信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策探究

謝意歡

[摘 要] 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)最突出的特征。在信息化背景下，醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中存在一些問(wèn)題，阻礙了檔案管理工作的專業(yè)化、系統(tǒng)化和數(shù)字化發(fā)展。因此，在信息化背景下，如何更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)中的重要作用，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[關(guān)鍵詞] 信息化 醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，在科研、醫(yī)療改革和維護(hù)醫(yī)院權(quán)利方面發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而全面的工作，檔案管理水平標(biāo)志著醫(yī)院管理水平，隨著信息技術(shù)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用和推廣，信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生了深刻的影響。在信息技術(shù)背景下，如何做好醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為檔案部門共同關(guān)注的焦點(diǎn)。以下簡(jiǎn)要分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)對(duì)策，希望有助于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

一、信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的意義

（一）醫(yī)院檔案管理信息化有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的整合與共享

在醫(yī)院檔案信息化后，可以建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄和整理檔案信息，使檔案管理工作更加便捷，提高檔案管理的效率，還能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合和共享。在醫(yī)院工作人員提交請(qǐng)求后，可以隨時(shí)查看檔案，更加便利。資源整合是一項(xiàng)相對(duì)專業(yè)的工作，需要高度的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性[1]。在這個(gè)過(guò)程中，資源整合主要利用大量的信息來(lái)提供幫助，這需要檔案的支持，以便為資源整合提供詳細(xì)和真實(shí)的信息，檔案文件可以滿足這一需求。此外，在信息化背景下，相關(guān)工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢和信息搜索，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化有利于醫(yī)院檔案文件的保存

檔案的虛擬化管理是將檔案信息輸入專門的數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便保存和查看。這樣不僅方便查看，也有利于保護(hù)檔案文件。當(dāng)今許多紙質(zhì)文檔在使用過(guò)程中存在著存儲(chǔ)不當(dāng)或被用戶不當(dāng)使用的問(wèn)題，導(dǎo)致文檔嚴(yán)重?fù)p壞，這對(duì)許多珍貴的文檔來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常嚴(yán)重的問(wèn)題[2]。因此，在檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，人們可以通過(guò)查詢數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)查詢檔案，可以避免檔案損壞，從而更好地保護(hù)檔案。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化有利于醫(yī)院檔案信息資源的檢索和利用

在醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，館藏的檔案資源往往是以電子形式進(jìn)行歸檔，并配有專門的電子信息查詢系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案原件相比，檔案管理信息化后不僅導(dǎo)航更加便捷，并且大大增強(qiáng)了原始檔案的使用頻率，拓寬了使用范圍，更能滿足醫(yī)院各個(gè)部門、各醫(yī)療科室的瀏覽需求，提高了對(duì)檔案原件的利用率。

二、信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式有待提升

如何確保檔案的安全和完整是檔案管理的重中之重。因此，必須由專業(yè)的人員保存并管理檔案文件。目前，大多數(shù)醫(yī)院都有專門的檔案室，但由于管理人員不足，檔案員在數(shù)量和專業(yè)性上都存在一些問(wèn)題，如手工編輯、檔案檢索、檔案歸檔不及時(shí)、信息泄露和信息不完整等。我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，既沒(méi)有明確檔案管理的技術(shù)要求，也沒(méi)有統(tǒng)一檔案管理工作的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，每個(gè)醫(yī)院都按照自己對(duì)檔案管理的理解來(lái)開(kāi)展工作。因此，檔案管理中本應(yīng)包括的許多內(nèi)容都沒(méi)有包括在內(nèi)，最終導(dǎo)致檔案相關(guān)信息資料不完整[3]。這為檔案信息在未來(lái)的使用，帶來(lái)了許多不安全的影響因素，導(dǎo)致檔案管理的效率較低。

（二）檔案管理意識(shí)有待提高

近年來(lái)，隨著國(guó)家醫(yī)療體制改革的不斷推行，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，采取了一系列改革。雖然各個(gè)醫(yī)院都加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的重視，但是在具體進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于尚未有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參考模式，各醫(yī)院只能依據(jù)自己的理解和經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理。當(dāng)前，有一部分醫(yī)院沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視[4]，造成檔案內(nèi)容被隨意填寫(xiě)和修改、檔案不完整、檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，檔案管理的落后，越來(lái)越無(wú)法滿足醫(yī)院對(duì)人事信息的完整性和標(biāo)準(zhǔn)化要求。在某些情況下，部分檔案會(huì)變成死檔案，無(wú)法為檔案管理工作提供依據(jù)，從而導(dǎo)致工作和信息延遲。

（三）檔案信息化水平有待加強(qiáng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的醫(yī)院使用掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件對(duì)檔案進(jìn)行管理，并初步建立了信息資源庫(kù)，但是這些僅針對(duì)一些基本信息。盡管其可以滿足日常辦公室工作的需求，但是總體而言，分類、收集和匯總的工作仍以傳統(tǒng)的手工錄入為主，這導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不完整、信息訪問(wèn)不便。隨著醫(yī)院信息化的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也逐漸融入了信息化發(fā)展元素。當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的檔案數(shù)字化建設(shè)還比較落后，具體表現(xiàn)為設(shè)備落后或配置不均、檔案管理信息化工作效率不高，這些從根本上反映出醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)方面的問(wèn)題[5]。

三、信息化背景下提高醫(yī)院檔案管理的有效對(duì)策

（一）創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)[6]

首先，在信息化背景下，醫(yī)院檔案資源管理要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)儲(chǔ)存方式的變革。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和新興電子檔案相結(jié)合的方式，逐步擴(kuò)展醫(yī)院檔案管理的范圍。其次，作為具體的醫(yī)院，要在管理實(shí)際中，創(chuàng)新檔案管理的手段和方法，盡量采用一些自助式的信息查詢服務(wù)系統(tǒng)，這既能節(jié)省管理人員的投入，又能提升檔案管理的信息化水平。最后，全面提升檔案管理人員的道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其要促使其轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)方式，提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，摒棄低效、落后的傳統(tǒng)人工檔案管理，逐步向檔案管理信息化服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。增強(qiáng)與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，以適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理科學(xué)的新要求。

（二）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高對(duì)檔案信息化管理的思想認(rèn)識(shí)

意識(shí)對(duì)行為具有影響作用，要想提高醫(yī)院檔案信息化水平，需要依靠強(qiáng)化管理意識(shí)來(lái)實(shí)現(xiàn)。鑒于此，檔案管理人員要在思想意識(shí)上，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，依靠信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最大限度地減少人力的投入，提升檔案管理的自動(dòng)化水平。其次，要以信息化建設(shè)為契機(jī)，通過(guò)多途徑、多渠道，宣傳和解讀檔案管理工作的信息化技術(shù)，在全院營(yíng)造一個(gè)良好的檔案管理氛圍，全面提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員和職工的思想意識(shí)。此外，還要加強(qiáng)醫(yī)院各部門、各科室的信息化溝通與聯(lián)系，提升醫(yī)院的信息化參與程度，從而將檔案管理信息化的建設(shè)融入醫(yī)院的管理工作中。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院檔案信息化涉及計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布以及規(guī)范、信息安全等，是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。信息化必須有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能更好地完善醫(yī)院檔案管理工作，這要求醫(yī)院加大資金和所需的軟、硬件投入力度。為此，一方面，醫(yī)院要對(duì)相關(guān)的軟件、硬件設(shè)施進(jìn)行更新，創(chuàng)建一個(gè)軟、硬件完善的環(huán)境。另一方面，醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門要開(kāi)放各部分信息數(shù)據(jù)端口，有效連接檔案信息管理平臺(tái)與醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)，避免信息孤島的出現(xiàn)，醫(yī)院其他部門也能夠隨時(shí)隨地調(diào)用所需的檔案信息，這大大提升了醫(yī)院檔案利用率及工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院的管理中，檔案管理工作越來(lái)越重要，它可以為醫(yī)院的重大決策提供參考和依據(jù)。在信息化背景下，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化、自動(dòng)化，能夠使醫(yī)院的檔案信息更加完整可靠，能夠促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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