淺析基層科研院所檔案管理制度建設(shè)問題

辛鳳

摘要：檔案管理制度是檔案工作規(guī)范完成的依據(jù)。文章通過對(duì)個(gè)體科研院所檔案管理制度現(xiàn)狀的分析，提出了基層研究所檔案管理制度建設(shè)中存在的問題并給出了相關(guān)建議，以期促進(jìn)基層科研院所檔案制度的不斷完善和科學(xué)發(fā)展。

Abstract： The archives management system is the basis for the completion of archives work. Through the analysis of the status quo of the archive management system of individual scientific research institutes， the article puts forward the problems existing in the establishment of the archive management system of grass-roots research institutes and gives relevant suggestions in order to promote the continuous improvement and scientific development of the archive system of basic scientific research institutes.

關(guān)鍵詞：檔案;制度建設(shè);建議

0? 引言

近年來，隨著知識(shí)工程項(xiàng)目的興起，各基層科研院所對(duì)檔案工作逐漸提高了要求，傳統(tǒng)的檔案工作制度已不能滿足日新月異的科研的服務(wù)需求。筆者結(jié)合工作實(shí)際，以小現(xiàn)大，對(duì)檔案制度的建設(shè)提出了一些建議。

1? 科研院所檔案管理制度建設(shè)概況

1.1 檔案業(yè)務(wù)概況

目前科研院所一般庫(kù)藏科研、基建、文書、固定資產(chǎn)、財(cái)會(huì)、電子聲像、實(shí)物等各類檔案。檔案業(yè)務(wù)涉及各門類檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編研、檔案利用這些基本的檔案業(yè)務(wù)工作。除這些基本工作外，因工作需要，基層科研院所檔案館業(yè)務(wù)還涉及文件分發(fā)與控制，檔案執(zhí)法監(jiān)督等業(yè)務(wù)工作。

1.2 檔案制度現(xiàn)狀

為適應(yīng)檔案工作需要，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)內(nèi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各科研院所按照自身質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)管理體系相關(guān)要求對(duì)其檔案工作制度、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修編，并匯編成冊(cè)。目前各科研院所檔案工作現(xiàn)行制度一般有有檔案工作管理制度、科研檔案管理制度、產(chǎn)品檔案管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、文書檔案管理制度、基建檔案管理制度、設(shè)備儀器檔案管理制度、電子文件與電子檔案管理制度，歸檔文件材料質(zhì)量要求等，覆蓋全所檔案工作。

2? 各科研院所檔案管理制度建設(shè)中存在的問題

2.1 不能適應(yīng)組織機(jī)構(gòu)的變更

因工作或發(fā)展需要，各科研院所近些年來組織機(jī)構(gòu)不斷調(diào)整，在調(diào)整中檔案館始終不是以一個(gè)獨(dú)立機(jī)構(gòu)存在，而是隸屬于相關(guān)管理部門。但是在檔案管理相關(guān)制度里涉及到部門職責(zé)的均以修訂制度時(shí)當(dāng)前職能所在部門冠名，組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后就需要對(duì)制度進(jìn)行修編，在還未完成修編的過程中，相關(guān)基本制度也有很多職能與實(shí)際不符，顯得很不嚴(yán)謹(jǐn)。

再者因檔案收集、檔案鑒定等業(yè)務(wù)涉及到多個(gè)職能部門，在組織機(jī)構(gòu)調(diào)整中往往存在職能轉(zhuǎn)移的問題，這樣就容易在各專兼職檔案員跟進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候出現(xiàn)制度上的職責(zé)部門已經(jīng)沒有此項(xiàng)業(yè)務(wù)職能的情況，因此而出現(xiàn)的糾紛會(huì)浪費(fèi)工作人員的時(shí)間，甚至職能轉(zhuǎn)移到的部門因不明狀況參照制度來也會(huì)出現(xiàn)踢皮球的現(xiàn)象。

檔案工作本身就是一項(xiàng)很繁瑣的工作，前后涉及到多個(gè)部門多個(gè)環(huán)節(jié)，若溝通不暢，很容易給以后的工作帶來不利。

2.2 檔案管理制度宣貫不到位

制度并不是時(shí)刻都有用，但是有用的時(shí)候就非常關(guān)鍵。由于檔案工作制度細(xì)枝末節(jié)的條款比較多，在沒有形成連貫的宣貫?zāi)Ｊ较拢徊糠止ぷ魅藛T，甚至專兼職檔案員都不是完全了解檔案工作流程，通常在遇到情況的時(shí)候一句“好像是……”這樣模糊的解釋過去了，這樣就導(dǎo)致在相關(guān)業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)很多不熟悉業(yè)務(wù)的同志跑冤枉路的做無用功的狀況。

2.3 檔案管理制度貫徹執(zhí)行不到位

制度是規(guī)范和推動(dòng)工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提，檔案管理制度的制定，對(duì)檔案工作進(jìn)行了合理的規(guī)范。但是若是貫徹執(zhí)行不到位，就形同擺設(shè)，大家都想當(dāng)然的來執(zhí)行，就會(huì)出現(xiàn)各職能部門職能沖突或者有些職能無人認(rèn)領(lǐng)的情況，在這種情況下檔案工作人員做工作就比較容易碰壁，迎難而上的就得給大家一通解釋，遇難而讓的就會(huì)導(dǎo)致檔案部門話語(yǔ)權(quán)漸漸被忽略，檔案工作形成習(xí)慣性滯怠后就有可能被邊緣化的認(rèn)為檔案工作看好庫(kù)房就行了。

2.4 檔案管理制度不能適應(yīng)信息化發(fā)展

現(xiàn)代檔案管理和檔案工作實(shí)踐活動(dòng)所發(fā)生的巨大變化，包括檔案管理對(duì)象和管理手段的數(shù)字化、管理方法的現(xiàn)代化以及管理理念的變化與更新，這必然對(duì)反映和指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐的檔案管理傳統(tǒng)理論造成強(qiáng)烈沖擊。隨著檔案信息化的發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化，檔案動(dòng)態(tài)管理，檔案檢索利用到桌面等昭示著科研設(shè)計(jì)必定是朝著無紙化設(shè)計(jì)發(fā)展的，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)各科研院所檔案信息化的發(fā)展。那么必然導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理制度不能適應(yīng)現(xiàn)今檔案工作的發(fā)展，從“紙質(zhì)檔案”到“雙軌制”到“無紙化”，這中間的過渡必然是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，必定需要一套能容納這些業(yè)務(wù)的制度流程來規(guī)范，檔案信息化建設(shè)方可走得順暢，否則見招拆招的來被動(dòng)的來滿足檔案信息化的需求必定會(huì)造成很多困擾。

2.5 不能滿足科研生產(chǎn)試驗(yàn)管理需求

各科研院所檔案工作主要是服務(wù)于科研生產(chǎn)和科研管理的，因此檔案業(yè)務(wù)涉及科研動(dòng)態(tài)檔案管理、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)檔案管理、試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)檔案管理、基礎(chǔ)研發(fā)條件建設(shè)檔案管理等，檔案工作業(yè)務(wù)繁瑣，為了保證每一項(xiàng)工作都能有據(jù)可依，每一項(xiàng)工作大家看到制度流程就知道如何進(jìn)行，檔案制度流程就需要細(xì)化到每一步。這就要求檔案工作制度在修編時(shí)需要與多個(gè)部門溝通協(xié)商，方能確定是否可以在保證科研生產(chǎn)的同時(shí)確保檔案的完整準(zhǔn)確。然而由于人員和時(shí)間周期的限制，缺乏溝通，目前各科研院所檔案管理制度存在閉門造車的嫌疑，檔案工作人員僅限于對(duì)傳統(tǒng)既定的科研動(dòng)態(tài)管理比較熟稔，對(duì)于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)以及試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)等的檔案管理都是在摸索中進(jìn)行。一方面沒有充分深入實(shí)地與檔案產(chǎn)生部門溝通，一方面檔案產(chǎn)生部門有時(shí)會(huì)不明確歸檔范圍及期限，長(zhǎng)此以往，一些檔案工作人員并不直接介入收集的場(chǎng)地產(chǎn)生的檔案往往被忽略而導(dǎo)致檔案的不完整。

3? 檔案管理制度完善建議

3.1 全面梳理

檔案工作的飛速發(fā)展，特別是檔案信息化的發(fā)展，要求檔案管理制度必須全面，無論是傳統(tǒng)檔案還是電子檔案都不應(yīng)遺漏。就目前的制度來看，并不能滿足目前的工作需求，單項(xiàng)梳理會(huì)造成梳理過的制度與未梳理的制度存在沖突或空白，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作情況以及可預(yù)期到得發(fā)展對(duì)所有檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一梳理，確保檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范覆蓋檔案業(yè)務(wù)的全過程。

3.2 及時(shí)梳理

目前，各科研院所檔案工作的基本策略是實(shí)行紙質(zhì)、電子雙套制并行歸檔。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，隨著科研生產(chǎn)對(duì)數(shù)字化檔案的需求增強(qiáng)，數(shù)字化檔案將逐漸成為檔案館實(shí)施管理和提供利用的主流對(duì)象。面對(duì)數(shù)字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息機(jī)載體的易分離性、電子環(huán)境和應(yīng)用程序的依賴性等特點(diǎn)，要保證數(shù)字文件的真實(shí)完整和準(zhǔn)確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實(shí)有效和憑證價(jià)值特性，才能使所有文件的現(xiàn)行有效性在質(zhì)量上得到保證。因此檔案工作制度應(yīng)當(dāng)提前介入，及時(shí)梳理。

3.3 專人梳理

檔案管理制度之所以存在閉門造車的嫌疑很大一部分原因是因?yàn)檫@項(xiàng)工作沒有專人負(fù)責(zé)。在完成本職工作之余完成制度的修編，給檔案管理制度的修訂帶來不完整，溝通不到位，甚至是各自為章的弊端，一個(gè)完善的檔案管理制度體系必定是專人或是一個(gè)專門團(tuán)隊(duì)建立的。

3.4 依托質(zhì)量管理體系文件

在檔案管理制度的完善和執(zhí)行上，可依托質(zhì)量管理體系建設(shè)，檔案管理工作本身是質(zhì)量管理體系建設(shè)中的一部分，質(zhì)量體系工作往往得到的重視程度會(huì)比較高，可將檔案管理制度納入質(zhì)量管理體系建設(shè)中，由質(zhì)量管理部門進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)，更有利于檔案管理制度的及時(shí)完善，在溝通上也少了一道屏障，在宣貫和執(zhí)行上覆蓋面更廣而且增加了說服力。

3.5 宣貫?zāi)Ｊ匠墒旎?/p>

檔案管理制度要建立一種什么時(shí)候在哪里會(huì)有培訓(xùn)和指導(dǎo)，想進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)了知道流程在哪里可以參照的宣貫?zāi)Ｊ剑顺浞掷脵n案宣傳周進(jìn)行宣貫，還應(yīng)定期對(duì)專兼職檔案員及檔案分室進(jìn)行工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)交流，利用檔案門戶網(wǎng)站進(jìn)行宣傳和業(yè)務(wù)公布，讓檔案制度流程不知不覺間深入人心。

4? 結(jié)束語(yǔ)

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。因此，建立完善的制度體系，既要堅(jiān)持長(zhǎng)遠(yuǎn)立足、不斷深化制度體系建設(shè)的內(nèi)容，又要兼顧工作實(shí)際、縱觀行業(yè)內(nèi)外，吸收借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，才能達(dá)到檔案管理制度體系建設(shè)的初衷，為檔案工作豎一盞明燈。

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