大會精神、加快教育現代化的重要舉措。這些文件的出臺對學校提出了更高的要求，學校在 2035 年要建成以數字校園為基礎的智能化校園。《教育部辦公廳關于建立職業院校教學工作診斷與改進制度的通知》《教育部關于做好中等職業學校教學診斷與改進工作的通知》《廣西壯族自治區中等職業學校教學診斷與改進工作實施方案》等重要政策文件也明確了學校教學診改活動以及診改信息化建設勢在必行，為診改信息化平臺提供高質量的數據源工作刻不容緩。

“十三五”期間，很多職業院校根據《職業院校數字校園建設規范》進行了不同規模的教學信息化建設，推動職業院校信息化建設走上規范化、科學化軌道;積極總結和借鑒國內外先進經驗，堅持應用驅動，把技術先進性與學校教學和管理實際需求緊密結合，突出職業教育特色，形成共建共享機制，將數字校園建設作為推動職業教育信息化工作的重要抓手，加強互聯互通，解決“信息孤島”問題，有效提升信息使用效率與效益。本文以柳州市第二職業技術學校信息化建設為例，分享信息中心高效建設和推廣信息化建設項目的經驗。

一、信息中心建設和推廣信息化項目時面臨的壓力與挑戰

（一）缺乏建設經驗和有項目支付壓力

近年來，教育信息化技術更新和發展快速，如數字化交互式在線課堂技術、教學診改平臺技術、學生行為捕捉和分析技術、分布式桌面云技術等。一方面，由于信息化建設項目有創新性和新穎性，許多職業院校缺少項目實施經驗借鑒和學習，大部分職業院校都是以嘗試和摸索的形式開展建設，使得相關職業院校的信息化項目建設存在道路曲折、實際成果與預期成果不符等現象。另一方面，大部分職業院校都是省屬或市屬性質，信息化項目建設資金來源多為自治區級或市級財政撥款。為督促相關學校有效利用建設資金高效實施信息化項目建設，自治區級或市級教育管理部門往往會限定相關學校項目的建設周期和項目付款期限，無特殊情況，要求項目在立項當年完成建設和驗收付款。這使得有信息化建設項目任務，特別是進行定制化信息化建設項目的職業院校存在建設周期超時和項目驗收付款超時的風險，相關學校為了解決以上問題也頂著很大的壓力。

（二）各校對信息化新技術的適應性差異大，推廣有難度

各職業院校由于教師的年齡和學科結構不同，以及學校領導和行政層對信息化的認知度與重視度不同，導致每個學校對信息化新技術的適應性差異大。特別是許多學校年紀大、非計算機專業的教師信息化新技術學習能力不強，有一些部門甚至不愿意改變落后低效的人工統計操作模式，不愿嘗試新技術。以上情況使得信息中心建設和推廣信息化項目阻力很大。

二、信息中心高效建設和信息化項目推廣措施

（一）保證信息中心部門人員穩定和熟悉學校流程制度

評判一個業務系統有效性是看該系統后臺的流程引擎是不是與用戶真實業務流程相吻合，只有有效的系統，才能幫助用戶使用系統技術代替低效的人工操作。并且信息化項目某些建設和推廣階段工作是可多線程并行開展的。為高效建設和推廣信息化項目，信息中心應該要求全體部門人員努力熟悉學校流程制度，并鼓勵部門人員積極參與班主任和教學工作，通過實踐熟悉學校各項工作的流程制度，特別是教務管理線、學生工作線、行政業務辦理線工作的流程制度。同時，學校應確保信息中心人員穩定，確保培養的部門人員不流失，保障足夠的有能力的人手開展項目建設和推進工作。有了以上保障，信息中心就能在限定的時間內多線程開展相關工作，正確地引導需求方提出需求，正確地理解用戶提出的改進建議，從而及時有效地組織實施方升級完善系統，精準地評定測試結果，有針對性地開展推廣培訓。反之，如果信息中心人員不熟悉流程制度，就會引發以下問題：無法評判需求方提出需求是否正確和完整，無法評判交付的系統功能是不是達標，不理解或理解錯誤用戶提出的修改建議，無法有針對性地開展培訓工作，最終導致建設方向錯誤和用戶排斥使用的負面結果。

（二）以“全程干預、換位思考、用戶至上”態度開展項目建設和推廣

職業院校的工作有很強的關聯性，學校在提需求時，務必重視理順每個模塊承上啟下的關聯關系。信息中心必須明確“用戶至上”，因為項目成果的服務對象就是學校需求部門和老師等用戶。許多學校為了適應發展，新增部門，行政人員更新流動的人事變動頻繁，導致包括部門主任在內的許多行政部門人員沒能經歷完分管業務的工作線周期，就被人事調離，使得他們很不熟悉現分管業務的流程制度，難以提出精準完整的信息化需求，難以對項目成果進行客觀正確的評定。以上問題短時間內無法消除，信息中心在時間緊迫的壓力下，為了抵消上述問題帶來的負面影響，應以“全程干預、換位思考，用戶至上”的態度，以為用戶提供舒適的操作體驗為目的，利用自己對流程制度的理解和工作經驗，開展相關的項目建設推廣工作。

例如，柳州市第二職業技術學校教務部門干事很多是新入職和純行政的老師，他們沒有教學和班主任工作經驗，在建設教務系統成績管理模塊時，在需求調研階段，教務的干事提的需求很粗泛：可以登分和對成績統計分析，無法提出更進一步的功能細節需求說明，這一情況使實施方很迷茫，無從繼續推進。信息中心發現該情況后，果斷從提需求環節進行干預和引導。一是信息中心人員站在計算機專業角度，利用教學經驗，換位思考站在科任老師、班主任、成績管理員的需求角度，引導教務部門確定完整的流程和功能細節需求，如學籍表、排課系統數據同步至電子成績單，確保電子成績單中顯示的學生名單和順序與學籍表一致，確保課程信息和教學計劃及排課情況一致，提供成績模板導出和模板批量導入功能，減少用戶錄入難度。二是新增批量修改補考成績功能。實現智能生成單科段考期考成績分析表、單科成績總表、單科補考表，并且這些表格版式和原有表格版式相似，讓老師保持視覺習慣，無須重新適應。同時，將成績管理模塊關聯班主任管理模塊，關聯成績表，生成班級成績總表、班級排名表、學生德育量化表，還關聯至班主任和科任老師績效管理模塊，以上表格均提供下載和默認 A4 紙張打印功能。三是新增學生成績推送和成績未按時錄入黑名單及預警功能。學校站在用戶操作體驗的角度，引導教務部門提出交互界面樣式、彈窗選項參數、系統運行流程、生成表樣式、統計反饋形式、教學診改等方面的功能細節需求。最終信息中心引導教務部門在半天內向實施方確定了需求，實施方在之后的兩周內完成成績模塊的建設完善工作。由于功能考慮周全、符合真實流程，建設成果真正為師生工作減負，該項工作得到廣大師生的好評和認可。

（三）信息中心必須內測系統和抓住推廣時機

實施方研發系統時，會出現技術人員需求理解有誤差和技術有偏差的情況，導致交付系統的功能和實際需求存在差異，使得很多交付系統必須經歷幾次測試修改后才能正式服役。為此，學校采用信息中心主導和邀請需求部門關鍵人員參與的形式，進行系統內測和提出改進建議工作，待系統被修改至完善后，再開展后續的推廣和培訓工作。因為站在部門職責層面看，全校師生會認為負責系統建設和推廣的職能部門是信息中心，如信息中心不做或沒做好系統內測工作，不去主動發現和解決系統缺陷或問題，貿然直接交付至用戶使用或直接開展大范圍的培訓推廣，就會使這些問題逐漸暴露展現至用戶。例如系統功能不全、功能失靈、操作體驗差等問題，使用戶對信息中心工作效果和系統效果產生不滿。此外，一個新系統在投入使用后出現功能或操作方面的重大缺陷，被迫修改三次以上仍沒解決問題的，用戶就會認定該系統不合格，抵制參培和使用，這一結果會使得所有問題的矛頭指向信息中心，大家會對信息中心工作不認可，不僅打擊信息中心部門人員的工作積極性，也使得項目難以推進。

同時，建議信息中心識別和抓住教學和學生學習的生命周期的關鍵點，引導實施方和相關部門推廣及應用相關系統模塊，不僅滿足用戶的緊急需求，還能在真實業務中測試模塊功能穩定性。例如，招生季前半個學期推廣迎新和學籍收集模塊，開學前一個月推廣排課、教材管理、一卡通運用模塊，考試前半個月推廣成績錄入和分析模塊，學生離校前兩個月推廣頂崗實習管理模塊等。

（四）要求實施方在項目關鍵期駐校辦公并確定相關實施方案

學校信息化項目工程的關鍵期指建設關鍵模塊和明確關鍵流程的時期。這些問題涉及的工程量大或邏輯復雜，實施方需與校方明確后，才可以繼續推進。遇到這些關鍵期時，建議信息中心要求實施方駐校辦公，不用網絡視頻和電話這類遠程間接的溝通方式，直接使用面對面溝通的方式，校方和實施方對達成共識的活動過程進行紙質記錄并雙方簽字確認，同時進行照片或視頻的記錄，將此作為項目實施檔案的一部分，如將來出現糾紛，這些材料也可以作為佐證。另外，在實際實施過程中，會出現許多無法遇見的突發問題，例如新增需求、修改需求和修改流程等。這些問題會使項目實際實施進度和內容較原計劃出現很大的時間與內容偏差，信息中心這時可以引導實施方制定關鍵期階段的實施方案，在方案中明確具體的工作內容和施工時間段，督促實施方根據方案按時解決問題。

（五）信息中心根據模塊性質開展靈活且有效的培訓

職業院校的很多教師會同時承擔教學、班級管理、競賽培訓等工作，工作繁忙，空閑時間少，建議信息中心在開展新系統培訓推廣工作時，根據模塊功能和性質，有針對性和抓范圍地開展培訓推廣活動。例如，面向教務部門培訓教務管理模塊操作，面向學生工作處培訓學生管理、學籍管理模塊等操作，只有大眾模塊才面向全校老師開展操作培訓，如成績錄入、班級管理、教師檔案錄入、OA 審批、辦事大廳流程、課表查詢等。培訓形式方面，建議簡單操作培訓以共享教程+微信答疑群的形式開展，關鍵和復雜操作建議以組織用戶到機房先學習后上機實踐的形式開展。以上建議能夠節省老師的時間，豐富培訓形式，能滿足不同學習能力的老師持續學習，使培訓工作人性化和輻射面最大，使用戶認可信息中心的貼心服務和付出，提升信息中心的滿意度，使師生們將來繼續積極支持信息中心的相關工作。

【參考文獻】

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【基金項目】2019年度廣西職業教育教學改革研究項目“利用教學診改信息化技術提升教學質量的研究與實踐—— 以柳州市第二職業技術學校為例”（GXZZJG2019B185）。

【作者簡介】陳 超（1981— ），男，廣西柳州人，碩士，柳州市第二職業技術學校高級講師。

（責編 劉 影）